System windykacji w firmie: kompleksowy przewodnik
W realiach prowadzenia działalności gospodarczej, zarządzanie płynnością finansową nie sprowadza się jedynie do reagowania na opóźnienia w płatnościach. Coraz więcej firm - zarówno MŚP, jak i dużych przedsiębiorstw - decyduje się na wdrożenie działań prewencyjnych, pozwalających minimalizować ryzyko powstania przeterminowanych należności. Profesjonalnie prowadzony monitoring należności powinien stanowić integralny element szerszej strategii zarządzania ryzykiem. Warto połączyć go z polityką oceny kontrahentów, systemem alertów wewnętrznych, optymalizacją zarządzania polityką finansową przedsiębiorstwa. Gwarantem skuteczności opisywanego procesu jest także ścisła współpraca między działami - finansowym, handlowym i prawnym. Sektor handlowy posiada bezpośredni kontakt z klientem, dzięki któremu może z odpowiednim wyprzedzeniem sygnalizować pojawiające się problemy z płatnościami. Dział finansowy, zarządzając płynnością przepływu środków, nadzoruje proces odzyskiwania należności. Natomiast dział prawny angażuje się w proces egzekwowania należności.
Zmniejszenie ilości gotówki zamrożonej w należnościach wymaga konsekwentnego i systematycznego działania. Nie wystarczy jednorazowa i szybka akcja. Być może nie masz na tę regularność ani konsekwencję czasu. Tym bardziej, musisz stworzyć SYSTEM WINDYKACYJNY, który później delegujesz jakiemuś pracownikowi. Jest kilka niezbędnych elementów takiego systemu, które opiszę poniżej. Możesz do poszczególnych zadań wykorzystać odpowiedni program komputerowy (jeden lub kilka), pamiętaj jednak, że to tylko narzędzia. Istotą jest, żeby wszystkie dobrane przez Ciebie narzędzia realizowały główny cel.
Celem systemu windykacyjnego jest nie tylko odzyskanie pieniędzy, ale także utrzymanie dobrych relacji biznesowych. Po pierwsze - jeżeli zaczniesz pilnować, żeby faktury były płacone zgodnie z terminem płatności (powiedzmy z kilkudniowym poślizgiem), to wyeliminujesz całą potrzebę windykacji. Po drugie - im szybciej rozpoczniesz działania, tym windykacja jest prostsza i ma większe szanse powodzenia. Potrzebujesz więc takiej procedury działania, która będzie szybka, konkretna i regularnie wykonywana. I powinna rozpoczynać się jeszcze zanim upłynie termin płatności danej faktury. Czyli obejmuje także bieżące monitorowanie należności, a nie tylko działania, które najczęściej kojarzą się z windykacją (czyli wezwania do zapłaty).
System windykacyjny - kluczowe elementy
System windykacyjny to zorganizowany ciąg działań, które mają doprowadzić do określonego celu. W jego skład wchodzą określone procesy, procedury, zasady, ale też narzędzia (jak programy, checklisty, kalkulatory itp.).
1. Ewidencja i monitorowanie należności
Podstawowym elementem tego systemu windykacyjnego jest EWIDENCJA. Nie możesz rozpoczynać pracy, jeżeli nie masz nawet aktualnej wiedzy KTO NIE ZAPŁACIŁ i ILE. I to nie jest truizm. Bo niestety bardzo często spotykam sytuację, w której wiedza o niezapłaconych fakturach jest „w głowie właściciela”. A na pytanie „Ile jest niezapłaconych faktur?” Słyszę odpowiedź „Nie tak dużo.” I dopiero za jakiś czas temat eksploduje, bo okazuje się jednak, że jest ich więcej niż ktokolwiek przypuszczał. Jeżeli zorganizowałeś już ewidencję w taki sposób, że dostęp do informacji o niezapłaconych fakturach masz nie tylko Ty, ale też wyznaczony pracownik, czas zająć się kolejnym krokiem.
Proces monitoringu płatności przed terminem to aktywne i systematyczne śledzenie stanu wystawionych faktur, skoncentrowane na tych, których termin płatności się zbliża, lecz jeszcze nie upłynął. Analiza historii płatności pozwala prognozować, którzy kontrahenci są bardziej skłonni do opóźnień i w związku z tym należy szczególnie uważnie przyglądać się regularności dokonywanych przez nich wpłat. Monitoring koncentruje się również na weryfikacji danych płatniczych, czyli sprawdzaniu poprawności informacji niezbędnych do uregulowania należności. Osoby zajmujące się monitoringiem zwykle rozpoczynają kontakt od upewnienia się, że dokumenty/faktury zostały odebrane przez płatnika i kontrahent posiada wszystkie potrzebne dane do przelewu. Wiele firm stosuje integrację systemu CRM (Customer Relationship Management) z programem do fakturowania, co umożliwia automatyczne wysyłanie powiadomień. Należy również pamiętać o wymogu potwierdzenia odbioru faktury.
2. Określone procedury działania
Zanim zaczniesz planować proces windykacji i tworzyć procedury, zastanów się, jakie argumenty masz w ręku. Co możesz zrobić, żeby skłonić kontrahenta do szybkiej i terminowej zapłaty? Poprosić? Wstrzymać wykonanie usługi / wstrzymać kolejną dostawę towaru? Zerwać współpracę? Opóźnić dostarczenie projektu? Skierować sprawę do sądu? A może - dać rabat za płatność natychmiast? Jak widzisz, każdy z tych sposobów ma inny ciężar gatunkowy. Wypisz te, które możesz i chcesz zastosować w swojej firmie i uporządkuj je od najłagodniejszych do najbardziej zdecydowanych. Zastanów się, czy możesz określić, kiedy (po ilu dniach przeterminowania) należałoby wdrażać kolejny poziom.
Dopiero kiedy wybierzesz swój katalog działań zapisz w punktach procedurę, na przykład taką:
- 3 dni przed terminem płatności - wysyłka przypomnienia z prośbą o terminową wpłatę,
- 7 dni po terminie płatności - wysyłka przypomnienia z ostrzeżeniem o możliwym wstrzymaniu dostaw,
- 14 dni po terminie płatności - wstrzymanie dostaw i wysłanie wezwania do zapłaty,
- 21 dni po terminie płatności - umieszczenie informacji o zadłużeniu w internetowej giełdzie długów (o ile możesz to zrobić),
- 23 dni po terminie płatności - prośba o podpisanie przez kontrahenta uznania długu lub porozumienie o rozłożeniu na raty, itp.,
- 28 dni po terminie płatności - przedsądowe wezwanie do zapłaty,
- itd.
Oczywiście, czas realizacji poszczególnych działań, ich rodzaj i odstępstwa od reguły zależą od Ciebie. Możesz zastanowić się też nad udzielaniem dyskonta za wcześniejszą płatność lub zabezpieczeniem płatności. Dla usprawnienia pracy przydatne jest stworzenie wzorów pism lub wiadomości, które na poszczególnych etapach będziesz wysyłał ty lub Twój pracownik. Bardzo dobrym sposobem, żeby nie dopuścić do nadmiernego zadłużania się poszczególnych klientów, przy regularnej sprzedaży, jest ustalenie limitów kredytu kupieckiego. Po przekroczeniu takiego limitu, wysyłka kolejnych towarów jest wstrzymywana, niezależnie od tego, czy zadłużenie jest przeterminowane, czy nie.
3. Regularność i konsekwencja
Żadna procedura nie przyniesie efektów, jeśli nie będzie regularnie wykonywana. Dlatego na początku sugerowałam, żebyś ten obszar działań delegował. Zarządzanie całym przedsiębiorstwem jest tak obciążające i tak dynamiczne, że po prostu trudno oczekiwać, że będziesz kiedykolwiek miał czas i energię na powtarzalne, standardowe czynności. Kiedy tylko opracujesz standardy i procedurę windykacji w formie systemu windykacyjnego - znajdź kogoś, kto będzie miał czas i kompetencje, żeby regularnie wykonywać te działania. Oczywiście, jeżeli Twój system informatyczny ułatwia automatyzację niektórych działań, to jeszcze lepiej. Jeżeli zarządzasz naprawdę małą firmą i masz zaledwie kilku klientów, to możesz działaniami windykacyjnymi (obejmującymi także monitorowanie należności) zajmować się samodzielnie, ale wtedy zadbaj, żeby były wykonywane regularnie. Ustaw sobie stałe przypomnienie w kalendarzu np. raz na miesiąc i bezwzględnie wtedy rób przegląd sytuacji i podejmuj uzgodnione z samym sobą działania.
4. Okresowa kontrola wyników i skuteczności działań
Niezależnie od tego, komu powierzyłeś windykację w Twoim przedsiębiorstwie ani jak dokładnie opracowałeś procedurę windykacji, absolutnie konieczna jest okresowa kontrola: jaki jest stan należności, jak wykonywana jest procedura, które sposoby działają, a które nie, co należy usprawnić w stworzonym systemie windykacyjnym? Taka okresowa kontrola działania powinna być jednym z elementów systemu. Pomoże Ci w porę znaleźć luki, a może - znaleźć nowe i lepsze rozwiązania. Zrezygnować z nieskutecznych lub przestarzałych i wykorzystać nowe możliwości. Poza bieżącym monitorowaniem należności przez pracownika (lub wyznaczony dział) konieczna jest też okresowa zbiorcza kontrola przez zarządzającego czy efekty tego działania są zgodne z oczekiwaniami.
5. Korekty systemu
Każdy, nawet najbardziej przemyślany system windykacyjny należności będzie podlegał okresowym modyfikacjom. Zmienia się Twoja firma, Twoi klienci i sytuacje rynkowe. Twój system trzeba będzie do tego dostosować. I to jest zupełnie normalne zjawisko ciągłego doskonalenia systemów.
Windykacja miękka i twarda
Proces windykacji można podzielić na dwa główne etapy: windykację miękką (przedsądową) i windykację twardą (sądową). Miękka windykacja to polubowna wersja wezwania do zapłaty, której głównym celem jest łagodne wyjaśnienie sytuacji opóźnienia płatności. Należy pamiętać, że może być kilka różnych przyczyn przeterminowania się faktury. Klient mógł gdzieś ją zapodziać, zapomnieć o niej lub czekać aż inna firma zapłaci jemu, aby z kolei on mógł uregulować należność z nami. Tutaj właśnie przydaje się empatia oraz wyrozumiałość. Ważne jest, aby na drodze miękkiej windykacji móc określić akceptowalne dla obu stron warunki spłaty. Stosujemy techniki miękkiej windykacji, aby zapewnić pozytywne relacje z klientami. Należy podkreślić, że najbardziej pożądanym wynikiem windykacji jest nie tylko nakłonienie klienta do spłaty, ale także jednoczesne utrzymanie z nim dobrych relacji biznesowych.
Jeżeli miękkie czynności windykacyjne nie przynoszą rezultatu, firmy mogą rozpocząć bardziej stanowcze działania. Określa się je mianem „twarda windykacja”. Co to pojęcie obejmuje? Po pierwsze, zgłoszenie niepłacącego klienta do Krajowego Biura Informacji Gospodarczej (KBIG), Krajowego Rejestru Długów lub innego rejestru. Jeżeli windykacja przedsądowa jest nieskuteczna, w grę wchodzi przejście na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego. Warto jednak pamiętać, że jeżeli masz do czynienia ze stałym klientem, z którym zamierzasz współpracować, skuteczniejsza może okazać się windykacja miękka, bo pozwala odzyskać pieniądze, jednocześnie nie powodując zerwania współpracy.
Projekt ustawy o windykacji. Część 2.
Automatyzacja procesów windykacyjnych
Specjalistyczne narzędzia systemowe pozwalają automatycznie wysyłać wiadomości w określonych interwałach. W systemie CRM można utworzyć szablon takiej wiadomości i ustawić jej wysyłkę do wskazanych kontrahentów, którzy nie opłacili jeszcze faktur. Główną zaletą korzystania z CRM w procesach windykacyjnych jest to, że możemy przekształcić proste relacje z klientami w długoterminowe partnerstwa. Miękka windykacja w CRM oznacza również poprawę wyników, jeżeli chodzi o ściągnięte należności. Żeby skutecznie odzyskiwać należności, firmy podejmują działania windykacyjne - monitorują przeterminowane należności, wysyłają przypomnienia i wezwania do zapłaty. Specjalne oprogramowanie może wykonać wiele spośród tych czynności za Ciebie, dzięki czemu postępowanie windykacyjne jest znacznie mniej pracochłonne.
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na optymalizację procesów windykacyjnych jest automatyzacja powtarzalnych działań. W przypadku firm, gdzie liczba należności może być ogromna, ręczne zarządzanie każdym przypadkiem jest czasochłonne i ryzykowne. Systemy automatyczne mogą wysyłać przypomnienia już na kilka dni przed terminem płatności, co może zapobiec opóźnieniom. Narzędzia do analizy danych umożliwiają szybkie generowanie raportów dotyczących zaległości, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji o dalszych krokach w procesie windykacyjnym. Automatyzacja procesów windykacyjnych pozwala na szybsze, bardziej efektywne zarządzanie należnościami. Dzięki systemom automatycznym można m.in. wysyłać przypomnienia o płatnościach, monitorować terminy i generować raporty bez potrzeby angażowania dużej liczby pracowników. To także zmniejsza ryzyko błędów i obniża koszty operacyjne.
W przedsiębiorstwach, które często nie dysponują dużymi zespołami do obsługi windykacji, automatyzacja procesów, jak np. wysyłanie przypomnień czy monitorowanie zaległości, może znacznie ułatwić życie. Dostosowanie strategii do różnych typów dłużników, inwestowanie w szkolenia dla pracowników oraz rozważenie współpracy z firmami windykacyjnymi pozwala na skuteczną walkę z opóźnieniami i zmniejszenie ryzyka utraty płynności finansowej.
Programy do automatyzacji windykacji należności dają szybki wgląd w sumę przeterminowanych należności dla poszczególnych kontrahentów we wskazanym przedziale przeterminowania. Dają możliwość wglądu w status każdej sprawy oraz analizowania historii działań windykacyjnych. Dzięki automatycznemu wsparciu procesu windykacyjnego firmy reagują jeszcze zanim pojawią się przeterminowane płatności.
Korzyści z wdrożenia systemu windykacyjnego
Poprawa płynności finansowej - przypomnienie o płatności wysłane na 3 do 5 dni przed terminem jest często wystarczające aby faktura została opłacona w terminie. Wczesne wykrycie ewentualnych problemów z terminową spłatą - na tym etapie można wychwycić unikanie lub brak kontaktu jeszcze przed terminem płatności. Zmniejszenie kosztów windykacji - szybka reakcja pozwala zwiększyć szansę uniknięcia tzw. kosztów postępowań sądowych i egzekucyjnych. Bezpieczeństwo prawne - już na etapie przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności należy zastosować odpowiednią treść komunikatu, która stanowi część dokumentacji niezbędnej do ewentualnych działań windykacyjnych. Wpływa na zachowanie płynności finansowej oraz wspiera budowanie pozytywnych i profesjonalnych relacji z klientami.
Niektóre firmy stosują rabaty przyznawane za wcześniejsze dokonanie płatności jako zachętę do terminowego regulowania należności. Są to niewielkie zniżki (1-2%), które początkowo mogą wydawać się stratą dla przedsiębiorcy. W rzeczywistości jednak stanowią rodzaj strategii, która w dłuższej perspektywie zapewnia konkretne korzyści finansowe związane z zachowaniem płynności finansowej, redukcji ryzyka utraty należności, mniejszych kosztów windykacyjnych.
Zatory płatnicze to jedno z największych wyzwań w wielu branżach. Aby skutecznie sobie z nimi radzić, firmy korzystają m.in. z automatyzacji przypomnień o płatnościach i generowania wezwań do zapłaty. Zatory płatnicze - jeśli zdarzają się nagminnie i dotyczą dużej liczby klientów - mogą skutkować utratą płynności. Aby uniknąć zatorów płatniczych, warto ustalić z klientem jasne zasady współpracy - i to już na etapie podpisywania umowy. Coraz częstszą praktyką jest umieszczanie w niej zapisów na temat terminów przesyłania faktur i dokumentów, warunków i form płatności, a także konsekwencji, jakich musi się spodziewać nierzetelny kontrahent w przypadku nieopłacenia faktury.
| Korzyść | Opis |
|---|---|
| Poprawa płynności finansowej | Skuteczniejsze odzyskiwanie należności i terminowe wpływy środków pieniężnych. |
| Zmniejszenie kosztów windykacji | Minimalizacja wydatków związanych z procesami sądowymi i egzekucyjnymi. |
| Budowanie dobrych relacji z klientami | Profesjonalne i partnerskie podejście do dłużników, utrzymujące pozytywne relacje biznesowe. |
| Zwiększenie bezpieczeństwa prawnego | Prawidłowo udokumentowane działania windykacyjne, stanowiące podstawę do ewentualnych postępowań. |
| Optymalizacja czasu pracy | Automatyzacja powtarzalnych czynności, pozwalająca pracownikom skupić się na zadaniach strategicznych. |
Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się powierzyć monitoring płatności kancelarii prawnej zajmującej się szeroko rozumianą obsługą wierzytelności. Usługa monitoringu, jako stałego elementu współpracy związanej z późniejszą windykacją zaległych płatności, stanowi proaktywne zabezpieczenie płynności finansowej. W ten sposób minimalizuje się ryzyko zatorów płatniczych i buduje zdrowsze relacje z kontrahentami. Przed rozpoczęciem działań związanych z monitorowaniem płatności warto rozważyć współpracę z kancelarią prawną, której pracownicy nie tylko egzekwują zaległe płatności ale też aktywnie monitorują sprawny przepływ środków.
tags: #windykacja #w #firmie #systm