Kontrola Urzędu Miasta Szczecin w Przedszkolu Publicznym Nr 48: Analiza Nieprawidłowości w Gospodarce Finansowo-Księgowej i Sprawach Kadrowych
W dniach od 18.12.2020 r. do 18.01.2021 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (WKiAW) przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 48 w Szczecinie. Kontrolą objęto gospodarkę finansowo-księgową za rok 2019, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe.
I. Nieprawidłowości w Gospodarce Finansowo-Księgowej
W wyniku kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości, które dotyczyły między innymi:
- Niewyjaśnienia różnicy pomiędzy deklaracją roczną o zaliczkach na podatek dochodowy za 2019 r. PIT-4R a deklaracją miesięczną PIT-4 za lipiec 2019 r.
- Nieewidencjonowania rozrachunków z pracownikami oraz rozrachunków z tytułu zakupów gotówkowych na kontach zespołu "2".
- Niezachowania "czystości obrotów" na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki.
- Nieewidencjonowania wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki.
1. Kontrola Dochodów z Tytułu Najmu Pomieszczeń
Kontroli poddano dochody za 2019 r. z tytułu wynajmu pomieszczeń przedszkolnych na potrzeby prowadzenia przychodni lekarzy rodzinnych. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- Terminy zapłaty wskazane w fakturach wystawionych dla najemców były niezgodne z umownymi terminami zapłaty.
- Stawki podatku VAT w fakturach za najem pomieszczeń, w zakresie refakturowania dostawy wody i odprowadzenia ścieków, były naliczane do września 2019 r. w nieprawidłowej wysokości 23%, zamiast właściwej stawki 8%.
Według zawartych umów, najemcy zobowiązani byli do ponoszenia kosztów dostawy wody i odprowadzenia ścieków na podstawie faktycznego zużycia, co stanowiło podstawę do zastosowania obniżonej stawki VAT. Dostawa wody i odprowadzenie ścieków zostały wymienione w załączniku do ustawy o podatku od towarów i usług, co uprawniało do zastosowania stawki 8%.
2. Kontrola Wydatków
Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 279.770,40 zł, co stanowiło 9,7% ogólnych wydatków jednostki. Wykazano je w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2019 r.
3. Kontrola Stosowania Przepisów Prawa Zamówień Publicznych
Kontrola wykazała, że przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień stosowano niewłaściwy kurs euro (4,3000 zł/euro). Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych stanowił średni kurs złotego w stosunku do euro ogłoszony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r., który wynosił 4,3117.
4. Kontrola Obiegu Dokumentów i Faktur Zakupu
W Przedszkolu Publicznym Nr 48 nie prowadzono ewidencji wpływu do jednostki faktur zakupu, co uniemożliwiło m.in. weryfikację faktur dotyczących 2018 r., które zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych 2019 r. Naruszało to przepisy ustawy o rachunkowości.
Umowy wydatkowe nie zawierały parafowania głównego księgowego, potwierdzającego przeprowadzenie kontroli formalno-rachunkowej i zgodności z planem finansowym jednostki. Faktury zakupu nie zawierały lub zawierały niepełny opis merytoryczny, co było niezgodne z "Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów".
W przypadku faktur zakupu, których płatność zrealizowano gotówkowo, nie zachowano kolejności czynności składających się na proces obiegu i kontroli dokumentów (kontrola - akceptacja - wypłata). Wypłaty gotówkowe dla pracowników tytułem zwrotu za zakupy dokonywane przez nich, miały miejsce na podstawie faktur zakupu, które nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli i akceptacji do wypłaty.
5. Kontrola Umów Dotyczących Dofinansowania Studiów Pracowników
Umowy zawarte z pracownikami na podjęcie przez nich studiów nie zawierały wskazań dotyczących wysokości udzielonego dofinansowania. Umowa na dofinansowanie studiów dyrektora została zawarta przez głównego księgowego, który nie posiadał umocowania prawnego do reprezentowania pracodawcy w tym zakresie. Dyrektor przyjął błędne założenie, że w kwestiach pracowniczych był przedstawicielem pracodawcy także w odniesieniu do swojej osoby.
6. Kontrola Akt Osobowych i Wynagrodzeń Pracowników
Kontroli poddano akta osobowe 5 z 44 pracowników oraz prawidłowość naliczania ich wynagrodzeń. Stwierdzono, że sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej był niezgodny z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
- W aktach osobowych głównego księgowego i intendenta brakowało zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników.
- W aktach osobowych intendenta, w związku z pełnieniem funkcji kasjera, brakowało deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej.
- W aktach osobowych wszystkich kontrolowanych pracowników brakowało dokumentów potwierdzających przyznanie nagród.
- Akta osobowe 4 pracowników nie zawierały spisu akt części A i B lub dokumenty nie były ponumerowane.
Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń wykazała nieprawidłowości w przypadku 2 pracowników, w tym brak dokumentów potwierdzających przyznanie poszczególnych składników wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki).
Wyrównanie wynagrodzenia za styczeń i luty 2019 r. zostało naliczone nieprawidłowo. Lista wypłat dotycząca gotówkowej wypłaty dodatków specjalnych nie została zarchiwizowana wraz z pozostałymi listami za 2019 r.
7. Kontrola Deklaracji Podatkowych
Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy za 2019 r. PIT-4R była niezgodna z deklaracją miesięczną PIT-4 za lipiec 2019 r. Wykazano różnice w kwocie podatku pobranego, wynagrodzenia płatnika oraz kwoty do zapłaty.
W 2019 r. jednostka nie korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS. Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. były uregulowane w terminach wynikających z przepisów prawa.
8. Kontrola Sprawozdań Budżetowych
Porównano dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. Stwierdzono, że wykonanie dochodów było niższe od planu, a plan wydatków wzrósł w porównaniu z początkiem roku. Podobnie, w przypadku dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (wrd), wykonanie było mniejsze od planu.
9. Kontrola Inwentaryzacji
Jednostka nie posiadała księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych zaewidencjonowanych na koncie 020. Według wyjaśnień głównego księgowego, było to wynikiem zaszłości sprzed 2013 r.
Podstawy księgowości dla samozatrudnionych
II. Podstawowe Informacje o Stażu dla Bezrobotnych
Staż oznacza nabywanie umiejętności praktycznych do świadczenia pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Nadzór nad odbywaniem stażu przez bezrobotnego sprawuje starosta.
1. Podstawy Prawne i Organizacja Stażu
Podstawowe informacje dotyczące stażu dla bezrobotnych wynikają z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Szczegółowe zasady organizowania staży określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych.
Kierowanie na staż poprzedzone jest kwalifikacją wstępną dokonaną przez pośrednika pracy i akceptacją kandydata przez pracodawcę. Pracodawca nie ponosi kosztów wynagrodzenia, a bezrobotny otrzymuje stypendium. Za okres pobierania stypendium nie przysługuje zasiłek dla bezrobotnych.
2. Grupy Bezrobotnych Uprawnione do Stażu
Starosta może skierować do odbycia stażu bezrobotnych, w tym:
- Do 25. roku życia.
- Do 27. roku życia.
- Długotrwale bezrobotnych lub bezrobotnych, którzy zakończyli realizację kontraktu socjalnego, lub kobiety, które nie podjęły zatrudnienia po urodzeniu dziecka.
- Powyżej 50. roku życia.
- Bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego.
- Samotnie wychowujących co najmniej jedno dziecko do 18. roku życia.
3. Wniosek o Zawarcie Umowy o Staż
Wniosek o zawarcie umowy powinien zawierać dane organizatora, liczbę pracowników, przewidywane miejsca pracy, dane opiekuna stażysty, proponowany okres stażu oraz opis zadań i wymagania.
ZAPAMIĘTAJ! Bezrobotny nie może ponownie odbywać stażu u tego samego organizatora na tym samym stanowisku pracy.
Starosta, w terminie miesiąca od otrzymania wniosku, informuje organizatora o sposobie jego rozpatrzenia. Przy pozytywnej decyzji zawiera się umowę.
4. Umowa o Zorganizowanie Stażu
Umowa o zorganizowanie stażu określa w szczególności dane organizatora, miejsce odbywania stażu, dane bezrobotnego, dane opiekuna, daty rozpoczęcia i zakończenia stażu, program stażu oraz zobowiązanie organizatora do zapewnienia należytej realizacji stażu.
Katalog elementów obowiązkowych dla umowy nie jest zamknięty i może być rozszerzany o dodatkowe ustalenia stron.
5. Program Stażu
Staż odbywa się według programu określonego w umowie, uwzględniającego predyspozycje bezrobotnego, poziom wykształcenia i kwalifikacje. Program stażu powinien określać nazwę zawodu, zakres zadań, rodzaj kwalifikacji i umiejętności oraz sposób ich potwierdzenia.
6. Okres Stażu
Okres stażu wynosi od 3 do 12 miesięcy dla bezrobotnych do 25. roku życia lub tych, którzy w ciągu 12 miesięcy od ukończenia szkoły wyższej nie ukończyli 27. roku życia. W pozostałych przypadkach staż może trwać maksymalnie 6 miesięcy.
7. Obowiązki Pracodawców - Organizatorów Stażu
Pracodawca - organizator stażu ma obowiązek:
- Zapoznać bezrobotnego z programem stażu, jego obowiązkami i uprawnieniami.
- Zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, profilaktyczną ochronę zdrowia, szkolenia BHP i przeciwpożarowe.
- Przydzielić odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej oraz niezbędne środki higieny osobistej.
- Zapewnić bezpłatne posiłki i napoje profilaktyczne.
- Niezwłocznie informować starostę o przypadkach przerwania stażu, nieobecnościach oraz innych istotnych zdarzeniach.
- Wydawać opinię o przebiegu stażu po jego zakończeniu.
- Dostarczać staroście listy obecności bezrobotnego.
8. Obowiązki i Uprawnienia Stażysty
Bezrobotny skierowany do odbycia stażu ma obowiązek:
- Przestrzegać ustalonego rozkładu czasu pracy.
- Sumiennie wykonywać zadania objęte programem stażu i stosować się do poleceń organizatora i opiekuna.
- Przestrzegać przepisów i zasad obowiązujących u organizatora (regulamin pracy, tajemnica służbowa, BHP, przepisy przeciwpożarowe).
- Sporządzać sprawozdanie z przebiegu stażu.
Czas pracy bezrobotnego odbywającego staż nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo (dla osób niepełnosprawnych odpowiednio 7 i 35 godzin). Staż nie może odbywać się w niedziele, święta, w porze nocnej, w systemie pracy zmianowej ani w godzinach nadliczbowych, chyba że charakter pracy wymaga takiego rozkładu czasu pracy i starosta wyrazi zgodę.
Bezrobotnemu przysługuje prawo do okresów odpoczynku na zasadach przewidzianych dla pracowników. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia 2 dni wolnych za każde 30 dni stażu.
Po zakończeniu stażu bezrobotny otrzymuje opinię pracodawcy, którą przedkłada staroście wraz ze sprawozdaniem. Starosta wydaje zaświadczenie o odbyciu stażu.
9. Przerwany Staż
Staż może zostać przerwany w dwóch przypadkach:
- Starosta może rozwiązać umowę z organizatorem, jeśli program stażu nie jest realizowany lub warunki jego odbywania nie są dotrzymywane.
- Starosta może pozbawić bezrobotnego możliwości kontynuowania stażu w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności, naruszenia podstawowych obowiązków lub usprawiedliwionej nieobecności uniemożliwiającej realizację programu.
tags: #sprawozdanie #z #przebiegu #stazu #urzad #miasta