Po ilu dniach windykacja? Kluczowe etapy odzyskiwania należności
W przypadku wystąpienia zaległości w płatnościach często zastanawiamy się, w którym momencie powinniśmy rozpocząć działania windykacyjne? Po jakim czasie przypomnieć o zaległości? Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty? W którym momencie rozpocząć bardziej zdecydowane działania sądowe? Czas podjęcia działań jest bardzo istotny.
Zadłużenie występuje w momencie przekroczenia terminu zapadalności. W przypadku faktur VAT jest to równoznaczne z terminem płatności faktury (jeśli został podany na fakturze) lub może wynikać np. z zapisów umowy pomiędzy stronami. Jeśli wierzyciel wystawił fakturę 1 stycznia z terminem płatności 15 stycznia, z zadłużeniem mamy do czynienia 16 stycznia.
Windykacja to szereg działań prawnych i procesowych podejmowanych przez wierzyciela wobec dłużnika, mających na celu zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania, które zaciągnął u wierzyciela. Pożądanym skutkiem windykacji jest zatem możliwie najszybsze odzyskanie należnych płatności, które pozostają nadal nieuregulowane w chwili podjęcia działań zmierzających do odzyskania długu. W obrocie gospodarczym zazwyczaj mamy do czynienia z windykacją faktur za sprzedane towary bądź usługi, które nie zostały uregulowane w terminie.
Kiedy rozpocząć windykację długów?
Windykację długów można rozpocząć już od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. W obrocie gospodarczym zazwyczaj kroki windykacyjne podejmowane są po upływie 60 dni od momentu, w którym upłynął termin zapłaty. W zależności od okoliczności może się zdarzyć, że wskazane będzie wcześniejsze rozpoczęcie windykacji.
Windykację długów warto rozpocząć bez zbędnej zwłoki. Warto mieć na uwadze, że dłużnicy zalegający z płatnościami wobec wielu kontrahentów, zazwyczaj w pierwszej kolejności spłacają swoje zobowiązania wobec wierzycieli, którzy podjęli kroki windykacyjne. Możliwie szybkie rozpoczęcie windykacji długów daje większe szanse na zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania.
Szybka reakcja na powstałe zadłużenie w wielu przypadkach może rozwiązać problem już na wstępie. Pamiętajmy, że nie każde opóźnienie w płatności oznacza zamierzone działanie dłużnika. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów, obieg dokumentów, realizacja płatności, czy polityka zarządzania zobowiązaniami może nie działać idealnie. Pojawiają się błędy. Szybka reakcja i uprzejme przypomnienie o sprawdzeniu płatności w znacznej części przypadków pozwoli nam zweryfikować, czy mamy do czynienia właśnie z taką sytuacją.
W procesie windykacji bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja. Ustalenie odpowiednich procedur pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale również w wielu przypadkach ustrzeże nas przed eskalacją sytuacji i powstaniem niepotrzebnego konfliktu. Kontrolujmy zadłużenie na bieżąco i możliwie od razu reagujmy na występujące problemy.
Wielu wierzycieli niestety zbyt długo zwlekając z rozpoczęciem działań windykacyjnych, zapomina, iż ich roszczenia wobec dłużnika mogą się przedawnić. Wbrew powszechnej opinii moment wystąpienia przedawnienia roszczenia w wielu sytuacjach może nie być aż tak odległy jak nam się wydaje. Dla dużej części roszczeń okres ten wynosi trzy lata. Jednak w części przypadków może wynosić dwa lub nawet okres jedynie jednego roku. Warto mieć to na uwadze planując strategię.
Przeterminowane należności mogą poważnie zagrozić płynności finansowej przedsiębiorstwa. Gdy kontrahent ma problemy z terminową spłatą zobowiązań, należy podjąć zdecydowane kroki. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego: „wierzyciel może żądać od dłużnika świadczenia, a dłużnik powinien to świadczenie spełnić”.
Etapy windykacji
Windykacja składa się z trzech podstawowych etapów: windykacji polubownej, postępowania sądowego oraz postępowania egzekucyjnego. To, czy sprawa przejdzie do kolejnych etapów, zależy od tego, czy dłużnik ureguluje swoje zobowiązania. Polubowne zakończenie windykacji jest możliwe na każdym etapie.
Przepisy nie określają minimalnej kwoty, od której można wszcząć windykację. Podobnie, nie ma minimalnej wartości przedmiotu sporu wymaganej do wniesienia pozwu. Można uzyskać klauzulę wykonalności dla każdego nakazu zapłaty i dochodzić jego egzekucji u komornika.
Windykacja polubowna
Proces windykacji długów rozpoczynamy od tzw. windykacji polubownej, stanowiącej pierwszy etap ubiegania się o spłatę długu. Warto podkreślić, że windykacji polubownej nie można pominąć, czynności podjęte w ramach windykacji polubownej muszą zostać podjęte przed skierowaniem sprawy do sądu. Kodeks cywilny wymaga, aby przed skierowaniem sprawy do sądu, złożyć dłużnikowi propozycję przedsądowego rozwiązania sprawy.
Art. 187 ust. 1 pkt 3:„Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”.
Kierując sprawę do sądu, należy zatem posiadać udokumentowane próby podjęcia polubownego rozwiązania konfliktu z dłużnikiem, zgromadzona dokumentacja stanowi dowód w razie gdy dojdzie do postępowania sądowego.
Windykacja polubowna polega głównie na podejmowaniu prób kontaktu z dłużnikiem i ustalenia z nim nowego terminu spłaty należności, a następnie monitorowania, czy kontrahent dotrzymuje nowych terminów płatności. W ramach windykacji polubownej wysyłane jest również wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty - pierwszy krok windykacji długów
Pierwszym krokiem dochodzenia zaległych należności jest wezwanie do zapłaty. Wysyłka wezwania do zapłaty może sprawić, że uda nam się uniknąć postępowania sądowego, które wiąże się nie tylko koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, ale także czasu. Wezwanie do zapłaty stanowi także wyraz zachowania dobrych obyczajów, w szczególności między przedsiębiorcami.
Co zrobić, aby wezwanie do zapłaty przyniosło zamierzony skutek?
Wezwanie do zapłaty musi zawierać następujące dane:
- kompletne dane dłużnika i wierzyciela;
- numer i datę wystawienia faktury będącą podstawą roszczenia;
- termin płatności;
- dokładną kwotę zadłużenia do uregulowania wraz z odsetkami;
- numer konta do uregulowania płatności;
- określenie sposobu i terminu zapłaty;
- wskazanie ewentualnych sankcji, jakie zostały przewidziane w razie bierności dłużnika na otrzymane wezwanie;
- podpis wierzyciela;
- datę sporządzenia wezwania.
W sporządzonym wezwaniu do zapłaty wskazane jest wyznaczenie dłużnikowi dodatkowego terminu na uregulowanie zobowiązania pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową. Termin spłaty długu, wyznaczony przez wierzyciela jest dowolny, zazwyczaj wierzyciele stosują 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty. Warto także do wezwania dołączyć kopię faktury stanowiącej podstawę roszczenia.
Dłużnika należy poinformować o zamiarze podjęcia kolejnych kroków i konsekwencjach niespłacenia długu, w szczególności możemy zastosować następujące rozwiązania:
- zaprzestanie dostaw towarów lub usług,
- dalsze czynności windykacyjne,
- doliczenie zryczałtowanych kosztów odzyskania należności - min. 40 euro,
- wpis do rejestru dłużników,
- sprzedaż długu na giełdzie długów,
- przekazanie sprawy firmie windykacyjnej,
- skierowanie sprawy do sądu.
Obecność w rejestrze dłużników implikuje trudności z uzyskaniem kredytów, pożyczek, a także podpisaniem umów na telefon, dostęp do internetu itp., co może być bardzo kłopotliwe dla dłużnika w razie gdy wierzyciel zdecyduje się na wpis do rejestru dłużników. Wszystkie wymienione czynności oczywiście będą zaniechane w razie uregulowania zobowiązania.
Ważne, aby w piśmie zawrzeć jedynie kroki, jakie rzeczywiście zamierzamy podjąć w celu wyegzekwowania należności od dłużnika. Konsekwencja wierzyciela jest niezwykle ważna. Podejmując kolejne kroki windykacji długów, dłużnik widzi, że ścieżka windykacji jest starannie realizowana i wierzyciel nie zamierza zaniechać dalszego postępowania. Dzięki temu dłużnik ma świadomość, że w razie niespłacenia zobowiązania, prawdopodobnie sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Konsekwencja w działaniach wierzyciela może zatem przyczynić się do osiągnięcia zamierzonego celu i odzyskania należności.
Warto poinformować również dłużnika o korzyściach spłaty zobowiązania. Sporządzając wezwanie do zapłaty, nie należy kierować się emocjami. Nie powinniśmy zatem straszyć dłużnika, a jedynie informować w sposób rzeczowy, krótki i treściwy o dalszych krokach, jakie zamierzamy podjąć i konsekwencjach czekających nierzetelnego kontrahenta.
Tak sporządzone wezwanie do zapłaty trzeba wysłać dłużnikowi w taki sposób, aby mieć dowód, że dłużnik je otrzymał, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Windykacja sądowa
Kiedy próby odzyskania pieniędzy na drodze polubownej nie odnoszą skutku, wierzycielowi pozostaje windykacja sądowa. Oznacza to wniesienie pozwu do e-sądu, co rozpoczyna postępowanie. Jego zakończenie zależy przede wszystkim od podstawy prawnej dotyczącej zadłużenia.
Podstawą do rozpoczęcia windykacji sądowej jest brak możliwości odzyskania należnych pieniędzy przez wierzyciela poprzez porozumienie z zalegającą z zapłatą osobą lub firmą. Wezwanie to powinno zawierać informację o konsekwencji przekazania zadłużenia do postępowania sądowego w przypadku braku spłaty w określonym terminie.
Przed oficjalnym rozpoczęciem windykacji sądowej wierzyciel lub jego pełnomocnik zbiera dokumenty, które potrzebne są do rozpoczęcia sprawy. Mowa tu także o certyfikacie umożliwiającym złożenie podpisu elektronicznego. Koniecznie należy także ustalić dane pozwanego, czyli zadłużonej osoby lub firmy. Mimo że na etapie uproszczonego postępowania przed e-sądem nie trzeba dostarczać nawet dowodów, w formularzu wymagany jest ich opis.
W przypadku długów, co do których nie ma wątpliwości, podstawową drogą windykacji sądowej jest Elektroniczne Postępowanie Upominawcze. Toczy się ono przed tak zwanym e-sądem. Oprócz danych obu stron oraz opisu podstawy roszczeń na tym etapie należy uiścić opłatę sądową. Jej koszty mogą zostać przerzucone ostatecznie na pozwanego (czyli zadłużoną osobę lub firmę). Wysokość opłaty zależy od wartości przedmiotu sporu i wynosi 1,25% kwoty, której domaga się od pozwanego wierzyciel.
Po złożeniu podpisu elektronicznego oraz odebraniu płatności rozpoczyna się właściwe postępowanie.
Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU)
E-sąd orzekający w EPU to inaczej VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin - Zachód w Lublinie. Jego pracownicy zostali oddelegowani do rozpatrywania spraw z całego kraju związanych wyłącznie z zaległymi należnościami. Roszczenie nie może być przedawnione, a na jego istnienie powinno istnieć potwierdzenie, którym często jest np. umowa lub faktura. Rozpoznanie sprawy następuje na posiedzeniu niejawnym. Teoretycznie może nastąpić nawet 48 godzin po złożeniu pozwu, ale w praktyce na decyzję trzeba czekać kilka tygodni.
Do chwili otrzymania nakazu zapłaty pozwany nie wie zazwyczaj, że w e-sądzie toczy się postępowanie w jego sprawie. Jeżeli zadłużony nie jest w stanie udowodnić, że roszczenia wierzyciela są bezzasadne, otrzymany nakaz zapłaty powinien być bodźcem do spłaty długów w wyznaczonym terminie.
Pozwany nie musi jednak zgodzić się z nakazem zapłaty e-sądu, bo podczas EPU nie ma miejsca na przedstawianie dowodów. Sprzeciw od nakazu zapłaty należy jednak wnieść w ciągu dwóch tygodni od doręczenia nakazu zapłaty. Może być on złożony w formie pisemnej zarówno za pośrednictwem poczty tradycyjnej, jak i w sposób elektroniczny. Od lutego 2020 roku jest to także równoznaczne z umorzeniem postępowania. Wcześniej było ono automatycznie kierowane przez e-sąd do rozpoznania przez sąd rejonowy właściwy dla miejsca zamieszkania pozwanego, czyli w tym przypadku zadłużonej osoby lub firmy.
Jeżeli wierzyciel zdecyduje się na dalsze dochodzenie roszczeń, musi raz jeszcze skierować sprawę do sądu. Tym razem pozostaje jednak wyłącznie tradycyjna droga, co oznacza najczęściej przeprowadzenie rozprawy. Jeżeli dłużnikowi nie uda się udowodnić braku zasadności roszczeń, sąd ponownie wyda tytuł egzekucyjny, czyli urzędowy dokument potwierdzający istnienie długu oraz jego wysokość.
Postępowanie egzekucyjne
Dług może ściągnąć wyłącznie urzędnik państwowy. To ostatni etap windykacji, który rozpoczyna się po uzyskaniu prawomocnego tytułu wykonawczego (np. nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności). Wierzyciel składa wniosek do komornika sądowego o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
Kiedy warto skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej?
Jeżeli skala zadłużenia jest duża, pomocne jest zlecenie obsługi wierzytelności firmie windykacyjnej. Windykacja należności przez firmę windykacyjną nie jest egzekucją komorniczą, odbywa się więc na innych zasadach. Firma windykacyjna zawiera umowę z wierzycielem, na podstawie której jest uprawniona do ściągania należności (na podstawie pełnomocnictwa lub umowy cesji wierzytelności).
Skuteczna windykacja, czyli taka, która finalnie doprowadza do uregulowania zobowiązania wymaga czasu i dobrej organizacji. Zarówno w przypadku większej ilości drobnych wierzytelności, jak nawet pojedynczych zobowiązań o dużej wartości. Z uwagi na ograniczenia czasowe i organizacyjne część wierzycieli rezygnuje z próby odzyskania należności. Nie chcąc ponosić kolejnych kosztów - zarówno finansowych, jak i czasowych (w postaci czasu pracy, który może zostać spożytkowany w inny sposób). Często nie jest to jednak dobra ścieżka. Warto rozważyć nawiązanie współpracy w zakresie windykacji z kancelarią prawną specjalizującą się w tym zakresie.
Jak działają firmy windykacyjne ?
Zasadniczo windykacja trwa od momentu powstania długu do jego spłaty. Jeżeli termin zapłaty nie został przekroczony o 60 dni, firma windykacyjna daje możliwość zapłaty długu bez konsekwencji. Po upływie 60 dni stosuje się tzw. windykacje miękką. Jej terminy nie są określone przez prawo. Zazwyczaj obsługa wierzytelności jest prowadzona do czasu ściągnięcia długu.
Trudności z odzyskiwaniem długów to powszechny problem osób prowadzących działalności gospodarcze. Brak terminowych wpłat od naszych odbiorców za sprzedane towary czy usługi może przyczynić się do problemów z płynnością finansową. W razie gdy kontrahenci zalegają z płatnościami, warto przeprowadzić windykację długów w celu odzyskania swoich należności.
Podczas windykacji długu zawsze należy sprawdzić, czy roszczenie nie jest przedawnione. Jeżeli upłynął termin, nie ma podstaw, aby spełniać świadczenie.
tags: #po #ilu #dniach #windykacja