Analiza wykonalności przedsięwzięcia i zarządzanie ryzykiem
Analiza ryzyka jest kluczowym elementem zarządzania w każdej organizacji. Proces zarządzania ryzykiem, który obejmuje identyfikację ryzyka, ocenę potencjalnych zagrożeń i podejmowanie odpowiednich działań, pozwala na uniknięcie potencjalnego zagrożenia i strat. Ryzyko to możliwość wystąpienia takiego zdarzenia, które może wpłynąć na cele, zarówno w sposób negatywny, jak i pozytywny. Głównym celem analizy ryzyka jest zabezpieczenie organizacji przed nieprzewidzianymi zdarzeniami, które mogą negatywnie wpłynąć na jej funkcjonowanie. Dzięki analizie ryzyka firmy mogą przewidywać zagrożenia, przygotować się na nie i wdrożyć odpowiednie środki zaradcze.
Szacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia różnych zdarzeń jest jednym z podstawowych elementów zarządzania ryzykiem. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala lepiej przygotować się na nieprzewidywane, nieplanowane zdarzenia, które mogą wywierać istotne skutki na działalność firmy - zarówno pozytywne, jak i negatywne. W szacowaniu prawdopodobieństwa z pomocą przychodzą analiza statystyczna i rachunek prawdopodobieństwa. Oceny poziomu ryzyka możemy też dokonać, stosując inne, niemematyczne metody.
Identyfikacja i ocena ryzyka
Działalność każdego przedsiębiorstwa wiąże się z występowaniem szeregu niepewnych zdarzeń, które mogą dotyczyć zarówno wnętrza organizacji, jak i relacji, jakie łączą ją z otoczeniem. Należy również wziąć pod uwagę szeroki zbiór czynników zewnętrznych, na które firma nie ma wpływu. Efektywne zarządzanie ryzykiem wymaga zidentyfikowania i oszacowania zdarzeń, które mogą mieć wpływ na działanie firmy. Kluczowe są tutaj dwa aspekty każdego zidentyfikowanego ryzyka: prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz potencjalny wpływ na realizację zamierzonych celów. Ocena ryzyka umożliwia lepsze zrozumienie natury oraz skali potencjalnych zagrożeń.
Jednym z podstawowych źródeł wiedzy o ryzyku są wcześniejsze doświadczenia, w tym informacje o ryzyku i jego skutkach zdobyte podczas realizacji poprzednich przedsięwzięć. Sytuacje, jakie już miały miejsce, pozwalają dość trafnie określić nie tylko prawdopodobieństwo zaistnienia danego zdarzenia, ale także przewidzieć jego skutek czy zaproponować działania o charakterze zapobiegawczym. Taka analiza wymaga jednak nie tylko patrzenia wstecz (na wcześniejsze projekty), ale także analizowania czynników, które występują obecnie lub mogą wystąpić w przyszłości, zwiększając prawdopodobieństwo zaistnienia określonego ryzyka.
Metody analizy ryzyka
W zależności od specyfiki firmy, jej celów i dostępnych zasobów, stosuje się różne metody analizy ryzyka. Typowym narzędziem do szacowania ryzyka wystąpienia zdarzenia jest rachunek prawdopodobieństwa. Analiza taka jest jednak procesem trudnym i złożonym, wymagającym dość dobrej wiedzy z zakresu probabilistyki i statystyki.
W szacowaniu prawdopodobieństwa ryzyka pomocne mogą się również okazać liczne metody wykorzystywane w procesie zarządzania jakością. Jedną z najbardziej popularnych metod szacowania wartości ryzyka, w tym prawdopodobieństwa jego wystąpienia, jest mapa ryzyka. Tworzy ją układ współrzędnych, w ramach którego na jednej z osi przedstawia się wartości prawdopodobieństwa ryzyka, zaś na drugiej jednostki ilustrujące wpływ danego ryzyka na działanie organizacji. Podczas tworzenia mapy ryzyka do oszacowania prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń stosowane są skale - od tych najprostszych trzypunktowych do tych bardziej złożonych, od kilku do nawet kilkunastopunktowych. Przyznawanie ocen za pomocą przedstawionej wyżej skali ma charakter subiektywny i zależy w dużej mierze od trafności rozpoznania ryzyka i dostępu do danych pozwalających na określenie częstotliwości jego występowania.
Do szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia warto zastosować również metody zespołowe. Jedną z ciekawszych propozycji jest zmodyfikowana metoda ABCD. Pierwotnie koncepcja ta została opracowana w celu okreczenia ważności przyczyn powodujących występowanie wad w procesie. Może być ona jednak zastosowana również do oceny poziomu prawdopodobieństwa. Punktem wyjścia dla analizy jest wyznaczenie zbioru ryzyk, które mają zostać poddane badaniu. Następnie przygotowuje się tabele indywidualnych wyborów, które są uzupełniane przez członków zespołu. Na podstawie indywidualnych tabel tworzy się następnie tabelę zbiorczą, która pozwala na uszeregowanie ryzyk według kryterium ich ważności. Autorzy tej metody zalecają, by podczas analizy wyników skreślić wartości skrajne, dzięki czemu uzyskuje się bardziej obiektywne wyniki. Udzielone przez ekspertów odpowiedzi pozwalają na wyznaczenie sumy zaznaczeń (stanowiącej sumę wartości wszystkich przyznanych ocen) oraz obliczenie wskaźnika rangi ryzyka będącego ilorazem sumy zaznaczeń i liczby odpowiedzi. Ranga ryzyka prezentuje poszczególne kategorie ryzyk - od najbardziej istotnych do tych o najmniejszym znaczeniu.
Do analizy prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka możemy także zastosować drzewo błędów. Ta metoda jest używana podczas poszukiwania przyczyn powstawania wad, ale dość dobrze obrazuje też związki logiczne, jakie występują pomiędzy różnymi błędami. Podobnie jak w diagramie przyczynowo-skutkowym, również w przypadku drzewa błędów konieczne jest zidentyfikowanie ryzyka głównego oraz zdarzeń (ryzyk) będących jego przyczynami. Przyczyny i podprzyczyny należy uporządkować w formie hierarchicznej struktury, uwzględniającej wszystkie zdarzenia pośrednie. Analiza poszczególnych przyczyn pozwala na oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia głównego, przy czym każde ze zdarzeń zaznaczonych na drzewie błędów powinno być oceniane indywidualnie.
Jedno z najprostszych podejść do szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka głównego wymaga, w pierwszej kolejności, oceny prawdopodobieństwa wystąpienia podprzyczyn, a następnie ich zsumowania. Analizowanym podprzyczynom warto nadać też wagi obrazujące ich wpływ na wystąpienie danego zjawiska. Ważne jest jednak, by suma wag przyznanych dla podprzyczyn wyróżnionych w ramach całego drzewa wynosiła 1.
Inne metody analizy ryzyka
- Metoda delficka: technika jakościowa polegająca na uzyskaniu konsensusu wśród ekspertów na temat potencjalnych zagrożeń i ich wpływu na organizację. Eksperci niezależnie od siebie oceniają ryzyko, a następnie ich opinie są agregowane i analizowane w celu osiągnięcia wspólnego stanowiska.
- Macierz ryzyka: metoda oceny ryzyka, która klasyfikuje zagrożenia według prawdopodobieństwa ich wystąpienia i potencjalnego wpływu na organizację. Wyniki przedstawia się w formie tabeli, co umożliwia łatwą identyfikację najbardziej krytycznych ryzyk.
- Analiza muszki: metoda pozwalająca na identyfikację przyczyn i skutków danego zagrożenia. Na wykresie przedstawia się przyczyny po jednej stronie, skutki po drugiej, a samo zagrożenie w centralnym punkcie, tworząc kształt muszki.
- Analiza drzewa decyzyjnego: technika, która umożliwia wizualizację różnych ścieżek decyzyjnych i ich konsekwencji. Pomaga zrozumieć, jakie decyzje mogą prowadzić do jakich skutków oraz ocenić ryzyka związane z każdą z nich.
- Analiza SWIFT: polega na sukcesywnym zadawaniu pytania „co jeśli?” w odniesieniu do różnych aspektów projektu lub działalności. Zespół specjalistów identyfikuje potencjalne zagrożenia i opracowuje scenariusze działań zapobiegawczych.
Wyzwania i ograniczenia analizy ryzyka
Analiza ryzyka jest kluczowa, ale techniki używane w jej ramach mają swoje wady. Jednym z problemów jest niepełność kategorii ryzyka. Subiektywne miary to kolejna wada, zwłaszcza w metodach jakościowych jak metoda delficka czy analiza SWIFT. Opinie ekspertów mogą się różnić, co wpływa na oceny ryzyka. Nadmierne uproszczenia, jak w macierzy ryzyka, mogą prowadzić do zbyt ogólnych wniosków.
Aby unikać błędów, regularnie przeglądaj listę zagrożeń, angażuj różne zespoły ekspertów i łącz metody analizy.
Jak skutecznie zarządzać ryzykiem w projekcie?
Zarządzanie ryzykiem
Po zidentyfikowaniu i ocenie ryzyk, następnym krokiem jest zarządzanie nimi, czyli podejmowanie działań mających na celu ich kontrolowanie lub minimalizowanie. Proces zarządzania ryzykiem jest nieodzownym narzędziem każdej nowoczesnej organizacji. Dzięki właściwemu rozpoznaniu ryzyka i zastosowaniu odpowiednich technik firmy mogą skutecznie zarządzać potencjalnymi zagrożeniami. Akceptacja ryzyka, jego przeniesienie czy redukcja to kluczowe strategie, które umożliwiają utrzymanie stabilności i ciągłości operacyjnej.
Szacowanie prawdopodobieństwa ryzyka pozwala zidentyfikować, które ze zdarzeń stanowią realne zagrożenie dla firmy. Dzięki temu można lepiej przygotować się na ich wystąpienie.
tags: #wykonalnosc #przedsiewziecia #ryzyka