Dyrektor Finansowy a Windykacja: Kluczowe Zadania i Obowiązki
Kierownik ds. finansowych/finansów to jedno z najważniejszych stanowisk w organizacji. Odpowiedzialny jest on przede wszystkim za nadzorowanie wypłat pracowników, zakładanie i likwidowanie rachunków bankowych, windykację długów od wierzycieli, spłatę należności wobec pożyczkodawców oraz zakładanie lokat. Ze względu na to, że kierownik ds. finansowych nadzoruje przygotowanie raportów dla członków zarządu, jego funkcja łączona jest bardzo często z obszarem kontrolingu. Dlatego oferty pracy dotyczą zazwyczaj stanowiska: kierownik ds. finansów i kontrolingu.
Współczesne otoczenie biznesowe charakteryzuje ogromna zmienność oraz dynamiczny rozwój technologii. W takim kontekście także rola Dyrektora Finansowego (CFO - z ang. Chief Financial Officer) ewoluowała w sposób znaczący. Niezapłacone faktury i przeterminowane długi mogą mieć poważne konsekwencje dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. W związku z tym pojawia się pytanie: czy Dyrektor Finansowy powinien być bezpośrednio odpowiedzialny za proces windykacji? Czy zarządzanie tym procesem leży w gestii CFO, czy może powinno być oddzielone od jego obowiązków?
Ewolucja Roli Dyrektora Finansowego
Funkcja Dyrektora Finansowego przeszła długą drogę od tradycyjnego zarządzania księgowością do strategicznego zarządzania finansami. W przeszłości CFO był postrzegany głównie jako strażnik finansów firmy. Był odpowiedzialny za: prowadzenie ksiąg rachunkowych, raportowanie, kontrolę budżetową. Do jego głównych zadań należało zapewnienie, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i finansowego.
Współczesny Dyrektor Finansowy musi pełnić znacznie szerszą rolę. Od nowoczesnego CFO oczekuje się: czynnego zaangażowania w tworzenie strategii biznesowej firmy, podejmowania decyzji inwestycyjnych, długoterminowego planowania, skutecznego zarządzania ryzykiem. Współczesny CFO pełni kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem finansowym firmy. Musi on identyfikować potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na stabilność finansową przedsiębiorstwa, a także podejmować odpowiednie kroki w celu minimalizacji tych ryzyk. W praktyce oznacza to, że Dyrektor Finansowy musi monitorować poziom należności, oceniać ryzyko niewypłacalności klientów oraz zabezpieczać firmę przed stratami finansowymi.
Jednym z najważniejszych elementów zarządzania ryzykiem finansowym jest zarządzanie należnościami. Opóźnione płatności lub brak spłat ze strony klientów mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych, dlatego odpowiednie poruszanie się w tym obszarze jest bardzo ważne dla zapewnienia płynności finansowej firmy.
Windykacja jako Integralna Część Zarządzania Finansami
Zarządzanie ryzykiem finansowym to jeden z kluczowych obszarów, za który odpowiada Dyrektor Finansowy. W kontekście zarządzania należnościami, ryzyko to jest związane z możliwością niewypłacalności klientów. Windykacja odgrywa zatem ogromną rolę w minimalizacji tego ryzyka i zabezpieczeniu interesów firmy.
Windykacja należności jest zbiorem działań, które mają na celu odzyskanie zaległych płatności od klientów. Proces ten wpływa bezpośrednio na płynność finansową przedsiębiorstwa oraz na wskaźniki finansowe, takie jak rotacja należności czy wskaźnik płynności bieżącej. W związku z tym proces windykacji powinien być integralną częścią zarządzania finansami firmy, a CFO powinien odgrywać kluczową rolę w nadzorowaniu tego procesu. Pamiętaj! Nowoczesny CFO zarządza należnościami i nadzoruje działania windykacyjne.
Czy handlowiec powinien być osobą odpowiedzialną za odzyskiwanie należności od kontrahenta? Czy nie stoi to w opozycji do jego roli, czyli „przyjaciela klienta”? Czy dział finansowy przedsiębiorstw może oczekiwać proaktywnej postawy sprzedawcy w zakresie nadzorowania płatności i ich odzyskiwania? Sprawa nie jest jednoznaczna. Działania podejmowane w celu zapobieganiu szkodowym transakcjom oraz utrzymywaniu płynności finansowej, w związku z udzielaniem kredytu kupieckiego to nic innego jak zarządzanie należnościami firmowymi.
Coraz większa liczba firm zbiera zasady zarządzania należnościami w pisemne, stale aktualizowane zbiory procedur tj. Regulamin sprzedaży na odroczony termin płatności. Taki dokument reguluje zakres czynności ich terminy lub interwały oraz odpowiedzialność poszczególnych działów i osób. Regulamin może powstawać w związku z audytem bezpieczeństwa należności - usługi oferowanej przez niektóre podmioty windykacyjne. W jego trakcie badana jest kultura finansowa firmy, procedury, ujawniane luki, udzielane zalecenia organizacyjne.
Obserwując przez lata z perspektywy EULEO, setki przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych, usługowych, działających w Polsce, widać wyraźnie, iż firmy radzą sobie z omawianą tematyką w bardzo różny sposób. Natomiast istotne różnice w zakresie kompletności całego procesu wynikają głównie z wielkości firmy, a co za tym idzie, zasobów, które mogą do tego oddelegować. Duże i średnie przedsiębiorstwa posiadają odrębne działy finansowe, księgowe, czy działy kontroli należności, które w 90% zabezpieczają realizację procedury kontroli kredytowej. W firmach z sektora MŚP ciężar spada zazwyczaj na księgowego i handlowców. Przy czym widać wyraźnie, że o ile w korporacjach jest to polityka oparta na ciągłości i kontynuacji, o tyle w MŚP często ma charakter „kampanijny” tzn.
Często obserwowanym skutkiem ubocznym źle prowadzonej polityki zarządzania należnościami są konflikty wewnętrzne pomiędzy pionem finansowym a pionem sprzedażowym. Takie napięcia wynikają z realizacji różnych, często sprzecznych celów. Finansista dba o cash flow firmy, handlowiec o sprzedaż (obrót). Będąc przyjacielem klienta, często wchodzi w jego skórę i przymuszany co jakiś czas przez szefów, bez przekonania, upomina się o zapłatę. Odczuwa przy tym dyskomfort, wynikający z poczucia psucia relacji z klientem. Sytuacja tak prowadzi do frustracji po stronie finansowej, handlowej, ale także u samego klienta.
W mojej ocenie, popartej obserwacjami firm o wysokiej kulturze finansowej, można zarządzać wierzytelnościami dobrze, niedrogo, bez konfliktów. Dla zarządów przedsiębiorstw najbardziej opłacalne jest wpisanie zarządzania należnościami firmowymi do DNA własnego biznesu. Aby stało ono na równi z produkcją czy sprzedażą. Absolutnie ważną pozycję w takim firmowym team playingu odgrywa zmotywowany i świadomy handlowiec. Ma on być przyjacielem klienta, lecz właściwie tę przyjacielską relację rozumieć. Bowiem przyjaźń ma zawsze partnerskie oblicze. W ramach tejże relacji zobowiązany jest klientowi doradzać co, kiedy i za ile kupić, ale także podkreślać wagę zapłaty na czas. Tu nie mam miejsca na kompromisy i każdy klient to rozumie. Handlowiec winien ustalać z klientem realne (osiągalne, akceptowalne dla obu stron) terminy płatności, aby nie stały się one fikcyjną deklaracją, której nie da się dotrzymać. Nie popsuje on relacji z kontrahentem, jeśli będzie systematycznie i spokojnie egzekwował od kontrahenta uzgodnienia w zakresie płatności. Może podkreślać, iż klient jest niejako chroniony przed kolejnymi procedurami, na które tenże handlowiec nie będzie miał już wpływu. Klient winien wiedzieć, iż handlowiec upominający się o płatności to „lekka broń” w porównaniu z tym co się stanie w sytuacji dalszej zwłoki w zapłacie. Rozmowa handlowa powinna się zaczynać od słów: „Czy już zapłaciłeś, bo mam dla Ciebie świetną ofertę, ale nie sprzedam Ci, bo masz zaległość. Handlowiec jest uchem i okiem firmy. Informacje pozyskane od niego o kontrahencie stanowią bardzo istotny element estymacji wiarygodności kontrahenta. Współdziałanie działu handlowego i służb finansowych ma kardynalne znaczenie dla utrzymania cash flow firmy. Wszyscy grają w jednej drużynie. Argument: „bo klient się obrazi, gdy mu przypomnę o zapłacie” jest argumentem używanym przez słabych sprzedawców. Z drugiej strony wszelkiego rodzaju „represje” wobec niepłacących kontrahentów nakładane najczęściej przez osoby odpowiedzialne za finanse winny odbywać się w pełnej konsultacji z handlowcami.
Wielki komfort daje współpraca firmy z niezależnym podmiotem zarządzającym wierzytelnościami, który jest niejaką wpięty „na sztywno” w procedury kontroli należności. Od np. 30 dnia zwłoki w zapłacie sprawa trafia do zewnętrznej windykacji i „miękkie” działania ulegają wygaszeniu. Nie można od niego jednak wymagać, że raz w miesiącu zamieni się w twardego windykatora. Dział finansowy, czy dział kontroli należności we współpracy z handlowcami wdraża procedury miękkiego inkasa, a w dalszej kolejności zleca sprawę zewnętrznym windykatorom.
Rodzaje Windykacji
Klient nie płaci, a Ty nie wiesz, jak odzyskać pieniądze? Musisz wiedzieć, że windykacja przybiera różne formy, w zależności od etapu sprawy, oraz od strategii przyjętej przez firmę. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje windykacji: windykację polubowną oraz windykację sądową.
Windykacja Polubowna
Windykacja polubowna obejmuje działania mające na celu skłonienie dłużnika do uregulowania zaległych płatności bez konieczności wszczynania postępowania sądowego. Do działań polubownych zalicza się: wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach, negocjowanie warunków spłaty zadłużenia, propozycje restrukturyzacji długu. Celem windykacji polubownej jest odzyskanie należności w sposób najmniej inwazyjny i kosztowny, co pozwala na zachowanie dobrych relacji z klientem. Racjonalne negocjacje są pierwszym krokiem na drodze do odzyskania pieniędzy, którego powinien dopilnować Dyrektor Finansowy. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy rozmowy z dłużnikiem nie przyniosą oczekiwanego rezultatu i konieczne będzie skierowanie sprawy do sądu. Wówczas posiadanie dowodów, że podjęto próby polubownego rozwiązania problemu, ma istotne znaczenie i umożliwia rozpoczęcie procesu o wydanie nakazu zapłaty.
Przykład: Pan Tomasz, Dyrektor Finansowy w firmie zajmującej się produkcją opakowań, od kilku miesięcy próbował odzyskać należności od swojej klientki, pani Katarzyny, właścicielki niewielkiej firmy kosmetycznej. Mimo licznych przypomnień i wezwań do zapłaty, pani Katarzyna pozostawała obojętna na próby polubownego rozwiązania sprawy. Zdeterminowany, pan Tomasz postanowił w imieniu firmy skierować sprawę do sądu. Na szczęście, wcześniej zadbał o to, by dokładnie udokumentować wszystkie próby windykacji polubownej. Gdy sąd poprosił o dowody potwierdzające, że podjęto takie działania, pan Tomasz mógł bez problemu dostarczyć komplet dokumentów, w tym korespondencję z panią Katarzyną oraz wezwanie do zapłaty. Dzięki temu proces przebiegł sprawnie i bez zbędnych opóźnień, a pan Tomasz zaoszczędził cenny czas. Gdyby nie jego wcześniejsze działania, postępowanie mogłoby się przeciągnąć, a jego firma poniosłaby dodatkowe koszty i straciła jeszcze więcej czasu.
Windykacja Sądowa
Windykacja sądowa obejmuje wszczęcie postępowania przeciwko dłużnikowi w celu odzyskania należności. Jest ona zazwyczaj bardziej kosztowna i czasochłonna niż windykacja polubowna. Dlatego warto postarać się o skuteczne działania na etapie windykacji polubownej. Jeśli CFO nie czuje się pewnie w prowadzeniu negocjacji, a dział windykacji osiąga na tym etapie słabe wyniki, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów.
Rola Dyrektora Finansowego w Procesie Windykacji
Zadaniem współczesnego Dyrektora Finansowego jest nadzorowanie procesu windykacji, monitorowanie należności oraz podejmowanie decyzji dotyczących strategii windykacyjnych. W praktyce oznacza to, że CFO musi ściśle współpracować z działem windykacji lub zewnętrznymi firmami windykacyjnymi. Tylko wówczas możliwe jest osiągnięcie najlepszych wyników finansowych oraz minimalizacja ryzyka związanego z niewypłacalnością klientów.
Jednym z kluczowych zadań CFO jest współpraca z działem windykacji w opracowywaniu strategii windykacyjnej. Strategia ta powinna obejmować zasady związane z monitorowaniem należności oraz działania podejmowane w przypadku opóźnień w płatnościach. CFO, ze względu na swoje doświadczenie i wiedzę finansową, jest idealnie predysponowany do tego, aby wspierać dział windykacji w tworzeniu skutecznych procedur i polityk, które pozwolą na minimalizację ryzyka finansowego.
Aby opracować najlepszą strategię odzyskiwania przeterminowanych należności, CFO powinien regularnie śledzić efektywność prowadzonych działań windykacyjnych. Bieżąca analiza wskaźników efektywności pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz usprawnić narzędzia i metody odzyskiwania długów. Do najważniejszych wskaźników efektywności windykacji należą: wskaźnik odzyskiwania długów, wskaźnik cyklu rotacji należności (DSO), wskaźnik wieku długu (AR), wskaźnik czasu windykacji, wskaźnik kosztów windykacji, wskaźnik satysfakcji klienta (NPS).
Przykład: Dyrektor Finansowy firmy zajmującej się transportem międzynarodowym zauważył, że średni czas windykacji w ostatnim kwartale znacząco wzrósł, przekraczając wewnętrzne normy i osiągając 45 dni, podczas gdy wcześniej wynosił 30 dni. Ta zmiana sugerowała, że proces odzyskiwania należności stał się mniej efektywny, co negatywnie wpływało na płynność finansową firmy. Analizując przyczyny wzrostu wskaźnika, CFO odkrył, że problemem była rosnąca liczba spraw trafiających do windykacji na późnym etapie przeterminowania, a także niewystarczająca komunikacja z dłużnikami na wcześniejszych etapach. W odpowiedzi na te odkrycia Dyrektor zdecydował o wprowadzeniu nowych procedur, które zakładały wcześniejszy kontakt z dłużnikami oraz bardziej rygorystyczne monitorowanie należności już od momentu ich powstania.
Wprowadzone zmiany przyniosły oczekiwane rezultaty. Średni czas windykacji skrócił się do 28 dni, co nie tylko poprawiło przepływy pieniężne, ale także zwiększyło efektywność działu windykacji i zredukowało koszty związane z późnymi etapami windykacji. Dzięki regularnemu monitorowaniu wskaźników przez CFO firma była w stanie szybko zareagować na problem i wdrożyć skuteczne rozwiązania, które poprawiły wyniki finansowe. Szybka identyfikacja problematycznych obszarów i podjęcie odpowiednich działań może zapobiec poważnym problemom finansowym firmy.
CFO, jako lider zarządzania finansami, powinien także angażować się w edukację i szkolenia dla zespołu windykacyjnego. Dzięki temu dział windykacji będzie dysponować odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, które pozwolą na skuteczne prowadzenie procesu windykacyjnego. Szkolenia te mogą obejmować zarówno aspekty techniczne, takie jak obsługa narzędzi informatycznych, jak i aspekty miękkie, takie jak negocjacje z dłużnikami czy komunikacja z klientami.
W celu skutecznego zaspokojenia roszczeń przedsiębiorstwo może zdecydować się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy windykacyjnej. CFO, jako osoba odpowiedzialna za finanse firmy, powinien brać czynny udział w procesie wyboru partnera zewnętrznego. Decyzja ta powinna być oparta na szczegółowej analizie kosztów i korzyści oraz na ocenie skuteczności danej firmy windykacyjnej.
Pamiętaj! Aż 93% spraw powierzonych Vindicat.pl zostało rozwiązanych w drodze ugody.
Wsparcie dla Działu Windykacji
Vindicat.pl to profesjonalna firma, która oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie windykacji należności. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii Vindicat.pl wspiera Dyrektorów Finansowych małych i średnich firm, gdzie zasoby personalne i technologiczne mogą być ograniczone.
Jak już wiesz, jednym z wyzwań w procesie windykacyjnym jest podejmowanie działań w odpowiednim czasie. Vindicat.pl oferuje dostęp do RoboVindicat - systemu, który automatyzuje poszczególne etapy odzyskiwania należności. Platforma umożliwia m.in.: sprawne wysyłanie przypomnień o płatnościach, generowanie i wysyłkę wezwań do zapłaty, monitorowanie statusu sprawy, pieczęć kancelarii Vindicat.pl, dostęp do giełdy długów Vindicat, dostęp do obszernej bazy wiedzy na temat procesów windykacyjnych.
Dzięki automatyzacji CFO może skupić się na strategicznym zarządzaniu finansami, podczas gdy RoboVindicat wykonuje codzienne, rutynowe zadania. W przypadku, gdy konieczne staje się wszczęcie postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi, Vindicat.pl oferuje niezbędne wsparcie prawne.
Podsumowanie Obowiązków Dyrektora Finansowego w Windykacji
Dyrektor finansowy pracę swoją może wykonywać poprzez nadzór procesu windykacji oraz branie udziału w codziennych działaniach związanych z odzyskiwaniem długów, a także może występować w roli zarządczej. Windykacja należności może zostać przeprowadzona przez pracownika, który posiada odpowiednie kompetencje. Nie tylko w czynnościach związanych z windykacją należności można podjąć współpracę z zewnętrznym dyrektorem finansowym.
Przedsiębiorstwo zatrudnia dyrektora finansowego, aby zadbał o opracowanie i koordynowanie sytuacji organizacji pod kątem strategicznym i finansowym. Dlatego też zajmuje się różnorodnymi czynnościami ukierunkowanymi na realizacje założeń. Windykacja należności polega na odzyskaniu zaległych zobowiązań finansowych od dłużnika. Jest to proces, który wymaga odpowiedniego zarządzania, ponieważ nie może on wpłynąć negatywnie na przyszłe relacje z klientem. Mimo to musi być ona przeprowadzona skutecznie, aby otrzymać płatności po możliwie najniższym koszcie. Jak wskazano, windykacja należności musi zostać przeprowadzona precyzyjnie, w związku z tym osoba zajmująca się zarządzaniem tym procesem powinna być do tego odpowiednio przygotowana.
W sprawach finansowych firmy kluczowym decydentem często jest dyrektor finansowy, który dba o utrzymanie dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. W związku z tym może on być zaangażowany w proces windykacji należności.
FAQ
- Jakie są obowiązki Dyrektora Finansowego w kontekście zarządzania windykacją? CFO odpowiada za monitorowanie należności, współpracę z działem windykacji, analizę efektywności działań windykacyjnych oraz podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zarządzania procesem windykacyjnym.
- Czy Dyrektor Finansowy może współpracować z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi? TAK. Decyzja dotycząca skorzystania ze wsparcia firmy windykacyjnej pozytywnie wpływa na efektywność odzyskiwania należności.
- Czy wiekowanie należności jest istotne w procesie windykacyjnym? TAK. Wiekowanie należności pozwala ocenić, jak długo faktury pozostają nieopłacone, co jest kluczowe dla identyfikacji problematycznych dłużników.
- Czym różni się windykacja polubowna od sądowej? Windykacja polubowna to działania mające na celu odzyskanie należności bez udziału sądu, np. poprzez przypomnienia o płatnościach czy negocjacje. Windykacja sądowa to proces formalny, inicjowany przez sąd w celu odzyskania długu.
tags: #dyrektor #handlowy #windykacja