Błędy w księgowaniu i ich konsekwencje: Odpowiedzialność, kary i sposoby unikania
Ustawa o rachunkowości nakłada odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych na kierownika jednostki, czyli osobę lub organ uprawniony do zarządzania spółką. W sytuacji, gdy kierownikiem jednostki jest organ spółki, odpowiedzialność rozkłada się na wszystkich jego członków. Regulacja art. 77 ustawy rozszerza zakres odpowiedzialności za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich w sposób sprzeczny z przepisami ustawy lub ich nieprowadzenie pomimo takiego obowiązku na każdego, kto dopuszcza się takiego działania lub zaniechania.
Zatem, nie tylko kierownik jednostki odpowiada za powstałe nieścisłości czy omyłki w księgach rachunkowych, ale także osoba odpowiedzialna w spółce za ich prowadzenie, czyli np. główna księgowa lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych innej osobie, przykładowo głównemu księgowemu, w miejscu jej siedziby, nie oznacza przeniesienia na tę osobę odpowiedzialności z tytułu tych czynności. Odpowiedzialność kierownika jednostki jest zapisana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowość. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu nie zostaje wyłączona ani ograniczona poprzez zlecenie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą.
Główny księgowy, jeżeli został zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ponosi również odpowiedzialność wobec pracodawcy z tytułu niewłaściwego wykonania obowiązków służbowych na gruncie przepisów kodeksu pracy. W świetle bowiem art. 114 tej ustawy, nie tylko niewykonanie obowiązków pracowniczych, ale również ich niewłaściwe wypełnienie z winy pracownika skutkuje odpowiedzialnością materialną po stronie pracownika. Omawiana regulacja nie znajduje natomiast zastosowania w sytuacji, jeżeli pracodawca lub inna osoba miały swój udział w powstaniu albo zwiększeniu szkody, czyli np. gdy pracownik działał na wyraźne polecenie pracodawcy. Zasadniczo zatem kierownik jednostki pozostanie odpowiedzialny za błędy w księgach rachunkowych, niemniej poniesione straty w niektórych sytuacjach mogą zostać spółce niejako zrekompensowane na podstawie odrębnych regulacji, np. w sytuacji gdy powstały wskutek niekompetencji głównego księgowego będącego jednocześnie pracownikiem spółki.
W ramach organu spółki, jakim jest np. zarząd, możliwe jest takie unormowanie zakresu obowiązków poszczególnych jego członków, które w określonych okolicznościach może pozwolić na ograniczenie odpowiedzialności karnej w odniesieniu do członków zarządu wyłączonych z prowadzenia spraw rachunkowo-finansowych spółki.
Kary za błędy w księgach rachunkowych
Kodeks karny skarbowy (k.k.s.) określa sytuacje, w których jednostka nie prowadzi ksiąg rachunkowych pomimo takiego obowiązku, lub prowadzi je w sposób nierzetelny albo wadliwy. Jednocześnie sankcjom podlegają uchybienia dotyczące miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych w sytuacji, gdy prowadzenie ksiąg powierzono zewnętrznemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Co więcej, również brak powiadomienia odpowiednich organów o prowadzeniu ksiąg przez zewnętrzny podmiot może narazić podatnika na konsekwencje wynikające z powyższych regulacji. Pośrednio sankcje na nierzetelnych księgowych nakłada również rozporządzenie ministra finansów w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W sytuacji bowiem, gdy osobie uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostanie w drodze postępowania sądowego udowodniona wina, czyli zostanie wydany wyrok skazujący, osoba ta traci uprawnienia wynikające z posiadanego certyfikatu księgowego. Sankcja ta występuje, jeżeli udowodniono takiej osobie umyślne działanie lub jedno z przewinień wskazanych w art. 77 ustawy o rachunkowości.
Zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych może skutkować karą grzywny lub pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tymi karami łącznie. Podobnie karane jest niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub uwzględnienie w nim nierzetelnych danych. Nawet poprawnie sporządzone sprawozdanie, które jednakże nie zostanie poddane badaniu i złożone do ogłoszenia wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 64 u.o.r., również naraża osoby odpowiedzialne w tym zakresie na sankcje grzywny lub pozbawienia wolności. Z negatywnymi konsekwencjami liczyć się muszą również osoby, które pomimo otrzymania wyroku skazującego w związku z poczynionymi nadużyciami odbierającego im de facto prawo wykonywania zawodu, nadal świadczą usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Na gruncie przepisów karnych skarbowych przewidziano kary grzywny dla osób odpowiedzialnych, którym udowodni się umyślne działanie skutkujące prowadzeniem ksiąg w sposób nierzetelny, wadliwy lub w sytuacji, gdy księgi te nie będą w ogóle prowadzone. Czyny te podlegają karze grzywny do wysokości 240 stawek dziennych na podstawie regulacji art. 60 i 61 k.k.s. K.k.s. przewiduje również instytucję tzw. odpowiedzialności posiłkowej. Zgodnie z art. 24 ww. ustawy, kara grzywny za popełnione przestępstwo skarbowe może być nałożona również na osobę prawną, np. spółkę, jeśli jego faktycznym sprawcą był m.in. pracownik spółki lub inna osoba, a spółka odniosła korzyść wskutek bezprawnego działania tej osoby.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Przedsiębiorcy często pozostają w błędnym przekonaniu, że zawarcie umowy z biurem rachunkowym o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych skutkuje przerzuceniem odpowiedzialności za ewentualne błędy na to biuro. Rzeczywistość niestety jest inna. W przypadku bowiem, gdy wskutek pomyłki czy zaniedbania biura rachunkowego powstanie po stronie spółki zaległość podatkowa, za niedobrany podatek odpowiadać będzie spółka jako podatnik, a nie biuro rachunkowe. Choć spółka będzie mogła domagać się odszkodowania, m.in. na drodze powództwa cywilnego, ciężar zaległego podatku wraz z odsetkami będzie musiała ponieść sama.
Odszkodowanie należne w takiej sytuacji może na ogół wypłacić firma ubezpieczeniowa w związku z faktem, iż osoba fizyczna, jak i prawna uprawniona do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, której powierzono takie zadanie, jest na mocy art. 80a ustawy o rachunkowości zobowiązana do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością obejmującą swym zakresem właśnie prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy wynika z odpowiedzialności kontraktowej. Ma tu zastosowanie art. 471 Kodeksu cywilnego. Klient biura musi jednak wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków przez biuro rachunkowe a powstałą szkodą.
W przypadku wystąpienia szkody, poszkodowany powinien jak najszybciej skontaktować się z biurem rachunkowym, aby przedyskutować sytuację i złożyć oficjalne zgłoszenie o odszkodowanie. Do likwidacji szkody niezbędny jest numer polisy OC biura rachunkowego. Jednak jeśli nierzetelne biuro rachunkowe nie odpowie w zadowalający sposób lub odmówi wypłaty odszkodowania, klient może zwrócić się do sądu w celu rozwiązania sporu. W przypadku udowodnienia winy biura rachunkowego klient może oczekiwać odszkodowania, które pokryje poniesione straty.
Nie każde biuro rachunkowe posiada polisę OC. W przypadku biur rachunkowych, które obsługują klientów zobowiązanych wyłącznie do prowadzenia ryczałtu ewidencjonowanego lub Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, polisa OC nie jest obowiązkowa. Jeśli biuro nie ma takiej polisy lub jest ona w zbyt niskiej kwocie, to przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania za błędy bezpośrednio z majątku biura.
Jak wybrać DOBRE biuro rachunkowe?
Korekta błędów w księgach rachunkowych
Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień bilansowy, a na jego podstawie sporządza się sprawozdanie finansowe. Kierownik jednostki powinien zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Wykrycie ewentualnych błędów może odbywać się na różnym etapie. Takie błędy mogą pojawić się zarówno po terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, jak i po jego zatwierdzeniu.
Korekta błędów przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego
Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Powyższy przepis w sposób pośredni odwołuje się do koncepcji istotności błędu. Informacje prezentowane w sprawozdaniu finansowym uznaje się za istotne, jeżeli ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Błędy są istotne, jeżeli mogą, pojedynczo lub łącznie, wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane na podstawie sprawozdania finansowego przez jego użytkowników. Istotność błędu uzależniona jest od wielkości i rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości ocenianych w kontekście towarzyszących okoliczności.
W rezultacie, jeżeli błąd został uznany za istotny, można go ująć w sporządzonym sprawozdaniu finansowym, kiedy jednostka otrzymuje informację po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem. Natomiast jeżeli błąd okaże się nieistotny - a zostanie wykryty po sporządzeniu sprawozdania finansowego - to ujmuje się go w księgach rachunkowych roku bieżącego bez konieczności zmiany sprawozdania finansowego za rok poprzedni.
Przykładowo, jeżeli spółka z o.o. wykryje błąd powstały w 2022 roku po 31 marca 2023 roku (czyli po sporządzeniu sprawozdania finansowego), a przed jego zatwierdzeniem, to:
- jeżeli jest to błąd istotny, należy dokonać korekty błędu w księgach rachunkowych za 2022 rok i ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe za 2022 rok,
- jeżeli jest to błąd nieistotny, jego skutki ujmuje się w księgach 2023 roku, a roczne sprawozdanie finansowe pozostawia się bez zmian.
Korekta błędów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
Jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. W konsekwencji błędy z poprzedniego roku wykryte już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (tj. po 30 czerwca) podlegają skorygowaniu w księgach bieżącego roku. Jeżeli korygowane kwoty stanowią wartość istotną, to skutki takich zdarzeń należy księgować z wykorzystaniem konta 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” jako zysk/stratę z lat ubiegłych.
Jeżeli natomiast korygowane błędy - wykryte już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego - są nieistotne, to ich skutki ujmowane są w wyniku finansowym bieżącego roku obrotowego, w którym otrzymano informację. W poz. „Informacje o przychodach i kosztach z tytułu błędów popełnionych w latach ubiegłych odnoszonych w roku obrotowym na kapitał (fundusz) własny z podaniem ich kwot i rodzaju” jednostka podaje następujące informacje dotyczące błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych:
- rodzaj błędu popełnionego w poprzednich latach,
- informację o przychodach i kosztach z tytułu błędu popełnionego w poprzednich latach, stanowiących podstawę wyliczenia kwot odniesionych na zyski (straty) z lat ubiegłych,
- kwotę korekty dotyczącej bieżącego roku obrotowego i każdej korekty dotyczącej lat poprzednich,
- kwotę korekty dotyczącej okresów wcześniejszych od okresów uwzględnionych w danych porównawczych.
Błędy z poprzednich lat wykryte już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego odnosi się w księgach rachunkowych tego roku, w którym zostały wykryte. Zamknięcie ksiąg rachunkowych ma charakter nieodwracalny, zatem nawet istotny błąd nie może zostać ujęty w zamkniętych księgach.
Skarga na czynności komornika
Szczegółowy opis instytucji skargi na czynności komornika wystosował Sąd Najwyższy w wyroku z 31 stycznia 2002 r., IV CKN 622/00. Według SN, aby skarga na czynności komornika została uwzględniona, trzeba przede wszystkim stwierdzić, że czynność egzekucyjna była wadliwa. Skargę mogą wnieść wszystkie osoby, których prawa zostały naruszone albo zagrożone. Należy pamiętać, że w skardze na czynności komornika należy podać również swój interes prawny.
Skargę na czynności komornika należy złożyć do sądu właściwego dla siedziby kancelarii komornika. Jeżeli do prowadzenia egzekucji został wybrany komornik poza właściwością ogólną, skargę rozpoznaje sąd, który byłby właściwy według ogólnych zasad. Skargę może złożyć strona procesowa lub inna osoba, której prawa zostały naruszone. Od 1 stycznia 2019 r. dopuszcza się złożenie skargi na urzędowym formularzu.
Gdy skarżący wniesie skargę po upływie przypisanego terminu, nieopłaconą lub z innych przyczyn niedopuszczalną, jak również nie uzupełni w wyznaczonym terminie braków - sąd odrzuci skargę. Skargę można wnieść w formie pisemnej lub ustnej do protokołu np. w trakcie licytacji lub w formie elektronicznej. Komornik w terminie 3 dni ma obowiązek sporządzić uzasadnienie zaskarżonej czynności i przekazać je wraz z aktami sprawy i skargą do Sądu. Do 2019 roku skarga na czynności komornika podlegała opłacie w wysokości 100 zł. Wówczas czasu została pomniejszona o połowę i obecnie kosztuje 50 zł. Ponadto z wprowadzonej w 2019 roku ustawy o komornikach sądowych, istnieje możliwość obciążenia komornika kosztami postępowania sądowego: "W przypadku stwierdzenia oczywistego naruszenia prawa przez komornika, sąd uwzględniając skargę, stosownie do okoliczności, może go obciążyć kosztami postępowania wywołanego skargą."
tags: #bledne #ksiegowanie #w #proagranie #komornik #skarga