Potrącenie wierzytelności z karą umowną – kluczowe aspekty i praktyczne wskazówki

Potrącenie wierzytelności jest instytucją prawa cywilnego umożliwiającą wzajemne umorzenie zobowiązań pod warunkiem ich istnienia i wierzytelności. Zasady dokonywania potrąceń wierzytelności są określone w Kodeksie cywilnym (kc) - są to przesłanki ustawowe. Jednakże strony mogą w łączącej ich umowie cywilnoprawnej dokonać modyfikacji zasad dokonywania potrąceń wierzytelności wynikających z tego stosunku prawnego.

Sytuacja, w której inwestor (Generalny Wykonawca) musi zapłacić wynagrodzenie za wykonaną pracę, ale nie zawsze chce to zrobić, jest stara jak Kodeks Cywilny. Tenże inwestor (GW) ma zastrzeżenia co do tempa prac, przekraczania terminów lub niewłaściwego wykonania innych zobowiązań wykonawcy, z którymi połączona jest kara umowna. Jakich błędów powinien wystrzegać się Inwestor dokonując potrącenia? Jak prawidłowo dokonać potrącenia? Pozornie kwestia wydaje się dość oczywista, lecz nie zawsze i nie dla wszystkich taka była.

W dniu 5 listopada 2014 r. zapadła bardzo ważna dla uczestników inwestycji budowlanych uchwała Sądu Najwyższego wydana w sprawie o sygn. akt: III CZP 76/14 w przedmiocie warunku skutecznego potrącenia kary umownej, której termin zapłaty nie został przewidziany w umowie. Przesłanką podjęcia ww. uchwały było przedstawienie Sądowi Najwyższemu przez Sąd Apelacyjny zagadnienia prawnego „Czy warunkiem koniecznym dla skutecznego potrącenia wierzytelności z tytułu kary umownej, której termin spełnienia świadczenia nie został zastrzeżony (art. 498 § 1 kc) jest wcześniejsze wezwanie dłużnika do zapłaty tej kary (art. 455 kc)?”.

Ustawowe przesłanki potrącenia wierzytelności

Zgodnie z art. 498 Kodeksu cywilnego, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Ma ono moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.

Przepis art. 498 § 2 kc określa podstawowy skutek potrącenia, który polega na tym, że obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Jednakże dla uznania, że potrącenie wywołało skutek prawny w postaci wygaśnięcia (umorzenia) wzajemnych wierzytelności, nie wystarczy samo powoływanie się przez składających oświadczenie o potrąceniu na fakt przysługiwania mu wierzytelności przeznaczonej do potrącenia. Musi jeszcze zostać udowodnione istnienie tej wierzytelności.

Istota potrącenia polega na umorzeniu dwóch przeciwstawnych sobie wierzytelności w następstwie złożenia oświadczenia woli przez jednego wierzyciela drugiemu wierzycielowi. Potrącenie uchyla konieczność realnego wykonania przeciwstawnych zobowiązań, upraszcza obrót i ogranicza koszty. Mimo że żaden z wierzycieli nie otrzymuje efektywnego świadczenia dłużnika, każdy zostaje zwolniony ze swojego zobowiązania do wysokości wartości mniejszej. Potrącenie jest swoistym surogatem świadczenia, dzięki któremu dłużnik płaci swój dług i zwalnia się ze zobowiązania.

Dla ustalenia, że doszło do skutecznego złożenia oświadczenia o potrąceniu, a co za tym idzie umorzenia obu przedstawionych do potrącenia wierzytelności, konieczne jest łączne wystąpienie następujących przesłanek:

istnienie i wzajemność wierzytelności objętych oświadczeniem o potrąceniu w chwili składania tego oświadczenia;
jednorodzajowość ww. wierzytelności;
wymagalność wierzytelności;
zaskarżalność wierzytelności.

Kluczowa rola wymagalności wierzytelności z tytułu kary umownej

Rozstrzygając zagadnienie prawne, Sąd Najwyższy stwierdził, że wierzytelność jest wymagalna w rozumieniu art. 498 § 1 kc w terminie wynikającym z art. 455 kc, co oznacza, iż Sąd Najwyższy przyjął, że dla skutecznego potrącenia wierzytelności z tytułu kary umownej, której termin spełnienia świadczenia nie został zastrzeżony, konieczne jest uprzednie wezwanie dłużnika do zapłaty ww. kary umownej.

Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, dłużnik zobowiązania bezterminowego powinien spełnić świadczenie niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela do wykonania zobowiązania. Niezwłocznie nie znaczy natychmiast. Niemniej w orzecznictwie podkreśla się, że „niezwłoczność” nie powinna być zawsze, automatycznie i bezrefleksyjnie utożsamiana z konkretnym terminem.

Roszczenie z tytułu kary umownej jest co do zasady zobowiązaniem bezterminowym, dlatego też kara umowna będzie wymagalna dopiero po wezwaniu drugiej strony do jej zapłaty. Strona umowy, która chciałaby skorzystać z możliwości potrącenia, swoje oświadczenie o potrąceniu musi poprzedzić stosownym wezwaniem do zapłaty z zakreśleniem konkretnego terminu, w którym dłużnik ma dokonać zapłaty. Dopiero po upływie wskazanego w wezwaniu terminu możliwe będzie złożenie oświadczenia o potrąceniu. Oświadczenie o potrąceniu złożone bez wcześniejszego wezwania będzie więc nieskuteczne.

Bardzo powszechnym błędem w praktyce jest wyznaczanie terminu na zapłatę 3 dni lub wręcz 1 dzień. Taka presja czasu jest zupełnie niepotrzebna, niepraktyczna i może wręcz prowadzić do przegrania procesu sądowego.

Przedmiotowa uchwała zapadła na kanwie następującego stanu faktycznego: Powódka żądała zasądzenia od pozwanego należnego jej wynagrodzenia za dzieło, wykonane zgodnie z zawartą przez strony umową. Pozwany twierdził natomiast, że dochodzona wierzytelność powódki z tytułu wynagrodzenia za wykonane dzieło nie istnieje, bowiem uległa umorzeniu na skutek wcześniejszego potrącenia jej przez pozwanego z wierzytelnością przysługującą pozwanemu względem powódki z tytułu kar umownych naliczonych przez pozwanego na podstawie przedmiotowej umowy o dzieło. Istotnym jest przy tym, że w ww. umowie o dzieło nie został zastrzeżony termin zapłaty kar umownych, a pozwany nie wzywał powódki wcześniej, tj. przed złożeniem oświadczenia o potrąceniu, do zapłaty ww. kar umownych. Sąd I instancji uwzględnił powództwo. Z wyrokiem takim nie zgodził się pozwany i wniósł od niego apelację. Sąd apelacyjny rozpoznając przedmiotową sprawę powziął wątpliwość czy oświadczenie o potrąceniu złożone przez pozwanego było skuteczne wobec braku wcześniejszego wezwania powódki do zapłaty kar umownych, w związku z czym sąd ten zwrócił się do Sądu Najwyższego o rozstrzygnięcie opisanego powyżej zagadnienia prawnego.

W sprawie tej powódka domagała się zasądzenia od pozwanego kwoty 266.830,60 zł wynagrodzenia za wykonane prace. Pozwany zarzucił, że wierzytelność nie istnieje na skutek jej umorzenia przez potrącenie z jego wierzytelnością przekraczającą kwotę dochodzoną. Wskazał, że w piśmie skierowanym do powódki przed procesem, oświadczył, iż korzysta z prawa potrącenia wymieniając w tym piśmie przysługujące mu względem powódki wierzytelności, z tytułu kar umownych w kwocie 276.960,38 zł. Mimo takiego potrącenia wynagrodzenia z karą umowną Sąd uwzględnił powództwo i zasądził w całości wynagrodzenie. Sąd stwierdził, że wierzytelność pozwanego z tytułu kar umownych przedstawiona do potrącenia nie była wymagalna w dniu złożenia oświadczenia o potrąceniu. Nie mogło zatem dojść do wzajemnego umorzenia wierzytelności. Sąd przyjął, że wobec braku oznaczenia w umowie dokładnego terminu w jakim zapłata kary umownej ma nastąpić świadczenie to traktowane jest jako bezterminowe.

Infografika: Etapy potrącenia kary umownej

Błędy przy dokonywaniu potrącenia

W takim oświadczeniu konieczne jest precyzyjne określenie wierzytelności drugiej strony. To wskazanie najczęściej realizuje się przez podanie daty i numeru faktury VAT wystawionej przez wykonawcę, a obejmującej wynagrodzenie. UWAGA: ten wymóg brzmi banalnie lecz naprawdę jest bardzo ważny. Istotność tego wymogu zaczyna być wyraźnie widoczna, gdy po stronie składającego oświadczenie o potrąceniu kary umownej jak i po stronie wykonawcy występuje wiele różnych wierzytelności lub części wierzytelności z różnych tytułów. Jeżeli sąd z oświadczenia o potrąceniu nie wyczyta, która część wierzytelności potrącającego kompensuje się z którą dokładnie wierzytelnością Wykonawcy - wówczas na pewno nie uwzględni takiego potrącenia.

Bardzo częstym błędem i zazwyczaj niemiłym w skutkach jest zredagowanie oświadczenia o potrąceniu w taki sposób, że wymienia się kilka not obejmujących kary umowne z różnych tytułów i potrąca się te kilka różnych wierzytelności z kilkoma fakturami VAT. Zapewniam, że sąd nie będzie sobie wybierał, którą notę przyjąć do potrącenia z którą fakturą VAT. Żeby liczyć na sukces trzeba do swojego stanowisko procesowego dołączyć dokument w sposób niebudzący wątpliwości, precyzyjnie i czytelnie rozliczający ten problem.

Przy potrącaniu kar umownych z wynagrodzeniem, problem precyzji jest dodatkowo istotny z tego względu, że wysokość kary umownej w procesie sądowym może być zmiarkowana (zmniejszona) przez sąd.

Potrącenie umowne jako alternatywa

Powszechnie w doktrynie i judykaturze można wyróżnić potrącenie ustawowe i umowne nazywane niekiedy właśnie kompensatą. Ustawowe uregulowane jest w art. 498 i następnych kc, umowne zaś dochodzi do skutku na podstawie umowy stron.

Do potrącenia może zatem dojść na podstawie umowy zawartej między stronami, w której ustalą one zasady dokonania potrącenia wzajemnych wierzytelności. W umowie tej mogą być ustalone inne warunki umożliwiające dokonanie potrącenia, niż to wynika z art. 498 i następnych kc. Dopuszczalne jest także określenie przez strony daty skuteczności potrącenia - tzn., czy działa ono wstecz, czy też skuteczne jest od dnia zawarcia porozumienia w przedmiocie potrącenia między stronami.

Przy potrąceniu umownym nie jest wymagana ani zaskarżalność, ani też wymagalność świadczeń, dopuszczalne jest także potrącenie wierzytelności przyszłej. W przypadku potrącenia umownego art. 499 kc znajduje zastosowanie o tyle tylko, o ile strony nie ustaliły innego mechanizmu kompensacji wierzytelności.

Do potrącenia umownego dochodzi na podstawie umowy zawartej między stronami, w której ustalą one zasady dokonania potrącenia wzajemnych wierzytelności w przyszłości. W umowie tej mogą być ustalone inne warunki umożliwiające dokonanie potrącenia, niż to wynika z art. 498 i następnych kc. Zatem do potrącenia umownego, czyli kompensaty może dojść, gdy wierzytelności nie są wymagalne. Potrącenie umowne jest bowiem umową stron nieuregulowaną przepisami ustaw (nienazwaną), ewentualnie szczególnym rodzajem umowy, której celem jest modyfikacja sposobu wykonania istniejącego zobowiązania.

Przykład 1. ABC Sp. z o.o. zawarła umowę ze spółką CDE Sp. z o.o. o roboty drogowe. W postanowieniu umownym strony sformułowały: ABC Sp. z o.o. potrąci kary umowne z faktury bez konieczności wzywania wykonawcy CDE Sp. z o.o. do zapłaty. Czy w takim przypadku zastosowanie przepisów kodeksowych skutecznie zmodyfikowało instytucję potrącenia i uregulowania kodeksowe?

Łącząca strony umowa nie regulowała kwestii, czy dla osiągnięcia skutku w postaci umorzenia zobowiązań konieczne było złożenie oświadczeń woli w tym zakresie. W umowie tej w ogóle nie wyłączono dopuszczalności składania oświadczeń w przedmiocie kompensacji, nie określono również tym samym ich formy. Strony ustaliły jedynie, że faktura z tytułu wynagrodzenia ABC Sp. z o.o. będzie kompensowana z karami umownymi bez konieczności wzywania CDE Sp. z o.o. do zapłaty. Oznacza to, że strony ustaliły mechanizm działania kompensacji wierzytelności tylko częściowo, co zakładało konieczność złożenia odrębnych oświadczeń. Było to również konieczne ze względu na charakter wierzytelności przedstawionej do potrącenia, która w chwili zawierania umowy nie była co do wielkości określona. Skutek w postaci wygaśnięcia zobowiązania wymagał zatem złożenia określonego oświadczenia.

Wobec tego warunki dokonania umownego potrącenia muszą zostać określone w sposób precyzyjny. Nie jest wystarczającym wskazanie w ramach postanowień umownych sformułowania „ABC potrąci kary umowne z faktury bez konieczności wzywania wykonawcy CDE do zapłaty”. Z przedmiotowego postanowienia wynika jedynie, że strony wyłączyły konieczność wezwania dłużnika do zapłaty, aby wywołać skutek w postaci wymagalności wierzytelności przedstawionej do potrącenia.

Brak w umowie stron zgody CDE, czy też udzielonego ABC upoważnienia na potrącenie kar umownych poprzez samodzielne dokonywanie przez ABC operacji księgowych pomniejszających wierzytelności za wykonane prace, co skutkować mogłoby w relacjach stron potrąceniem z należnością pozwanej z tytułu kary umownej - bez konieczności składania odrębnego oświadczenia powoduje, że w tym zakresie konieczne jest odesłanie do postanowień kodeksowych regulujących instytucję potrącenia.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2007 roku (III CSK 106/07): „W przypadku kompensaty umownej przepis art. 499 kc znajduje zastosowanie tylko o tyle, o ile strony nie ustaliły innego mechanizmu kompensacji wierzytelności”.

Mając na uwadze powyższe, modyfikacja ustawowych zasad dokonywania potrąceń jest możliwa, jednakże strony muszą w umowie w sposób jasny określić, jak to potrącenie będzie uregulowane, w tym określić zasady składania oświadczeń w przedmiocie potrącenia.

Jak uniknąć kary za brak OC. Czy właściciel ma obowiązek zawarcia umowy OC?

Oświadczenie o potrąceniu ma dwa końce. To nie tylko radosna twórczość, nakierowana na eskalowanie napięć i wystraszenie kontrahenta. Wysłanie takiego oświadczenia powinno być przemyślane, skalkulowane i ocenione co do tego czy kara umowna w danej sytuacji w ogóle przysługuje, a jeżeli tak to czy zasługuje na miarkowanie. Inwestor (GW) powinien też rozważyć czy nie powinien wybrać innego, bardziej skutecznego narzędzia do zwalczania roszczenia o zapłatę wynagrodzenia - na przykład powołując się na wady. Wysłanie takiego oświadczenia o potrąceniu ma nieodwracalne skutki. Uznając roszczenie o wynagrodzenie inwestor (GW) ułatwia (zamiast utrudniać) Wykonawcy dochodzenie zapłaty wynagrodzenia za roboty budowlane. Co więcej takie oświadczenie gdy okaże się nieskuteczne przerwie bieg terminu przedawnienia o zapłatę wynagrodzenia za roboty budowlane.

Dlatego też w przypadku potrącania z wynagrodzenia kontrahenta kary umownej (to samo dotyczy również przysługującego od kontrahenta odszkodowania) znacznie bezpieczniej jest uwzględnić opisaną wyżej rygorystyczną wykładnię prezentowaną przez niektóre sądy i przed dokonaniem potrącenia skierować do kontrahenta osobne wezwanie, z zakreśleniem terminu do zapłaty kary umownej.