Windykacja od firm: prowizja, koszty i kto je ponosi
Płynność finansowa osób prowadzących działalność gospodarczą zagrożona jest zwiększającą się liczbą dłużników. Aby się przed tym uchronić, przedsiębiorcy korzystają z pomocy profesjonalnych firm windykacyjnych, co wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Koszty windykacji to wszelkie wydatki, jakie przedsiębiorca ponosi w celu odzyskania swoich należności od kontrahenta. Mogą powstać zarówno na etapie przedsądowym, w trakcie działań sądowych, jak i podczas egzekucji komorniczej. Koszt windykacji jest natomiast poniesionym wydatkiem na działania zmierzające do odzyskania należności, niezależnie od tego, czy ostatecznie zakończyły się sukcesem.
Nieterminowe płatności to jedno z największych wyzwań, z jakimi mierzą się małe firmy. Utrata płynności finansowej z powodu zaległości kontrahentów może poważnie zaburzyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W takich sytuacjach coraz więcej właścicieli firm decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnych firm windykacyjnych. Ale ile właściwie kosztuje windykacja należności? Co składa się na te koszty i kto je ponosi?
Windykacja to proces, który może obejmować kilka etapów - od polubownego dochodzenia należności, przez skierowanie sprawy na drogę sądową, aż po egzekucję komorniczą. Każdy z tych etapów wiąże się z określonymi kosztami, które zależą m.in. od skuteczności działań i przyjętego modelu rozliczeniowego.
Koszty windykacji w kosztach uzyskania przychodu
Zasady regulujące możliwość ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodu wynikają z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym artykułem kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie jako obligatoryjnie wykluczonych z możliwości określenia jako koszt (art. 23 ustawy o PIT). Możliwość uznania danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika, a dokładniej osiąganymi z niej przychodami. Związek przyczynowy pomiędzy wydatkiem a przychodem musi dążyć do uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła pozyskania.
Koszty windykacji ciężko powiązać z konkretnym przychodem, jednak, co nie podlega wątpliwości, ich poniesienie niejednokrotnie pozwala zabezpieczyć przedsiębiorcę przed utratą płynności finansowej - fizycznego otrzymania zapłaty.
Liczne orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz interpretacje podatkowe jasno wskazują, że koszty windykacji, prowadzonej samodzielnie czy w formie zlecenia zewnętrznego, są kosztem uzyskania przychodu. Co więcej, kosztem mogą być także koszty windykacji, która nie była skuteczna, ale pod warunkiem, że działania windykacyjne były w pełni uzasadnione.
W orzecznictwie początkowo panowała rozbieżność poglądów, którą wyjaśniło pismo Ministerstwa Finansów z dnia 11 marca 2004 r. (sygnatura PB3-530/8214-56/HR/04) przychylające się do linii orzecznictwa zaprezentowanej w wyroku NSA z dnia 15 października 1998 r. (I SA/Po 173/98), który uznał, że "wydatki związane z windykacją należności podatnika są kosztami uzyskania przychodów także wtedy, gdy windykację prowadził inny podmiot niż komornik sądowy." Stanowiska do dnia dzisiejszego nie uległy zmianie.
Zgodnie z ustawami o podatkach dochodowych (PIT i CIT), koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w katalogu negatywnym. Koszty windykacji się tam nie znajdują, co oznacza, że mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. W praktyce organy podatkowe potwierdzają, że koszty usług firm windykacyjnych, opłaty sądowe i koszty komornicze stanowią koszty podatkowe, jeśli spełniają powyższe kryteria.
Mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu prowizję zapłaconą prywatnej firmie windykacyjnej. Stosownie do treści art. 15 ust. 1 updop kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Dla uznania zatem, że określony wydatek stanowi koszt podatkowy w rozumieniu tej ustawy, niezbędne jest łączne wystąpienie dwóch zasadniczych przesłanek.
Kto ponosi koszty windykacji?
Zastanawiasz się, kto ponosi koszty windykacji Twojego długu? Co do zasady, obciążają one dłużnika. Wynika to zazwyczaj z samych umów kredytów czy pożyczek zawieranych przez konsumentów z bankami i firmami pożyczkowymi. Jednakże, na etapie przedsądowym, wysokość i zasadność niektórych kosztów windykacyjnych mogą budzić wątpliwości.
Jeśli sprawa o zapłatę trafi do sądu, koszty windykacji stają się częścią kosztów procesu. Sąd niemal zawsze obciąża kosztami procesu stronę przegraną. Dlatego, jeśli nie zgadzasz się z roszczeniem wierzyciela lub wysokością długu, nie powinieneś biernie czekać na wyrok. Twoją podstawową linią obrony jest aktywne uczestnictwo w postępowaniu sądowym.
Proces windykacji, czyli odzyskiwania należności, może generować różne rodzaje kosztów. Warto je znać, aby zrozumieć, skąd biorą się dodatkowe opłaty doliczane do Twojego długu. Na etapie przedsądowym wierzyciel może naliczać koszty wezwań do zapłaty, wysyłanych listownie lub drogą elektroniczną. Kolejnym etapem może być windykacja telefoniczna, prowadzona przez pracowników wierzyciela lub zewnętrzną firmę windykacyjną. Koszty tej formy kontaktu zazwyczaj nie są bezpośrednio przenoszone na dłużnika, ale mogą być wkalkulowane w ogólne koszty działalności windykatora. W przypadku skierowania sprawy do sądu pojawiają się koszty sądowe, takie jak opłata od pozwu, opłata za czynności komornicze w postępowaniu zabezpieczającym i inne. Jeśli sprawa trafi do egzekucji komorniczej, doliczane są koszty egzekucyjne, które regulowane są przez przepisy ustawy o kosztach komorniczych.
Rodzaje kosztów windykacji
- Opłaty administracyjne za podejmowane działania windykacyjne, a więc np. koszty korespondencji, rozmów telefonicznych, jazdy do dłużnika.
- Opłaty sądowe, takie jak wpis sądowy (opłata od wniesienia pozwu, której wysokość zależy od wielkości roszczenia), koszty zastępstwa procesowego (wynagrodzenie radcy prawnego lub adwokata).
- Koszty komornicze, które obejmują opłatę egzekucyjną (3% lub 5% wartości długu, w zależności od sytuacji) oraz inne koszty związane z czynnościami komornika.
- Prowizja dla firmy windykacyjnej - najpopularniejszy model rozliczeniowy, gdzie firma otrzymuje wynagrodzenie dopiero wtedy, gdy odzyska pieniądze.
W większości przypadków środki na zapłatę wpisu sądowego i koszty adwokackie wykłada wierzyciel, czyli firma zlecająca windykację. Niektóre firmy windykacyjne dzielą się kosztami windykacji sądowej z klientem.
Prowizja dla firmy windykacyjnej jako koszt uzyskania przychodu
Kwestią poboczną jest sposób ustalenia wynagrodzenia. W praktyce w przypadku usług windykacji wynagrodzenie dla firmy windykacyjnej stanowi prowizja, która jest określoną częścią ściągniętej należności. Prowizja pobrana przez firmę windykacyjną od wyegzekwowanych należności również może być kosztem uzyskania przychodu.
Wśród klientów firm windykacyjnych panuje błędne przekonanie, że wynagrodzenie prowizyjne firmy windykacyjnej zawsze poniesie dłużnik. W tym błędzie utrzymują klientów same firmy windykacyjne reklamując swoje usługi jako bezpłatne. Prezentowany mechanizm umożliwiający darmową windykację jest prosty w swoich założeniach. Firma windykacyjna nalicza klientowi prowizję za dług, który pomogła odzyskać, i wystawia fakturę. Klient jest obciążany prowizją, a następnie składa do sądu pozew przeciwko swojemu dłużnikowi o zwrot tej prowizji. Sama faktura od firmy windykacyjnej ma w założeniu wystarczyć, aby sąd zobowiązał dłużnika do poniesienia wszystkich kosztów windykacji. Mechanizm ten jest oparty na art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Firmy windykacyjne nadużywają tego mechanizmu, aby maksymalizować swoje zyski. Prowizje sięgające nawet wielu tysięcy złotych naliczane są w całkowitym oderwaniu od kosztów podjętych czynności. Dla przykładu klient wiodącej firmy windykacyjnej został obciążony prowizją 8646,82 zł. Następnie przegrał sprawę o zapłatę przez dłużnika tej prowizji, gdyż jedyną czynnością tej firmy, jaką był w stanie udowodnić, było wysłanie jednego wezwania do zapłaty (wyrok z dnia 9 marca 2016 r. Sądu Okręgowego w Łodzi, sygn. akt XIII Ga 397/16). W analogicznej sprawie wysłanie przez firmę windykacyjną jednego wezwania do zapłaty nie wystarczyło do zasądzenia zwrotu prowizji 2460 zł (wyrok z dnia 11 marca 2016 r. Sądu Rejonowego dla Wrocławia - Fabrycznej, sygn. akt IV GC 355/15).
Z wymienionych wyroków wynika, że dla zasądzenia zwrotu kosztów windykacji ponad równowartość kwoty 40 euro nie wystarcza samo przedstawienie faktury wystawionej przez firmę windykacyjną. Nawet jeżeli prowizja firmy windykacyjnej wynika z umowy zawartej z klientem i klient faktycznie ją poniósł, to sąd może odmówić jej zasądzenia. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 10 ust. 2 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wierzyciel może się domagać zwrotu kosztów windykacji jedynie “w uzasadnionej wysokości”. Oznacza to, że sądy nie uwzględniają wygórowanych prowizji firm windykacyjnych, naliczanych w sposób dowolny i nieadekwatny do wartości rynkowej wykonanych czynności.
Wymienione wyroki stanowią tylko część dominującej obecnie linii orzeczniczej. W świetle tego stanowiska zwrot prowizji firmy windykacyjnej jest co najmniej niepewny. Firma windykacyjna powinna wykonać czynności uzasadniające naliczenie klientowi prowizji. Prowizja nie powinna być wyższa niż wartość rynkowa tych czynności. Następnie firma windykacyjna powinna udostępnić klientowi dowody wykonanych czynności, aby ten mógł przedstawić je przed sądem. Dopiero dopełnienie tych warunków pozwala zagwarantować klientom windykację na koszt dłużnika.
Aby odzyskać dług wierzyciel nie musi korzystać z ofert firm windykacyjnych i ryzykować poniesienia wygórowanej prowizji. Nie. Firma windykacyjna nie może powiększać sumy zadłużenia o koszty prowadzonych czynności windykacyjnych. Nałożenie na konsumenta-dłużnika obowiązku zapłaty za nie, np. obciążanie go kosztami przejazdu windykatorów, jest pozbawione podstawy prawnej.
Nie mów tego windykatorowi. Jedno słowo i uznajesz dług!
Jak udokumentować koszty windykacji?
Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem są koszty windykacji. Księgowanie ich w taki sposób, aby było zgodne z przepisami i jednocześnie bezpieczne podatkowo to postawa. Dokumentacja jest kluczem do prawidłowego rozliczenia. Księgowy powinien zadbać, by wszystkie poniesione wydatki były potwierdzone odpowiednimi dowodami.
- Faktury i rachunki - od firm windykacyjnych, kancelarii prawnych czy innych podmiotów.
- Postanowienia i decyzje sądowe lub komornicze - np. nakazy zapłaty, wyroki, postanowienia o wszczęciu egzekucji.
- Nota księgowa na kwotę 40 euro (NK40) to dokument finansowy, który wierzyciel ma prawo wystawić dłużnikowi już od momentu, gdy powstaje prawo do naliczania odsetek ustawowych.
Nie należy zapominać o prawidłowej archiwizacji. Tylko pełna i spójna dokumentacja pozwala bezpiecznie ująć koszty windykacji w ewidencji i obronić je w razie kontroli.
Tak, przepisy przewidują możliwość odzyskania od dłużnika części kosztów. Kodeks cywilny zakłada, że strona przegrywająca proces ponosi koszty postępowania. Dodatkowo ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi prawo do ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od kwoty długu i wynosi równowartość 40 euro, 70 euro lub 100 euro.
Na tym etapie łatwo o błąd, dlatego księgowy powinien zachować wyjątkową uważność. Koszty windykacji można księgować jako koszty uzyskania przychodu, o ile są racjonalne, gospodarczo uzasadnione i odpowiednio udokumentowane. Wierzyciel ma prawo odzyskać część kosztów od dłużnika, zarówno w formie ryczałtu, jak i zwrotu rzeczywistych wydatków.
Czy można negocjować koszty windykacji?
Proces windykacji i postępowanie sądowe mogą być skomplikowane i stresujące dla osoby bez wiedzy prawniczej. Instytucje finansowe i firmy windykacyjne często dysponują rozbudowanymi działami prawnymi i doskonale znają techniki dochodzenia roszczeń. Najlepszym rozwiązaniem, aby skutecznie bronić się przed nieuzasadnionymi kosztami windykacji i zwiększyć swoje szanse na korzystne rozstrzygnięcie sprawy, jest skorzystanie z pomocy profesjonalnej kancelarii oddłużeniowej.
Nie czekaj, aż koszty windykacji niekontrolowanie wzrosną, a sprawa trafi do egzekucji komorniczej. Skontaktuj się z doświadczoną kancelarią oddłużeniową jak najszybciej. Profesjonalna pomoc prawna to inwestycja w Twoją przyszłość finansową i spokój ducha.
Jeśli przegrasz sprawę w pierwszej instancji, masz prawo wnieść apelację do sądu drugiej instancji. Nie rezygnuj z możliwości odwołania, jeśli uważasz, że wyrok jest niesprawiedliwy lub zawiera błędy.
| Etap windykacji | Rodzaj kosztów | Kto ponosi? |
|---|---|---|
| Przedsądowy | Opłaty administracyjne (wezwania, korespondencja) | Zazwyczaj wierzyciel, może być przerzucony na dłużnika |
| Sądowy | Opłata od pozwu, koszty zastępstwa procesowego | Zazwyczaj wierzyciel, strona przegrywająca |
| Egzekucyjny (komorniczy) | Opłata egzekucyjna, inne koszty komornicze | Zazwyczaj dłużnik, strona przegrywająca |
| Usługi firmy windykacyjnej | Prowizja od odzyskanej kwoty | Zależy od umowy z wierzycielem (może być przerzucona na dłużnika) |
tags: #windykacja #od #firm #kogo #obciazyc #prowizja