Co zrobić, gdy dłużnik nie odbiera faktury lub uchyla się od zapłaty?
Nieterminowe regulowanie płatności to dla firm podwójne obciążenie. Wykonanych usług lub dokonanych dostaw muszą i tak oddać fiskusowi. Wysłanie wezwania do zapłaty - to formalne żądanie zapłaty długu. Wysłanie listu poleconego z potwierdzeniem odbioru - to kolejne formalne żądanie zapłaty. Jak widzisz, masz kilka opcji. Ułożyliśmy je według chronologii praktyk w taki sposób, by już na samym początku nie wyprowadzać “najsilniejszych dział”, ponieważ możliwe, że zwykłe przypomnienie rozwiąże problem.
Gdy trafia do nas nowy klient, o którym zupełnie nic nie wiemy, dla własnego bezpieczeństwa powinniśmy przyjąć zasadę ograniczonego zaufania i sformalizować naszą współpracę. Nie chodzi tu oczywiście o podpisywanie kontraktu, nad którym całymi dniami będzie pracowała armia prawników. Wystarczy prosty formularz zamówienia - kto sprzedaje (dokładne dane), kto kupuje (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, jakie jest termin realizacji. Taki formularz (podpisany, podstemplowany i przesłany do nas w formie skanu) stawia nas w dobrej sytuacji. W praktyce jednak udowodnienie faktu zawarcia takiej umowy jest trudniejsze, niż gdy mamy ją na papierze w formie formularza zamówienia.
Warto zawrzeć w formularzu także dopisek, że w razie sporów sądowych, sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla sprzedającego (czyli dla nas). Dlaczego? O tym trochę później.
Protokół zdawczo-odbiorczy jako zabezpieczenie
Kolejnym krokiem, który zabezpiecza nas przed powstaniem zaległych należności jest udokumentowanie faktu wykonania naszej usługi. Jeżeli przedmiotem umowy było zamieszczenie w naszym portalu artykułu sponsorowanego zróbmy zrzut ekranu (są wtyczki do przeglądarki, które pozwolą zrobić zrzut całej strony, od góry do samego dołu w jednym pliku). Jeżeli przedmiotem umowy była budowa strony internetowej - zachowajmy pliki (dla WordPress np. baza danych + folder wp-content) i zróbmy zrzut ekranu działającej strony.
Jeżeli mamy taką możliwość, podpiszmy protokół zdawczo-odbiorczy. Znów może to być prościutki dokument - kto wykonał (dokładne dane), kto odbiera produkt/usługę (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, na jakiej podstawie (odwołanie do formularza zamówienia), kiedy następuje odbiór. Jeżeli stawiamy na kontakt osobisty lub telefoniczny z klientem, to może się czasem zdarzyć, że po naszej współpracy praktycznie nie ma śladów. Kilka kliknięć i mamy gotowy dowód, jeżeli kiedykolwiek mielibyśmy iść do sądu.
W każdym razie, jeżeli mamy w ręku podpisane przez kontrahenta dwa dokumenty - formularz zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczy, możemy czuć się w miarę bezpieczni. Wiadomo, że z takimi dokumentami wygramy w każdym sądzie. Pamięć o tym, że takie dokumenty są w naszym posiadaniu może być dodatkową motywacją dla naszego kontrahenta do opłacenia faktury.
Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury?
Co zrobić, jeżeli jednak mimo tego nasz klient nie chce opłacić faktury? Oczywiście najpierw warto grzecznie poprosić. Wiele firm działa w ten sposób, że reguluje faktury dopiero w ostatnim dniu terminu płatności. Inne przedsiębiorstwa po prostu o regulacji pewnych zobowiązań zapominają. Niektóre firmy mogą mieć chwilowe problemy z płynnością. Nie ma więc co od razu wpadać w panikę. Jeżeli to nie poskutkuje powoli wstępujmy na drogę formalną.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Kontrahentowi, który zalega z płatnościami wyślijmy pocztą tradycyjną (listem poleconym i za potwierdzeniem odbioru!) przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeżeli go nie odbierze, treść wezwania wyślijmy także pocztą elektroniczną z użyciem opcji potwierdzenia odbioru wiadomości i potwierdzenia przeczytania. Przygotowanie wezwania do zapłaty nie należy do rzeczy trudnych. To pismo na jedną stronę A4, zawierające:
- dane wierzyciela (nasze)
- dane dłużnika (kontrahenta)
- wysokość roszczenia (kwota faktury)
- termin zapłaty (14 dni od otrzymana wezwania)
- podstawa prawna (data, numer, tytuł umowy oraz data i numer faktury)
- sposób zapłaty (np. przelew na konkretnie wskazany numer konta).
- informację, że pismo jest ostatecznym wezwaniem przedprocesowym.
Do wezwania dołączymy fakturę, której ono dotyczy. Do pisma możemy oczywiście załączyć również np. kopię formularza zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczego lub innych dowodów potwierdzających wykonanie przez nas usługi.
Postępowanie sądowe o zapłatę
Jeżeli polubowne działania nie przyniosą oczekiwanego efektu, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. W tym celu składamy pozew o zapłatę do właściwego sądu, którym zazwyczaj będzie sąd rejonowy lub sąd okręgowy, w zależności od wartości przedmiotu sporu.
W przypadku mniejszych roszczeń (zwykle do 100 000 zł) sprawy te są rozpatrywane przez sądy rejonowe. Jeśli kwota roszczenia przekracza tę wartość, sprawę prowadzi sąd okręgowy.
Uproszczone procedury sądowe
W zależności od sytuacji i rodzaju sprawy istnieje możliwość skorzystania z uproszczonych procedur, takich jak postępowanie nakazowe lub upominawcze.
Postępowanie nakazowe polega na wydaniu przez sąd nakazu zapłaty na podstawie samego pozwu i załączonych dowodów, bez konieczności przeprowadzania rozprawy. Jest to szybka procedura, która pozwala na uzyskanie tytułu wykonawczego bez udziału stron, o ile dłużnik nie wniesie sprzeciwu.
Postępowanie upominawcze natomiast, choć również uproszczone, wymaga od sądu wydania nakazu zapłaty po przeprowadzeniu krótkiej analizy sprawy.
E-sąd - elektroniczne postępowanie upominawcze
W e-sądzie nie możemy nawet przedstawić dowodów - musimy jedynie opisać jakie dowody posiadamy oraz co zawierają. Na podstawie naszego opisu, jeżeli oczywiście przekonamy osobę orzekającą w sprawie, wydawany jest nakaz zapłaty. Jest on wysyłany automatycznie tradycyjną pocztą do pozwanego, który ma 14 dni od momentu otrzymania pisma na uregulowanie należności. Jeżeli tak się nie stanie, w e-sądzie uzyskamy tzw. klauzulę wykonalności i będziemy mogli skierować sprawę do komornika.
Jak krok po kroku złożyć pozew w e-sądzie
Jak to zwykle, cała procedura rozpoczyna się od założenia konta. W tym momencie mamy już możliwość złożenia pozwu. Odbywa się to w 6 krokach. Nie ma co się ich obawiać, bowiem w internecie jest bardzo dobry oficjalny poradnik, który pomoże nam z łatwością przejść przez całą procedurę.
- Definiowanie powodów
W tym miejscu podajemy dane swojej firmy. W naszym przypadku powodem była spółka z o.o., która świadczyła usługę i nie otrzymała zapłaty. - Informacje o reprezentacji
Tutaj podajemy swoje dane. W naszym przypadku osobą reprezentującą spółkę z o.o. byłem ja jako prezes zarządu. - Definiowanie pozwanych
To miejsce na dane naszego kontrahenta. - Definiowanie listy dowodów
To zdecydowanie najtrudniejszy krok. W tym miejscu, punkt po punkcie musimy podać w posiadaniu jakich dowodów jesteśmy. Jeżeli opiszemy dowody, których nie mamy, to nie dość, że nie uzyskamy zapłaty, to jeszcze stracimy pieniądze na koszty postępowania najpierw w e-sądzie, a potem może nawet w tradycyjnym sądzie. Dlaczego piszę o tak oczywistej sprawie? Otóż w pozwie składanym do e-sądu nigdzie nie załączamy opisywanych dowodów. Nie załączamy skanów faktury, umowy, protokołu zdawczo-odbiorczego, niczego. Po prostu formularz składania pozwu nie daje nam takiej możliwości. Opisując dowody pamiętajmy, że oceniający je urzędnik nie interesuje się stanem naszego ducha, relacji z klientem, naszymi sympatiami czy antypatiami. fakt, że w rozmowie telefonicznej kontrahent obiecał zapłacić fakturę. Na fakt odbycia rozmowy telefonicznej czy poczynionych podczas niej ustaleń nie mamy najczęściej żadnych dowodów, więc opisywanie w pozwie takich rzeczy nie przybliży nas do celu, za to osobie oceniającej pozew może tylko zaciemnić obraz. - Definiowanie listy roszczeń
To ta przyjemna część. Wskazujemy kwotę, na którą opiewa faktura oraz wnioskujemy o zasądzenie zwrotu kosztów niniejszego postępowania, a także o zapłatę ustawowych odsetek na dzień zapłaty. Warto pamiętać, że odsetki liczone będą od pierwszego dnia następującego po ostatnim dniu terminu płatności faktury.
W tym miejscu będziemy musieli także wybrać sąd, do którego sprawia trafi, jeżeli pozwany po otrzymaniu nakazu zapłaty z e-sądu odpowie, że nie zgadza się z takim orzeczeniem. I tutaj dochodzimy właśnie do powodu, dla którego w formularzu zamówienia powinniśmy wpisywać, że w razie sporów sądem właściwym do rozstrzygania spraw jest sąd właściwy dla naszej siedziby. Jeżeli tego nie zapisaliśmy, to właściwym sądem będzie ten, który przypisany jest do miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego.
Na koniec pozwu będziemy musieli także wprowadzić uzasadnienie, które w moim wypadku było w zasadzie powtórką z listy dowodów i wezwania do zapłaty. Musi ono zawierać bowiem:
- podanie podstawy prawnej - opis treści umowy, jej datę, formę (pisemna, ustna) i rodzaj (najmu, kupna-sprzedaży),
- termin zapłaty - termin płatności na fakturze bądź umowie, w wezwaniu do zapłaty itp.,
- określenie rodzaju odsetek (ustawowe/umowne) i terminu, od którego następuje ich naliczanie.
Kolejnym krokiem jest elektroniczne podpisanie pozwu. Na swoim koncie w e-sądzie najpierw musimy zawnioskować o przydzielenie nam certyfikatu, co trwa kilka godzin i jest bezpłatne i następnie zainstalować go sobie w komputerze. Przedtem musimy zainstalować najnowszą wersję JAVY. Nie powiem, żeby poszło mi to jak z płatka, chyba z pół godziny walczyłem z instalacją certyfikatu, ale w końcu czego nie robi się dla pieniędzy, zwłaszcza tych, które już raz zarobiliśmy.
Gdy już podpiszemy pozew, kolejnym krokiem jest jego opłacenie. Możemy to zrobić za pomocą płatności on-line.
Dlaczego dłużnicy unikają kontaktu?
Czy unikanie płatności to wyraz ignorancji? A może ukrytych trudności finansowych? Te pytania, choć pozornie proste, stają się kluczowymi punktami w rozważaniach dotyczących egzekucji długów. Gdy dłużnik nie reaguje na upomnienia, wierzyciel znajduje się w trudnej sytuacji. Aby odzyskać pieniądze wierzyciel musi poszukać skutecznych metod dochodzenia należności.
Dłużnik nie odpowiada na wezwanie do zapłaty? Przede wszystkim sprawdź, czy posiadasz jego aktualne dane teleadresowe. Są to sytuacje marginalne, jednak warto mieć je na uwadze.
Celowe ignorowanie wezwań do zapłaty oraz unikanie kontaktu przez dłużników jest natomiast zjawiskiem, które ma swoje korzenie zarówno w aspektach psychologicznych, jak i praktycznych. Pomimo że może się to wydawać nieodpowiedzialne, istnieje szereg powodów, dla których dłużnicy decydują się na takie zachowanie.
Psychologiczne powody unikania kontaktu
- Zaprzeczanie problemowi
- Odkładanie problemu „na później”
- Brak motywacji do zmiany
- Negowanie istnienia długu bywa mechanizmem obronnym, który pozwala dłużnikowi utrzymać poczucie godności i uniknąć wstydu.
Praktyczne powody unikania kontaktu
- Brak środków finansowych
- Złe doradztwo lub brak wiedzy
- Brak zaufania do wierzyciela
- Ignorowanie wierzyciela może być w jego mniemaniu sposobem na odsunięcie problemu w czasie, jednak w rzeczywistości tylko go pogłębia.
Zrozumienie motywacji dłużnika to bardzo ważny krok w kierunku skutecznego zaspokojenia roszczeń i przyjęcia efektywnej strategii windykacyjnej.
Konsekwencje unikania kontaktu przez dłużnika
Wychodzisz z propozycją zawarcia ugody, a Twój dłużnik w dalszym ciągu nie odpowiada? Unikanie kontaktu może prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla dłużnika, jak i dla wierzyciela. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis potencjalnych skutków tego zachowania.
Konsekwencje dla dłużnika
- Naliczanie odsetek oraz powstawanie opłat za zwłokę.
- Wpis do baz dłużników (np. Big Info Monitor), pogorszenie historii kredytowej i utrudnienia w nawiązywaniu nowych relacji biznesowych.
- Proces sądowy oraz egzekucja komornicza.
Konsekwencje dla wierzyciela
- Ponoszenie kosztów związanych z procesem windykacji.
- Strata pieniędzy, które „mogłyby na siebie pracować”.
- Angażowanie czasu i zasobów w proces windykacji.
- Utrata zaufania innych kontrahentów.
- Zmniejszająca się szansa na odzyskanie długu.
Co zrobić, gdy negocjacje nie pomagają?
Gdy dłużnik nie odpowiada na wezwanie do zapłaty oraz proponowaną ugodę, wierzyciel powinien podjąć kroki prawne i złożyć pozew do sądu o wszczęcie postępowania w sprawie. Aby odnieść sukces, musi on przedstawić dowody na powstanie roszczenia, aby uargumentować prawo do żądanej kwoty.
Po rozpatrzeniu sprawy przez sąd, jeśli zostanie wydane korzystne dla wierzyciela orzeczenie, dłużnik będzie zobowiązany do uregulowania zadłużenia zgodnie z decyzją wymiaru sprawiedliwości. W przypadku dalszego braku reakcji ze strony dłużnika możliwe będą dodatkowe kroki, takie jak zajęcie jego majątku przez komornika czy inne formy egzekucji, mające na celu skuteczne odzyskanie długu.
Pamiętaj, że sąd rozpatrzy sprawę tylko wtedy, gdy zauważy, że wierzyciel wcześniej próbował rozwiązać spór polubownie. W takich sytuacjach niezbędne jest skorzystanie z usług specjalistów, którzy pomogą w odzyskaniu zaległych środków.
Sposoby odzyskania długu od dłużnika? (EN)
Vindicat.pl to profesjonalna firma windykacyjna, wspierająca wierzycieli aż do skutecznego zaspokojenia roszczeń. Od lat specjalizujemy się w windykacji należności, oferujemy kompleksowe wsparcie i skuteczne rozwiązania dla wierzycieli. Chwalimy się aż 93% skutecznością w zaspokojeniu roszczenia już na etapie windykacji polubownej!
RoboVindicat - niezawodny pomocnik w przygotowaniu pism windykacyjnych!
Borykasz się z napisaniem profesjonalnego wezwania do zapłaty? Brakuje Ci wiedzy i doświadczenia? Skorzystaj z pomocy Vindicat.pl! RoboVindicat to zautomatyzowana aplikacja, umożliwiająca szybkie przygotowanie spersonalizowanych pism windykacyjnych. Oprócz przygotowywania specjalistycznej dokumentacji Vindicat oferuje Ci także szereg narzędzi ułatwiających zarządzanie i nadzór nad Twoim roszczeniem.
W systemie Vindicat znajdziesz:
- zdalny moduł negocjacyjny, wspierający opracowanie harmonogramu spłaty rat czy obliczenie odsetek;
- integrację RoboVindicat z popularnymi systemami do fakturowania, aby na bieżąco monitorować kolejne terminy płatności;
- archiwizację dokumentów i gromadzenie wszystkich umów, faktur i pism windykacyjnych w jednym miejscu;
- bazę wiedzy Vindicat.pl, dzięki której rozwiejesz wszelkie wątpliwości dotyczące windykowania.
Z Vindicat.pl odzyskasz swój dług z dowolnego miejsca na ziemi. Dzięki naszemu wsparciu zaoszczędzisz czas, a także dzięki dostępowi do naszej bazy wiedzy Vindicat.pl zdobędziesz informacje na temat ochrony przed ewentualnymi relacjami z przyszłymi dłużnikami! Nie trać czasu na poszukiwanie formularzy i wątpliwych informacji w sieci - skorzystaj z pomocy profesjonalistów - wybierz Vindicat!
FAQ
Czy Vindicat.pl pomaga w przygotowywaniu pism windykacyjnych i procesowych?
TAK. Z Vindicat.pl opracujesz fachowe dokumenty o charakterze windykacyjnym i sądowym, takie jak wezwanie do zapłaty czy wniosek o wszczęcie postępowania sądowo-egzekucyjnego.
Jak skutecznie wysłać wezwanie do zapłaty?
Najkorzystniejsze dla dłużnika jest wysłanie wezwania za potwierdzeniem odbioru - w przypadku dalszego braku reakcji ze strony dłużnika, może ono stanowić ważny dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Czy w przypadku braku reakcji na wezwanie do zapłaty, wierzyciel może skorzystać z usług agencji windykacyjnej?
TAK. Agencje windykacyjne pomagają wierzycielowi w odzyskaniu długu. Do ich zadań należy podejmowanie działań z zakresu windykacji polubownej, a także przygotowanie sprawy do ewentualnego postępowania sądowego.
Czy wierzyciel może grozić dłużnikowi bezpośrednim skierowaniem sprawy do sądu bez wcześniejszych kroków?
NIE. Groźby bezpośredniego skierowania sprawy do sądu bez uprzedniego wezwania do zapłaty i negocjacji mogą być nielegalne oraz naruszać prawa dłużnika.
tags: #dluznik #nie #odbiera #faktury