Windykacja faktur za wynajem: kompleksowy przewodnik po odzyskiwaniu należności

Windykacja należności za wynajem mieszkania bywa problematyczna. Trudności pojawiają się zwłaszcza w przypadku osób, które wynajmują pojedyncze lokale, co stanowi dla nich dodatkowe źródło dochodu. Najczęściej nie mają one wypracowanych metod działania, które opierają się np. na bieżącym monitoringu płatności czy wdrażaniu sprawdzonych procedur windykacyjnych. Nieuczciwi najemcy mogą stanowić więc nie lada wyzwanie dla wynajmującego. Jak skutecznie przeprowadzić windykację należności czynszowych? Poniżej przedstawiamy kilka niezbędnych kroków.

Z pozoru winda to tylko detal, kolejny punkt na liście inwestycyjnej. Ale w tej ciszy mechanicznego ruchu kryje się historia, o której większość mieszkańców dowiaduje się dopiero wtedy, gdy jest już za późno. Ryzyko jest nieodłączną częścią życia. Działanie każdej organizacji wiąże się z ryzykiem. Produkując odzież, artykuły przemysłowe, czy nawet żywność, producenci zastanawiają się, kto ma być nabywcą, użytkownikiem produkowanego wyrobu. Czy przyszły nabywca odzieży jest wysoki, czy niski, szczupły czy tęgi, nie mówiąc już o płci. Czy potencjalny nabywca samochodu to człowiek młody i pełen temperamentu, czy też człowiek dojrzały, mający rodzinę, czy może prowadzący przedsiębiorstwo, a samochód ma być używany również w celach gospodarczych.

Według wyników badań Związku Przedsiębiorców Finansowych w Polsce istnieje duże przyzwolenie społeczne na opóźnienia w płatnościach. Niestety w przypadku wierzycieli oznacza to niemałe problemy w utrzymaniu płynności finansowej zajmowanego lokalu mieszkalnego. Warto zauważyć, że windykacja od przedsiębiorców jest procesem prostszym w realizacji. Dane firm znajdziemy bowiem w rejestrach CEIDG lub KRS, co usprawnia odzyskanie zaległych płatności. Z kolei dane osób prywatnych nie są publikowane w żadnych specjalnych rejestrach.

Co zrobić, jeśli najemca nie płaci czynszu za mieszkanie?

Przede wszystkim reagować jak najszybciej. Jednocześnie nie powinniśmy podejmować żadnych pochopnych decyzji, dyktowanych emocjami. Podsumowując, zachowanie rozsądku i znajomość obowiązującego prawa są koniecznością w sprawach windykacyjnych. W rezultacie większość wynajmujących korzysta z pomocy profesjonalistów od takich usług, np. kancelarii windykacyjnych.

Najemca nie płaci czynszu - wezwanie do zapłaty

Zdarza się, że w przypadku najemcy, który nie płaci czynszu, wystarczy wezwanie do zapłaty. Jest to nie tylko słuszny krok praktyczny, ale też działanie strategiczne, które okazuje się potrzebne przy składaniu pozwu. Otóż przekazanie najemcy wezwania do zapłaty czynszu (wraz z informacją o możliwym wypowiedzeniu umowy najmu terminie lub o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu) stanowi przydatny dowód w sprawie sądowej. Świadczy o tym, że próbowaliśmy rozwiązać sprawę w inny sposób.

Jak to zrobić? Po pierwsze wezwanie do zapłaty zaległego czynszu z umowa najmu musi być złożone na piśmie. Po drugie należy wysłać je listem poleconym, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Po trzecie musimy umieścić w nim:

dane właściciela lokalu
wskazanie osoby będącej dłużnikiem
wskazanie okresu, za jaki lokator zalega z czynszem i wynikającej z tego kwoty wraz z odsetkami
wskazanie terminu zapłaty zaległego czynszu
poinformowanie, że brak wpłaty poskutkuje wszczęciem postępowania sądowego
numer konta, na który najemca powinien wpłacić zaległą kwotę

Dłużnikiem nie musi być osoba, która podpisała z nami umowę najmu. Będą to wszystkie osoby pełnoletnie, które mieszkają na stałe z najemcą mieszkania (np. małżonek lub niespokrewniony współlokator).

Chcesz zwiększyć swoje szanse na rozwiązanie problemu w ten sposób? Skorzystaj z pomocy profesjonalistów. Okazuje się, że wezwanie do zapłaty czynszu opatrzone podpisem radcy prawnego daje o wiele lepsze efekty. Wpływa na to czynnik psychologiczny. Nieuczciwy najemca (najemców lokalu użytkowego), widząc pieczęć kancelarii radcowskiej, będzie przekonany, że wynajmujący nie zamierza zwlekać z podjęciem kolejnych kroków prawnych i być może nawet sam wyda dobrowolnie lokalu mieszkalnego lub zobowiąże się do opuszczenia lokalu mieszkalnego.

Jak windykować należności za wynajem mieszkania?

Należy podjąć czynności faktyczne i prawne, które dzielimy na:

czynności windykacji przedsądowej - inaczej polubownej, miękkiej;
czynności windykacji sądowej - inaczej twardej;
egzekucję komorniczą.

Pierwszy krok: windykacja polubowna

Pierwszy etap odzyskiwania zaległej płatności od osoby prywatnej to windykacja polubowna. Zazwyczaj opiera się ona na wysyłce wezwania do zapłaty, najlepiej z podpisem radcy prawnego. Inne czynności podejmowane na tym poziomie windykacji to m.in. próby nawiązania kontaktu i negocjacji z dłużnikiem.

Sukces działań polubownych zależy w dużej mierze od nastawienia najemcy. Jeśli od początku wyraża on wolę spłaty zadłużenia, a wierzyciel się na to zgadza, często już na tym etapie dochodzi do osiągnięcia ugody i zamknięcia sprawy. W innej sytuacji, gdy np. dłużnik bezcelowo przedłuża postępowanie, sprawa jest kierowana do sądu. Wówczas windykacja staje się procesem długotrwałym.

Drugi krok: windykacja sądowa

Drugi etap to windykacja twarda, czyli sądowa. Zaczyna się od wniesienia pozwu, a kończy uzyskaniem prawomocnego tytułu egzekucyjnego - czyli nakazu zapłaty czynszu lub wyroku, który później stanowi podstawę egzekucji komorniczej.

Windykacja sądowa jest prowadzona przed właściwym sądem powszechnym. W niektórych przypadkach można skorzystać z tak zwanego e-sądu, czyli przeprowadzić sprawę online.

Jeśli chodzi o windykacyjne procesy cywilne, w których stroną jest osoba fizyczna, pojawia się kilka komplikacji. Pierwszą trudnością może być ustalenie adresu dłużnika po to, aby dostarczyć mu nakaz zapłaty. Otóż nakaz niedostarczony nie zostanie uprawomocniony - a to spowoduje, że wierzyciel będzie mieć problem z prawidłowym formalnie wniesieniem pozwu oraz monitorowaniem stanu swojej sprawy. Najskuteczniejszym sposobem na ominięcie pułapek windykacji sądowej, jest skorzystanie z pomocy radcy prawnego z doświadczeniem w dziedzinie odzyskiwania długów od osób prywatnych.

Krok ostateczny: egzekucja komornicza

W przypadku wyjątkowo upartych nieuczciwych najemców, którzy nawet pomimo nakazu zapłaty czy prawomocnego wyroku nie płacą swoich należności, kierujemy sprawę do komornika sądowego. To krok ostateczny, który pozwala na przymusowe wyegzekwowanie czynszu od osoby prywatnej. Zawsze przeprowadza go komornik, działając na podstawie przyznanych mu uprawnień.

Jednocześnie ważne jest, że do wszczęcia egzekucji komorniczej konieczne jest:

złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji
przygotowanie odpowiednich postulatów we wniosku (np. egzekucja z rachunku bankowego)

Nie wiesz, jak poprawnie wypełnić taki wniosek? Ponownie zalecamy skorzystanie z pomocy kancelarii, która zrobi to za Ciebie, a przy tym będzie świadczyć bieżącą pomoc prawną i zastępstwo procesowe przy egzekucji komorniczej.

Jak działa komornik

Windykacja należności czynszowych. Przedawnienie roszczeń o zapłatę czynszu najmu

Wybór należy do wynajmującego. Jednak z doświadczenia wiemy, że pomoc pełnomocnika daje szybsze i lepsze rezultaty niż działanie w pojedynkę. Kancelarie windykacyjne oferują usługi kompleksowe, dlatego można zgłosić się do nich już na etapie windykacji polubownej. W rezultacie podejmowane kroki są spójne, zgodne z prawem, a przy tym poparte znajomością prawa. Wielu radców prawnych korzysta w tym zakresie ze starannie wypracowanych metod, które dają wręcz ekspresowe rezultaty.

Szybkie działanie jest bardzo ważne, gdyż przedawnienie długu w postaci czynszu najmu wynosi 3 lata. Termin ten jest liczony od daty powstania wymagalności, czyli pierwszego dnia, który uprawnia wierzyciela do dochodzenia przysługującego mu roszczenia. Sama windykacja może trwać od kilku tygodni do nawet kilku lat. Wiele zależy od nastawienia dłużnika oraz aktualnego obłożenia sądu, który rozpatruje sprawę.

Bez względu na złożoność sytuacji, pomoc prawników stanowi ogromne odciążenie dla wynajmującego. Nie musi on samodzielnie wypełniać wniosków, zapoznawać się ze przepisami i procedurami. Zmniejsza się ryzyko błędów, co zapewnia większe bezpieczeństwo podczas windykowania należności. Pełnomocnik sprawia, że cały proces jest skuteczniejszy. Ekspert pomaga m.in. w wyborze najlepszej metody windykacji oraz drogi jej prowadzenia (tradycyjnie czy elektronicznie).

Co zrobić, jeżeli lokator nie chce się wyprowadzić?

Wielu wynajmujących zastanawia się, co zrobić, gdy lokator nie chce się wyprowadzić. Jeżeli próba polubownego rozwiązania konfliktu nie daje rezultatów, można wypowiedzieć umowę najmu. Będzie to jednak możliwe tylko w niektórych przypadkach zdefiniowanych w Ustawie o ochronie praw lokatorów. Według zapisów ww. ustawy, wypowiedzenie umowy najmu jest możliwe m.in. wtedy, gdy sposób użytkowania lokalu jest sprzeczny z umową (np. prowadzi do powstania szkód, wykracza poza porządek domowy); najemca podnajmuje lub wynajmuje lokal osobom trzecim bez pisemnej zgody właściciela; albo nie płaci czynszu przez 3 pełne okresy rozliczeniowe. W ustawie znajdziemy też inne uzasadnione przypadki, w których można wypowiedzieć umowę.

Ponadto w celu jak największego zabezpieczenia interesu wynajmującego warto zawierać:

umowy na czas oznaczony
umowy instytucjonalne
umowy okazjonalne

które ułatwiają procedurę rozwiązania umowy. W ich przypadku wynajmujący ma prawo ubiegać się o spłatę przeterminowanych płatności wraz z odsetkami, a nawet o odszkodowanie za czas, w którym najemca wykorzystuje lokal w sposób niezgodny z umową. Oczywiście jest to możliwe tylko drogą sądową. Dlatego, gdy lokator nie chce się wyprowadzić, jedynym sposobem może być skierowanie sprawy do sądu i wszczęcie postępowania o przeprowadzenie eksmisji najemcy. Jeśli wyrok sądu będzie korzystny, wynajmujący może wyeksmitować nieuczciwego najemcę i otrzymać odszkodowanie.

Uwaga: w przypadku niektórych lokatorów eksmisja nie jest możliwa do momentu, w którym gmina nie zapewni lokalu socjalnego. Są to m.in. osoby bezrobotne, osoby małoletnie wraz z opiekunem, kobiety w ciąży, osoby obłożnie chore, osoby z niepełnosprawnościami wraz z opiekunem. Niestety rzeczywisty czas oczekiwania na przyznanie lokalu socjalnego może trwać nawet kilka lat.

Trudności z eksmisją lokatorów powodują, że coraz więcej osób decyduje się na umowy najmu okazjonalnego. Podczas jej zawierania, najemca podpisuje również akt notarialny (aneks), w którym zgadza się na eksmisję do innego lokalu. W razie odmowy opuszczenia lokalu przez najemcę, właściciel może złożyć podpisany akt notarialny w sądzie wraz z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności.

Windykacja należności czynszowych od osób prywatnych

Windykacja należności czynszowych od osób prywatnych bywa trudna. W ramach procesu generuje też pewne pułapki, takie jak np. brak fikcji doręczenia. Oprócz tego przedawnienie roszczeń czynszowych następuje już po trzech latach - i to zarówno wtedy, gdy lokator nadal zamieszkuje lokal, jak i po rozwiązaniu umowy.

Z tych powodów wiele osób decyduje się na skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej. Jeśli wynajmujesz mieszkanie, wiesz, że możesz spodziewać się dosłownie wszystkiego. Nawet jeśli przeprowadzisz drobiazgową weryfikację swoich najemców, każdego dnia mogą oni stracić płynność finansową. Sprawdź, co możesz zrobić w takiej sytuacji.

Najemca nie płaci czynszu i rachunków

Brak płynności finansowej najemcy generuje straty dla wynajmującego. Najemca nie płaci - ale mieszka w lokalu, zużywa prąd, wodę i gaz. A wyprowadzić się nie ma zamiaru. Windykacja nieuczciwego najemcy to wymagające zadanie, dlatego warto się do niego odpowiednio przygotować.

Jeśli najemca zalega ze spłatą kilka dni, może to oznaczać, że nie uregulował płatności z roztargnienia lub innego losowego powodu. Jednak jeżeli czujesz się zaniepokojony, skontaktuj się z najemcą i ustal termin zapłaty. Kiedy, pomimo obietnicy, rachunek nie zostanie uregulowany - rozpocznij metodyczne działania.

Jeśli stoisz właśnie przed pytaniem, jak odzyskać zaległe czynsze, to z pewnością musisz przygotować się na:

windykację polubowną,
windykację sądową,
windykację komorniczą.

Najwięcej problemów z windykowaniem należności mają osoby fizyczne, które wynajem nieruchomości traktują jako dodatkowe źródło dochodu. Oczywiście dlatego, że nie są odpowiednio przygotowani do windykacji swoich dłużników. Podejmują niezorganizowane działania, które mają bardzo niską skuteczność. Proces windykacyjny jest wieloskładnikowy i tylko wykorzystanie adekwatnych narzędzi w odpowiednim czasie może przynieść upragnione efekty. Windując samodzielnie, musisz doglądać formalności i na bieżąco kontrolować przebieg windykacyjny. Dużo łatwiej, to osiągnąć, kiedy można korzystać z gotowych rozwiązań i udogodnień technologicznych, a to właśnie proponuje Vindicat.

Przykład: Pan Andrzej wynajmuje swoje „mieszkanie po babci” uroczej, młodej parze. Niestety szybko okazało się, że para nie potrafi terminowo płacić czynszu. Pan Andrzej wielokrotnie upominał lokatorów i wysyłał im przypominające o płatnościach wiadomości. Niestety sytuacja się powtarzała, dlatego wynajmujący wypowiedział niesłownym lokatorom umowę. Mimo upływającego terminu, para nadal się nie wyprowadziła. Na szczęście wynajmujący przygotował się na to i zawarł w umowie punkt o obowiązku płacenia odsetek za każdy dzień zwłoki przy opuszczeniu lokalu. Wtedy trzeba wszcząć sądowe postępowanie eksmisji lokatora.

WAŻNE! Przymusową wyprowadzkę lokatora przyspieszy oświadczenie podpisane przez dłużnika o poddaniu się egzekucji. Takie poświadczenie musi być przygotowane przez notariusza. Posiadając ten dokument, nie musisz czekać na wyrok sądu uprawomocniający eksmisję. Od razu możesz przejść do wnioskowania o klauzulę wykonalności i przekazać sprawę komornikowi.

Jak odzyskać pieniądze od nieuczciwego lokatora?

Już podczas windykacji polubownej ważne jest, abyś przyjął odpowiednią postawę. Musisz jasno przedstawić skutki braku płatności. Skup się na przedstawieniu ich obrazowo, aby Twój rozmówca wiedział, że istnieje tylko jedno zakończenie tej historii - takie, w którym on płaci, to co jest winien oraz ponosi koszty odsetek naliczonych podczas procesu.

Punkty, które warto poruszyć podczas rozmowy z najemcą:

Podkreślaj, że koszty wzrosną.
Wytłumacz spokojnie, że zostaną doliczone również koszty obsługi długu.
Przedstaw możliwość wpisania na listę krajowego rejestru dłużników. Podpowiedz, że w przyszłości może powodować, to problemy z zaciągnięciem kredytu, czy podpisaniem umowy na telefon.
Wprowadź do rozmowy postać komornika, który ostatecznie może zająć dobra materialne najemcy.

Brzmi strasznie? Tak będzie wyglądała rzeczywistość Twojego dłużnika. Lepiej, żeby był tego świadomy i na czas spłacił zobowiązanie wobec Ciebie.

Windykacja często jest odbierana jako skomplikowany i nieopłacalny proces, dlatego niektórzy wynajmujący unikają jej jak ognia. Prawdą jest, że jeśli windykujemy pierwszy raz, to może okazać się trudnym i kosztownym procesem. Aby uniknąć błędów, warto skorzystać z systemu do samodzielnej windykacji Vindicat. Wybierając Vindicat wybierasz zdalny system, który przeprowadzi Cię przez niuanse windykacji, a część zadań wypełni za Ciebie! Koszt usługi to 8% od odzyskanej kwoty, a w przypadku wykupienia abonamentu usług, koszt miesięczny prowadzenia Twoich 5 spraw to, 169 zł.

Windykacja zalegającego z opłatami lokatora jest związana z ogromnym stresem. Często opłata, którą uiszcza najemca na rzecz wynajmującego, jest ratą kredytu zaciągniętego na zakup tej nieruchomości. Dlatego płynność w opłatach jest tak ważna! W takiej sytuacji lepiej przekazać sprawę specjalistą i zwiększyć swoją szansę na sukces.

Co powinieneś, wiedzieć planując windykację?

Jeśli najemca nie zapłacił i zaczyna Cię to niepokoić - zadzwoń lub wyślij wiadomość. Jednak, aby wezwanie było napisane skutecznie, musi zawierać: datę, Twoje dane i dane wierzyciela, a także informację o wysokości zobowiązania i istniejących odsetkach. Warto wypracować porozumienie z najemcą, ale przede wszystkim trzeba stawiać konkretne granice i nie pozwolić, aby najemca je przesuwał. Jeśli przymkniemy oko na nieterminowe opłacanie należności albo wręcz powtarzające się braki w opłatach, to jesteśmy na prostej drodze do stracenia pieniędzy.

Trudniej będzie kiedy, trafimy na zawodowego dłużnika, którego supermocą jest granie na czas, a prawdę mówi, tylko wtedy, gdy się pomyli. W efekcie czego mija kolejny miesiąc, a Ty dalej nie otrzymałeś przelewu. Jedyne, co otrzymujesz regularnie, to zapewnienia, że spłata nastąpi niedługo... Cóż, jeżeli jesteś w takiej sytuacji, powinna Ci już w głowie ostro świecić czerwona lampka, alarmująca o tym, że czas na konkretne działania.

Pamiętaj, że również na tym etapie możesz przekazać sprawę systemowi Vindicat, który od razu zacznie działać! Uwierz nam, pismo opatrzone pieczęcią kancelarii potrafi zdziałać cuda. Dłużnik dostaje komunikat, że pieczę nad odzyskaniem zadłużenia przejęli specjaliści i teraz dobrowolnie lub nie, ale będzie musiał zapłacić. W tym celu został opracowany System do zdalnej windykacji Vindicat. Naszym ogromnym sukcesem jest to, że bardzo często udaje nam się zakończyć windykację już na etapie polubownym! Szczycimy się 93% powodzeniem w polubownym odzyskiwaniu zadłużenia. Dzięki odpowiednio przygotowanym powiadomieniom i pismom i Ty dasz radę polubownie pociągnąć dłużnika do odpowiedzialności!

Co się dzieje z zadłużeniem, kiedy zaczyna działać Vindicat?

Dalej osobą powołaną do nadzorowania windykacji jesteś Ty. Jednak teraz działasz wyposażony w odpowiednie narzędzia. W systemie Vindicat znajdziesz m.in. takie pisma:

wniosek o ustalenie danych dłużnika,
pozew do sądu,
wniosek o nadanie klauzuli wykonalności,
wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego,
wniosek o zajęcie wierzytelności,
wniosek o zajęcie rachunku bankowego,
wniosek o egzekucję z nieruchomości.

System do zdalnej windykacji i monitorowania zadłużenia będzie pilnował, aby dłużnik pamiętał, o umówionych terminach spłaty. To jest ta najtrudniejsza część windykacji, podczas której musisz posługiwać się specjalistycznym językiem prawnym. Vindicat przygotował dla Ciebie spersonalizowane pisma sądowe!

Przewaga, którą daje samodzielna windykacja z Vindicat.pl

Jeśli zarządzasz swoim biznesem online, tj. robisz opłaty, korzystasz z wirtualnej księgowości i wystawiasz faktury, to pokochasz windykacje online Vindicat. System został stworzony dla przedsiębiorcy, który ceni niezależność oraz funkcjonalne rozwiązania. Vindicat ma ogromną bazę wiedzy oraz zasób pism, które wystosuje we właściwym momencie. Dzięki integracji z systemami księgowymi (m.in. wFirmą), system Vindicat zna terminy płatności FV. Korzystając z Vindiacat zaoszczędzisz swój czas, który musiałbyś poświęcić na przedzieranie się przez kodeksy i artykuły. Vindicat to Twoja szansa na sukces i odzyskanie pieniędzy od nieuczciwego najemcy.

FAQ:

Kiedy odzyskam pieniądze za czynsz i media?

W tym zakresie istnieje tylko jedna zasada, im szybciej zaczniesz windykować, tym masz większą szansę, że należności do Ciebie trafią. Całe postępowanie przebiegnie sprawniej, jeśli przejdziesz przez procedurę prowadzony wskazówkami systemu Vindicat.pl.
Sąd pozytywnie rozpatrzył mój wniosek o zwrot należności - to znaczy, że najemca musi się wyprowadzić?

Nie! Spłata zaległego czynszu a eksmisja, to dwa inne postępowania.
Ile kosztuje wniesienie pozwu do sądu?

To zależy. Koszt ten jest zależny od wysokości dochodzonej kwoty.
Gdzie znajdę wzór pozwu?

Obligatoryjny wzór pozwu znajdziesz w sądzie oraz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. A także w systemie Vindicat, który dodatkowo - pomoże Ci wypełnić pozew poprawnie.
Jak napisać skuteczny pozew?

W formularzu pozwu musisz uzupełnić pola, podać informację o dochodzonej należności i odsetkach. Pamiętaj, aby dostarczyć dowody! Bez nich pozew będzie niekompletny i nie zostanie przyjęty. Dla pewności i uniknięcia błędów formalnych radzimy wypełnić pozew przy pomocy zdalnego systemu do windykacji Vindicat. UWAGA! Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas składania pozwu jest m.in. brak opłacenia kosztów obsługi pozwu!
W umowie najmu nie ma informacji o odsetkach. Co mam teraz zrobić?

Nawet jeśli przy sporządzaniu umowy najmu pominąłeś fragment o wysokości odsetek, możesz dochodzić odsetek ustawowych. Dodatkowe koszty, jakie poniesie nieuczciwy najemca to m.in. odsetki naliczane za zaległy czynsz i zaległe rachunki.
Mój najemca jest niewypłacalny. Czy jest sposób, abym odzyskał pieniądze?

Tak! Od 10 lat związany z branżą ICT, gdzie z powodzeniem realizował projekty informatyczne dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw w szczególności platform B2B. Certyfikowany Scrum Master, zwolennik zwinnych metodyk w zarządzaniu projektami informatycznymi.

tags: #windykacja #faktur #za #wynajem