Windykacja: Jak skutecznie rozliczać koszty i odzyskiwać należności
Proces windykacji należności może wydawać się skomplikowany, jednak zrozumienie jego mechanizmów i kosztów jest kluczowe dla płynności finansowej każdej firmy. Zasady rozliczania usług windykacyjnych wydają się proste - zlecasz odzyskanie należności, a po jej wyegzekwowaniu płacisz prowizję. Ale uwaga, prowizja wcale nie musi być jedynym kosztem związanym z windykacją. Dlatego przed podpisaniem umowy dokładnie ustal wszystkie koszty, nie tylko te dotyczące prowizji.
Koszty związane z windykacją
Prowizja jest to opłata, jaką zapłacisz po wyegzekwowaniu należności. Z reguły wynosi ona od kilku do kilkunastu procent zleconej do windykacji kwoty. Oczywiście w Twoim interesie jest wynegocjowanie jak najniższej prowizji, jednak niska prowizja może przełożyć się na jakość usługi, a co za tym idzie na brak jej skuteczności. Dlatego wybór kancelarii jedynie w oparciu o kryterium wysokości prowizji może okazać się tylko pozornie lepszym wyborem.
W Internecie znajdziesz nawet oferty windykacji bezprowizyjnej, co nie oznacza, że darmowej. Opłata sądowa, tzw. wpis sądowy, jest to opłata, którą należy uiścić wraz ze składanym pozwem o zapłatę. Wysokość wpisu zależy od wysokości dochodzonego roszczenia i jest regulowana art. 13 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Wpis sądowy płacisz niezależnie czy składasz pozew samodzielnie, czy za pośrednictwem kancelarii.
Na te koszty powinieneś być szczególnie wyczulonym. Dotyczą one wynagrodzenia przysługującego prawnikowi za reprezentację wierzyciela w postępowaniu sądowym, tzw. zastępstwo procesowe. Najkorzystniej dla wierzyciela jest wówczas, gdy kosztami obsługi prawnej obciążony zostaje tylko i wyłącznie dłużnik.
Zabezpieczenie na majątku dłużnika nie zawsze jest konieczne, ale z pewnością warte rozważenia. Jeśli chcesz ustanowić hipotekę przymusową na nieruchomości dłużnika, to opłata sądowa z tym związana wynosi 200 zł. Wysokość opłat za zabezpieczenie reguluje art. 31 Ustawy z dnia 28 lutego 2018 r.
Egzekucja komornicza jest etapem wieńczącym windykację. Co do zasady kosztami z tytułu egzekucji komorniczej obciążany jest dłużnik. Na wierzycielu spoczywa obowiązek zapłaty tzw. zaliczek komorniczych, zależnych od tego, o jakie czynności egzekucyjne wnioskuje. Wysokość zaliczek na starcie wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych.
Czy firma gwarantuje przeprowadzenie windykacji na koszt dłużnika? Więcej o tzw. windykacji na koszt dłużnika piszemy w artykule "Czy można obciążyć dłużnika kosztami windykacji?".
Odsetki za opóźnienie - rekompensata dla wierzyciela
Wielu wierzycieli zastanawia się, jak windykować odsetki, gdy kontrahent spóźnia się z płatnością. Kiedy można zacząć naliczać odsetki i w jakiej wysokości? Problem braku terminowych płatności jest bardzo poważny. W Polsce boryka się z nim blisko 90% firm, a średni czas opóźnienia to aż 4 miesiące!
Za okres, w którym wierzyciel oczekiwał na płatność, należą mu się odsetki. Dla dłużnika stanowią one sankcję, dla wierzyciela - rekompensatę. Sam fakt opóźnienia dłużnika w zapłacie umożliwia wierzycielowi skuteczne dochodzenie odsetek. Wierzyciel nie musi ponosić żadnej szkody. Odsetki przysługują wierzycielowi, nawet gdy opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.
Co do zasady warunki domagania się zapłaty odsetek są dwa:
- Wierzyciel spełnił świadczenie, do którego się zobowiązał (np. sprzedał i wydał towar).
- Dłużnik nie uregulował płatności w określonym terminie.
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych
W relacjach B2B (pomiędzy firmami) mamy do czynienia z tzw. odsetkami za opóźnienie w transakcjach handlowych. Kwestię tę reguluje ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Można je naliczać, gdy wierzytelność wynika z umowy pomiędzy stronami, a ponadto:
- wierzytelność ma charakter odpłatny,
- jej przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług.
Przykład: Pani Anna prowadzi hurtownię papierniczą. Sprzedała towary o wartości 2 300 zł Pani Katarzynie, która nie prowadzi firmy i kupiła produkty na własny użytek. Jeśli Pani Katarzyna spóźniłaby się z płatnością, Pani Anna nie mogłaby dochodzić odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, ponieważ klientka nie jest przedsiębiorcą. W takim przypadku należałoby naliczyć odsetki na zasadach ogólnych.
Pani Anna sprzedała towary o wartości 4 500 zł Panu Dariuszowi, który jest przedsiębiorcą i prowadzi sklep papierniczy. Pan Dariusz poprosił o wystawienie faktury VAT w ramach prowadzonej przez siebie działalności. W tym przypadku, jeśli dojdzie do opóźnienia w zapłacie, Pani Anna będzie mogła żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Nie będzie tu miało znaczenia, czy Pan Dariusz faktycznie będzie sprzedawał zakupione towary w swoim sklepie, czy jednak wykorzysta je do celów prywatnych.
Wysokość odsetek za opóźnienie
Wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach pomiędzy firmami zmienia się stosunkowo często. Od 1 lipca 2020 r. ich wysokość wynosi:
- w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym - 10,1% w stosunku rocznym,
- w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym - 8,1% w stosunku rocznym.
Obliczenie: 5 000 zł x 10,1% x 29 dni : 365 = 40,12 zł.
Na szczęście wysokości odsetek nie trzeba wyliczać samodzielnie. System do windykacji online Vindicat.pl wszystkie właściwe obliczenia wykona za Ciebie.
Jak windykować zaległe odsetki?
Odsetki w przeważającej większości przypadków dochodzi się wraz z należnością główną, czyli kwotą długu. Wówczas wyliczoną kwotę odsetek dolicza się po prostu do kwoty należności głównej.
Rozwiązaniem, które zawsze zalecamy w pierwszej kolejności, jest windykacja polubowna. Warto rozpocząć od wezwania dłużnika do zapłaty i wykorzystania innych możliwości polubownych. Inne możliwości polubowne to m.in. dodanie danych klienta na giełdę długów, czy do BIG.
Odsetek można również dochodzić odrębnie - jeśli dłużnik np. ostatecznie zapłacił świadczenie główne, ale bez odsetek. Orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza, że zapłaty odsetek można żądać łącznie z kapitałem, w całości albo w części, za cały okres lub tylko za jego mniejsze odstępy.
Jeśli windykacja polubowna okaże się bezskuteczna, z pozwem o odsetki należy wystąpić do właściwego sądu. Jeśli mamy do czynienia z transakcją B2B (pomiędzy przedsiębiorcami) warto w pozwie precyzyjnie wskazać, że domagamy się zapłaty odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Brak takiej informacji może przedłużyć postępowanie lub doprowadzić do zasądzenia na rzecz wierzyciela odsetek niższych.
Co napisać w pozwie o odsetki?
Wierzyciel swoje żądanie w zakresie odsetek może sformułować w pozwie na co najmniej kilka sposobów. Może przede wszystkim:
- Żądać zasądzenia świadczenia głównego i odsetek łącznie od pierwszego dnia zaległości (najpowszechniejszy wariant).
- Żądać samych odsetek (bez należności głównej). Taka sytuacja będzie miała miejsce, jeśli dłużnik uregulował należność główną, ale z opóźnieniem. Odsetki wylicza się wówczas jako kwotę należną za czas od pierwszego dnia zaległości aż do dnia faktycznej zapłaty (całości) należności.
- Żądać łącznie kapitału i odsetek wyliczonych za okres od pierwszego dnia zaległości aż do dnia poprzedzającego złożenie pozwu.
- Żądać od sumy kapitału oraz odsetek określonych kwotowo odsetek od dnia wytoczenia powództwa aż do dnia zapłaty.
Rekomendacja kosztów odzyskiwania należności
Oprócz odsetek wierzycielowi przysługuje także rekompensata kosztów odzyskiwania należności. Do niedawna rekompensata wynosiła 40 Euro. Aktualnie jednak wysokość rekompensaty zależy od kwoty świadczenia. Jest to 40, 70 lub nawet 100 Euro.
Aby uzyskać rekompensatę, wierzyciel nie musi w żaden sposób wykazywać, że faktycznie poniósł koszty windykacji. Roszczenie o rekompensatę powstaje po upływie ustalonych terminów zapłaty.
Uproszczenie procesu windykacji
Wyliczanie odsetek, konieczność pilnowania terminów, przygotowywanie wezwań do zapłaty, pozwów... windykacja może wydawać się skomplikowanym procesem. Na szczęście - można ją uprościć.
Na każdym etapie odzyskiwania pieniędzy, od windykacji polubownej, aż po postępowanie egzekucyjne, wesprze Cię system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. Jest to prosty w obsłudze system, dzięki któremu małe i średnie firmy mogą odzyskiwać swoje pieniądze w całości online. Szybko i w pełni bezpiecznie.
System przeprowadzi Cię przez każdy z etapów windykacji. Wystarczy, że zarejestrujesz się, podasz dane z nieopłaconych faktur... i możesz działać. Na dobry początek - wygeneruj z systemu gotowe do użycia i spersonalizowane wezwania do zapłaty. Oprócz tego z systemu w zaledwie kilka minut możesz wygenerować także pozwy do sądu i e-sądu, wnioski o nadanie klauzuli wykonalności, wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego i szereg innych dokumentów.
Wszystkie pisma wygenerowane z systemu Vindicat.pl opierają się o dane, które samodzielnie wprowadzasz do systemu. Dzięki temu są gotowe do wykorzystania, a Ty musisz jedynie je wydrukować i podpisać.
Pisma windykacyjne to jednak nie wszystko. System Vindicat.pl to kompletne rozwiązanie windykacyjne. To także:
- System do monitorowania płatności przystosowany do potrzeb małych i średnich firm.
- Robot windykacyjny - innowacyjne rozwiązanie legaltech, dzięki któremu - o ile zechcesz - nie będziesz musiał samodzielnie wykonywać powtarzalnych czynności windykacyjnych.
- Popularna giełda długów, na której zweryfikujesz kontrahenta i dodasz swoje wierzytelności.
- Opcja wygenerowania raportu BIG InfoMonitor na temat potencjalnego kontrahenta, a także możliwość dodania wpisu.
- Moduł do negocjacji online - niezastąpiony dla wierzycieli, którzy nie chcą prowadzić krępujących negocjacji telefonicznych.
- Możliwość umieszczania na fakturach pieczęci prewencyjnej Vindicat.
- Dostęp do programu edukacyjnego i możliwość skorzystania z pomocy prawnika, jeśli tylko stanie się to konieczne.
Wszystkie te możliwości otrzymasz w ramach jednego abonamentu. Aż 93% spraw, które toczą się w systemie Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym, z pominięciem drogiego i długotrwałego etapu sądowego. Sprawdź możliwości systemu. Przekonaj się, że Twoje sprawy także mogą zakończyć się pozytywnie.
Działaj szybko - rosnące odsetki nie motywują dłużników
Czym dłużej nierzetelny kontrahent zwleka z uregulowaniem należności, tym wyższe odsetki możesz naliczyć. Niestety, większość dłużników niespecjalnie się tym przejmuje, przeciągając termin płatności w nieskończoność. Pamiętaj więc, aby nigdy nie zwlekać z rozpoczęciem windykacji. Czym szybciej ją rozpoczniesz, tym szybciej pieniądze znajdą się na Twoim firmowym koncie. A o prawidłowe wyliczenie odsetek nie musisz się martwić - pomoże Ci w tym system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Sprawdź aktualne promocje i wybierz ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
FAQ: Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Czy kwestię odsetek trzeba uregulować w umowie?
Nie trzeba. Można to jednak zrobić, jeśli strony chcą ustalić odsetki w innej wysokości, niż wynika to z ustawy.
Od kiedy można naliczać odsetki?
Wierzyciel może naliczać odsetki już od dnia następującego po ostatnim dniu wyznaczonym na dokonanie zapłaty. Jeśli termin zapłaty określony na fakturze przypada na 26 października, już od 27 października można naliczać odsetki. Jeśli jednak koniec terminu do zapłaty przypada na dzień ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani nie jest dniem wolnym od pracy.
Czy jeśli dłużnik ostatecznie zapłaci, nadal można domagać się zapłaty odsetek?
Tak. Nawet jeżeli dłużnik spełnia świadczenie, nadal przysługują odsetki za czas, w którym pozostawał w stanie opóźnienia.
Po jakim czasie roszczenie o odsetki się przedawni?
Zasadniczy termin przedawnienia odsetek wynosi 3 lata (jako świadczeń okresowych).
Co jeśli w trakcie trwania okresu zadłużenia obowiązywały różne stopy odsetek?
Z perspektywy wierzyciela oznacza to więcej pracy przy wyliczeniach. W takich sytuacjach należy obliczać odsetki odrębnie dla każdego okresu.
Co jeśli strony transakcji nie określiły w umowie terminu zapłaty?
Jeśli strony transakcji nie określiły w umowie terminu zapłaty, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych zaczynają przysługiwać wierzycielowi po 30 dniach. Termin liczymy od dnia spełnienia przez wierzyciela świadczenia, aż do dnia uregulowania płatności przez dłużnika.
Czy można naliczać odsetki od odsetek?
Nie. W Polsce co do zasady obowiązuje zakaz naliczania odsetek od odsetek. Jest to tzw. zakaz anatocyzmu. Istnieją od niego oczywiście wyjątki (np. sytuacja, w której po powstaniu zaległości strony dojdą do porozumienia w zakresie doliczenia zaległych odsetek do sumy zadłużenia).
tags: #windykacja #jak #sie #rozliczac