Windykacja w wspólnocie mieszkaniowej: podstawy prawne i praktyczne aspekty
Nieterminowe regulowanie opłat przez właścicieli lokali to jeden z największych problemów, z jakimi mierzą się wspólnoty mieszkaniowe. W takich sytuacjach kluczowe jest szybkie podjęcie działań windykacyjnych, które pozwolą na skuteczne odzyskanie należności. Proces ten wymaga jednak znajomości przepisów oraz konsekwentnego działania.
Problem braku regulowania należności związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej należy do powszechnych, aż do tego stopnia, że trudno znaleźć wspólnotę mieszkaniową, w której problem ten nie występuje. Pomimo powszechności problemu, są wspólnoty mieszkaniowe, które zupełnie nie radzą sobie z egzekwowaniem dyscypliny finansowej wśród mieszkańców, ale są również takie, które dyscyplinę finansową egzekwują na najwyższym poziomie. Poważne zadłużenie mieszkańców nie pojawia się z dnia na dzień. Często trwa to kilka miesięcy, a w skrajnych przypadkach narastanie zadłużenia mierzyć można w latach. Dlatego już po pojawieniu się pierwszego nawet niewielkiego zadłużenia warto wystosować monit, a przy jego bezskuteczności, przedsądowe wezwanie do zapłaty. Tymczasem zaległości wobec wspólnoty to problem dla wszystkich jej członków. W przypadku dużej ilości tego typu sytuacji może to również spowodować np. istotną kwestią, którą idealnie należałoby wykonać już na samym początku funkcjonowania wspólnoty, jest wprowadzenie do regulaminu wspólnoty odpowiednich zapisów precyzujących procedurę windykacji jej członków.
Zgodnie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1048), właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, jest obowiązany utrzymywać swój lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, korzystać z niej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych współwłaścicieli oraz współdziałać z nimi w ochronie wspólnego dobra. Stosownie zaś do art. 15 ust. 1 UWL, właścicieli lokali tworzący wspólnotę mieszkaniową zobowiązani są do uiszczania zaliczek z tytułu kosztów zarządu w formie bieżących opłat płatnych z góry, do dnia 10 każdego miesiąca. Jeżeli zatem wspólnota nie podjęła uchwały, na podstawie której ustalono wiążący właścicieli lokali inny termin do upływu którego członkowie wspólnoty zobowiązani zostali do wnoszenia powyższych opłat, miesięczne zaliczki stają się wymagalne począwszy od 11-tego dnia każdego miesiąca.
Wspólnota mieszkaniowa to struktura organizacyjna, którą tworzy ogół właścicieli lokali w ramach danej nieruchomości. Zadaniem wspólnoty mieszkaniowej jest umożliwienie efektywnego zarządzania nieruchomością wspólną. Jej zakres obowiązków obejmuje działania mające na celu utrzymanie wartości wspólnej własności oraz zapewnienie bezpiecznego korzystania z niej. W wielu przypadkach wymaga to poniesienia określonych kosztów. Co, jeżeli członek wspólnoty nie płaci uchwalonych opłat?
W sytuacji, gdy właściciel lokalu nie płaci zobowiązań, zarząd wspólnoty ma prawo podjąć odpowiednie kroki windykacyjne. Pierwszym ruchem wspólnoty mieszkaniowej powinno być wystosowanie pisma z upomnieniem oraz wyznaczeniem ostatecznego terminu polubownego załatwienia sprawy. Podjęcie takiej próby jest konieczne przed wszczęciem postępowania sądowego. Praktyka pokazuje, że od upomnienia wystosowanego bezpośrednio ze strony wspólnoty znacznie skuteczniejsze może być wezwanie do zapłaty przygotowane przez kancelarię prawną. Pisemnego potwierdzenia długu czy ustalenia nowego harmonogramu płatności (który znacznie może uprościć późniejsze dochodzenie wierzytelności na etapie sądowym.
Podstawy prawne windykacji
Odpowiadając na pytanie, czy wytoczenie takiego powództwa stanowi czynność zwykłego zarządu, którą zarząd wspólnoty może wykonać samodzielnie (art. 22 ust. 1 UWL), w tym również samodzielnie ustanowić profesjonalnego pełnomocnika do prowadzenia sprawy, czy też czynność taka zakwalifikowana winna zostać jednak jako czynność przekraczająca zwykły zarząd, wyjść należy od wskazania, iż - zarówno w tzw. „małej”, jak też „dużej” wspólnocie mieszkaniowej - zarząd nieruchomością wspólną polega zarówno na dokonywaniu czynności faktycznych (np. inwestycje, remonty), jak też prawnych (np. wynajęcie, wydzierżawienie części nieruchomości wspólnej) oraz procesowych (np. wniesienie pozwu do sądu). Według dominującego przy tym poglądu, czynności zwykłego zarządu to takie, które mają na celu załatwienie bieżących spraw związanych z eksploatacją rzeczy i utrzymaniem jej w stanie niepogorszonym w ramach aktualnego jej przeznaczenia. Należą do nich w szczególności zatem: bieżące administrowanie nieruchomością wspólną, wynajmowanie lokali, pobieranie czynszu, instalacja kanalizacji oraz odnowienie elewacji budynku.
Na powyższym tle, tak w doktrynie, jak i orzecznictwie zgodnie przyjmuje się, iż wytoczenie powództwa o zapłatę zaległych opłat należnych od właściciela lokalu we wspólnocie mieszkaniowej stanowi czynność zwykłego zarządu (vide: wyr. SA w Warszawie z 5.9.2019 r., I ACa 1751/17). Powyższa kwestia rozstrzygnięta została już uchwałą SN z 18.10.2013 r. (III CZP 42/13), w której SN wyraźnie wskazał, iż wystąpienie przez wspólnotę mieszkaniową z pozwem przeciwko członkowi tej wspólnoty o zapłatę sumy pieniężnej z tytułu obciążających takiego członka kosztów na rzecz wspólnoty, stanowi czynność zwykłego zarządu w rozumieniu art. 22 ust. Jednocześnie, za czynność zwykłego zarządu uznać również należy ustanowienie pełnomocnika sądowego w takiej sprawie (vide: wyr.
Ustawa o własności lokali daje możliwość dochodzenia wspólnocie reprezentowanej przez zarząd roszczeń w postępowaniu sądowym w trybie upominawczym bez względu na wysokość zadłużenia. To dosyć istotna informacja. Szczególnie w przypadku średnich i dużych wspólnot, które posiadają wielu dłużników o stosunkowo niskim zadłużeniu. Pojedyncze przypadki nie są problemem, jednak jeśli zsumujemy zadłużenie, okazuje się iż stanowi ono pokaźną kwotę, które np. wpływa na niemożność przeprowadzenia niezbędnych remontów.
Nasi eksperci mogą Państwa wesprzeć na każdym etapie procesu- zarówno w efektywnej windykacji polubownej, jak i w sprawie sądowej czy nawet analizie możliwości przy egzekucji komorniczej. Ponadto, doradzamy także w przymusowej sprzedaży lokalu z wniosku wspólnoty mieszkaniowej, co jest jednym z najbardziej radykalnych kroków wobec dłużnika zalegającego z opłatami.
Etapy windykacji należności
Jeżeli jednak pomimo pisemnych upomnień dłużnik nie zdecydował się uregulować należności, konieczne może być wszczęcie windykacji sądowej. Ten rodzaj windykacji jest jednak znacznie bardziej skomplikowany oraz bardziej czasochłonny. Wszczęcie procesu sądowego wymaga złożenia pozwu kompletnego pod względem formalnym oraz merytorycznym. W pozwie wierzyciel powinien wskazać wszystkie dowody, dokumenty oraz okoliczności. Ponadto, wierzyciel musi także wybrać rodzaj postępowania- np. pomiędzy elektronicznym postępowaniem upominawczym, a postępowaniem upominawczym uproszczonym, czy postępowaniem nakazowym. W sprawach przeciwko dłużnikom wspólnot mieszkaniowych dobrze jest zadbać o prawidłowe wnioski- np. o zabezpieczenie roszczenia polegające na zakazie zbycia nieruchomości czy wpisie hipoteki przymusowej.
W praktyce mnogość meandrów procesu cywilnego przesądza o tym, że wspólnota mieszkaniowa powierza reprezentację i zastępstwo procesowe na rzecz profesjonalnego pełnomocnika. Brak wniesienia pisma w terminie pomimo zobowiązania czy brak uczestnictwa na rozprawie może bowiem przesądzić o umorzeniu postępowania czy nawet o wydaniu merytorycznego orzeczenia kończącego postępowanie. Na samym końcu należy wskazać, że w niektórych sytuacjach możliwa jest windykacja na koszt dłużnika, polegająca chociażby na zasądzeniu kosztów procesu i kosztów zastępstwa procesowego. W tym zakresie konieczne jest również złożenie wniosków w odpowiednim czasie- brak wniosku o zwrot kosztów będzie skutkował brakiem zasądzenia od dłużnika poniesionych wydatków.
Po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty staje się on tytułem wykonawczym uprawniającym do windykacji komorniczej. W tym momencie kwestia odzyskania zadłużenia przechodzi do wybranego komornika, który rozpoczyna procedurę odzyskania środków zgodnie z nakazem zapłaty. Warto zaznaczyć, iż w przypadku bezskutecznej egzekucji, w sytuacji, gdy jedynym majątkiem dłużnika jest jego mieszkanie, wspólnota ma prawo zażądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji. Środki uzyskane ze sprzedaży są przeznaczone na spłatę zobowiązania.
Polubowna windykacja
Pierwszym krokiem jest ustalenie, kto jest właścicielem lokalu. Wspólnota powinna upewnić się, że posiada aktualne dane dłużnika, ponieważ w przypadku sprzedaży nieruchomości obowiązek uregulowania długu może spoczywać na nowym właścicielu. Po potwierdzeniu tożsamości dłużnika można przejść do działań windykacyjnych. Pierwszym formalnym krokiem windykacji jest wysłanie wezwania do zapłaty. Dokument ten informuje dłużnika o wysokości zadłużenia oraz konsekwencjach dalszej zwłoki. Czasami już samo otrzymanie pisma mobilizuje właściciela lokalu do uregulowania należności. Jeśli jednak brak jest reakcji, wspólnota może przejść do kolejnych działań.
W przypadku dłużników, którzy deklarują chęć spłaty, warto rozważyć zawarcie ugody. Możliwość rozłożenia płatności na raty lub ustalenia dogodnego terminu może być skutecznym rozwiązaniem, szczególnie gdy zadłużenie nie jest wysokie.
Windykacja sądowa
Jeżeli zatem wspólnota nie podjęła uchwały, na podstawie której ustalono wiążący właścicieli lokali inny termin do upływu którego członkowie wspólnoty zobowiązani zostali do wnoszenia powyższych opłat, miesięczne zaliczki stają się wymagalne począwszy od 11-tego dnia każdego miesiąca. Aby wnieść skuteczny oraz szybko procedowany pozew, powód powinien mieć przede wszystkim przygotowane dane zadłużonego mieszkania. Szczególnym problemem jest to, że wielu dłużników nie zamieszkuje w lokalach składających się na wspólnotę. Wówczas brak prowadzenia aktualnej ewidencji z adresami do doręczeń powoduje koniczność wykonywania doręczeń komorniczych, jeśli pozew nie został odebrany, co wydłuża postępowanie o wiele miesięcy. W naszej praktyce, odsetek dłużników, którzy wchodzą w aktywny spór sądowy, jest niewielki, z tego też względu idealnym rozwiązaniem jest dochodzenie roszczeń w elektronicznym postępowaniu upominawczym (tzw. „EPU”). Znając adres zamieszkania dłużnika oraz numer PESEL, a także przygotowując nie budzący jakichkolwiek wątpliwości pozew, można otrzymać nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi nawet w kilkanaście dni. Oprócz znaczącej szybkości warto zaznaczyć, że korzystanie z EPU znacząco zmniejsza koszty windykacji. W szczególności wspólnota mieszkaniowa -w miejsce pełnej opłaty sądowej - ponosi jedynie jej czwartą cześć (czyli faktycznie 1,25% wartości dochodzonego roszczenia).
Rozważyć można złożenie powództwa w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Ten specyficzny rodzaj dochodzenia roszczeń odznacza się wymierną zaletą - opłata sądowa od pozwu wynosi zaledwie 1,25 % wartości przedmiotu sporu. Co do zasady postępowanie to jest też szybsze niż „tradycyjne”. W elektronicznym postępowaniu upominawczym mamy do czynienia z tzw. fikcją doręczenia. Jest to sytuacja w której sąd doręcza pozwanemu nakaz zapłaty a ten nie odbiera go pomimo awizacji. Wówczas, jeśli adres pozwanego wskazany w pozwie pokrywa się z adresem w bazie PESEL nakaz zapłaty zostaje uznany za doręczony. Skutkiem „fikcji doręczenia” jest zazwyczaj niemożność pozwanego do złożenia sprzeciwu a zatem nakaz uprawomocni się i będzie można wszcząć postępowanie egzekucyjne. Ww. zaleta jest jednocześnie wadą tego postępowania. Kolejną możliwością jest postępowanie upominawcze, w którym również możemy uzyskać nakaz zapłaty. W postępowaniu upominawczym składa się pozew do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania dłużnika (zazwyczaj adres jego lokalu). Opłata sądowa jest uiszczana na podstawie przepisów ogólnych o kosztach sądowych. Będzie ona wyższa niż w postępowaniu elektronicznym. Jednakże, jeśli doręczenie nakazu zapłaty będzie nieskuteczne postępowanie takie nie zostanie umorzone. Powód zostanie wezwany przez Sąd do doręczenia nakazu zapłaty pozwanemu za pośrednictwem komornika. W przypadku skutecznego doręczenia dłużnik ma 14 dni na złożenie sprzeciwu od nakazu zapłaty.
Egzekucja komornicza
Jeżeli dłużnik nadal nie ureguluje należności, konieczne jest wszczęcie egzekucji. Sporządzenie wniosku o wszczęcie egzekucji i zastępstwo procesowe w postępowaniu egzekucyjnym to wynagrodzenie równe wynagrodzeniu minimalnemu zgodnym z postanowieniem komornika o kosztach zastępstwa procesowego w postępowaniu egzekucyjnym zgodnym ze stawkamiminimalnymi wynikającymi z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych z dnia 22 października 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1804).
W przypadku bezskutecznej egzekucji, w sytuacji, gdy jedynym majątkiem dłużnika jest jego mieszkanie, wspólnota ma prawo zażądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji. Środki uzyskane ze sprzedaży są przeznaczone na spłatę zobowiązania. Zgodnie z doktryną, ważna jest tu nie tyle wartość zadłużenia, ale przede wszystkim długość okresu, w jakim dług powstał. Powództwo z art. 16 u.w.l. jest zatem radykalnym instrumentem prawnym- który nie powinien być nadużywany. wspólnoty zazwyczaj decydują się na ustanowienie pełnomocnika- którym może być w szczególności radca prawny lub adwokat. Znacząco ułatwia to cały proces oraz “zdejmuje” z członków wspólnoty czy dotychczasowego zarządcy konieczność podejmowania skomplikowanych czynności prawnych.
Koszty windykacji
Całkowity koszt windykacji zależy od etapu postępowania oraz wysokości długu. Warto pamiętać, że do kosztów windykacji dochodzą również opłaty sądowe oraz skarbowe, których wysokość jest uzależniona od wartości roszczenia. Dobrą praktyką jest ocena opłacalności postępowania na każdym etapie. W niektórych przypadkach korzystne może być wcześniejsze zawarcie ugody, zamiast kierowania sprawy do sądu i ponoszenia dodatkowych kosztów.
Koszt sporządzenia i wysłania wezwania do zapłaty wynosi 184,50 zł brutto. Koszt przygotowania ugody wynosi 50% minimalnej stawki plus VAT. Koszt kancelarii za doradztwo prawne i negocjacje polubowne (podpisanie ugody pozasądowej) przy wartość sprawy: do 5000 zł = 553,50 zł, powyżej 5000 zł do 10 000 zł = 1107 zł, powyżej 10 000 zł do 50 000 zł = 2214 zł, powyżej 50 000 zł do 200 000 zł = 3321 zł.
Sporządzenie i wysłanie pozwu o zapłatę to koszt równy minimalnej stawce plus VAT. Koszt kancelarii za sporządzenie pozwu i zastępstwo procesowe w postępowaniu o zapłatę wynagrodzenia kancelarii przy roszczeniach nieprzedawnionych oraz ze znanym adresem dłużnika przy wartość sprawy: do 5000 zł = 1107 zł, powyżej 5000 zł do 10 000 zł = 2214 zł, powyżej 10 000 zł do 50 000 zł = 4428 zł, powyżej 50 000 zł do 200 000 zł = 6642 zł. Koszt kancelarii za sporządzenie pozwu i zastępstwo procesowe w postępowaniu o zapłatę wynagrodzenie kancelarii przy roszczeniach przedawnionych lub nieustalonymi adresami (dotyczy głównie potencjalnych spadkobierców) przy wartość sprawy: powyżej 5000 zł do 10 000 zł - 4428 zł, powyżej 10 000 zł do 50 000 zł - 6642, powyżej 50 000 zł do 200 000 zł - 8856 zł. Koszt kancelarii sporządzenia wniosku o stwierdzenie nabycia spadku i zastępstwo procesowe w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku wynosi: 2952 zł. Koszt kancelarii sporządzenia odpowiedzi na pozew i zastępstwo procesowe w postępowaniu o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej to 4428 zł.
Koszt jej sporządzenia i wysłania wynosi 120 zł. Sporządzenie wniosku o wszczęcie egzekucji i zastępstwo procesowe w postępowaniu egzekucyjnym to wynagrodzenie równe wynagrodzeniu minimalnemu zgodnym z postanowieniem komornika o kosztach zastępstwa procesowego w postępowaniu egzekucyjnym zgodnym ze stawkamiminimalnymi wynikającymi z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych z dnia 22 października 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1804).
Koszt zastępstwa w postępowaniu i wpis hipoteki przymusowej to 442,80 złotych.
#Nieruchomości w Polsce- Bankructwo Wspólnoty Mieszkaniowej lub Spółdzielni Mieszkaniowej ?
Zapobieganie powstawaniu zaległości
Najskuteczniejszą windykacją jest ta, której nie trzeba prowadzić. Doświadczeni zarządcy stosują kilka praktycznych narzędzi prewencyjnych: Przejrzystość rozliczeń. Właściciele lokali regularnie informowani o stanie swojego konta i strukturze opłat rzadziej popadają w zaległości z nieświadomości. Systemy e-kartoteki, przez które każdy właściciel może sprawdzić saldo w dowolnym momencie, znacząco redukują liczbę przypadkowych opóźnień. Indywidualne podejście do trudnych sytuacji. Czasowa utrata płynności przez właściciela lokalu nie musi od razu oznaczać windykacji - rozłożenie zaległości na raty, negocjowane przez zarządcę, pozwala zachować dobre relacje i odzyskać należności bez kosztów sądowych. Szybka reakcja na pierwsze opóźnienia. Działamy zgodnie z zasadą, że każda zaległość wymaga reakcji, ale każda sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie - bo w relacjach z mieszkańcami liczy się nie tylko skuteczność, ale i kultura współpracy.
Masz pytania dotyczące windykacji w swojej wspólnocie lub szukasz zarządcy, który kompleksowo zadba o finanse nieruchomości? Skontaktuj się z nami.
tags: #windykacja #we #wspolnocie #mieszkaniowej #pytania