Windykacja: Jak Odzyskać Należności i Kiedy Wpłacić "Ile Się Da"?

Trudności z odzyskiwaniem długów to powszechny problem osób prowadzących działalność gospodarczą. Brak terminowych wpłat od naszych odbiorców za sprzedane towary czy usługi może przyczynić się do problemów z płynnością finansową. W razie gdy kontrahenci zalegają z płatnościami, warto przeprowadzić windykację długów w celu odzyskania swoich należności.

Windykacja to proces prawny lub pozaprawny mający na celu odzyskanie należności od dłużników. Może być prowadzona przez samych wierzycieli lub specjalistyczne firmy windykacyjne. Jej podstawowym celem jest skłonienie dłużnika do uregulowania zaległych płatności.

Na czym polega windykacja długów?

Windykacja jest ściśle związana z istnieniem długu. Dług powstaje wówczas, gdy kontrahent nie spłaca terminowo należności. Postępowanie windykacyjne jest wszczynane w momencie, gdy dłużnik nie spłaca swojego zobowiązania w wyznaczonym terminie i uporczywie uchyla się od jego uregulowania.

Windykacja to szereg działań prawnych i procesowych podejmowanych przez wierzyciela wobec dłużnika, mających na celu zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania, które zaciągnął u wierzyciela. Pożądanym skutkiem windykacji jest zatem możliwie najszybsze odzyskanie należnych płatności, które pozostają nadal nieuregulowane w chwili podjęcia działań zmierzających do odzyskania długu. W obrocie gospodarczym zazwyczaj mamy do czynienia z windykacją faktur za sprzedane towary bądź usługi, które nie zostały uregulowane w terminie.

Zobowiązanie i odsetki:

Jak wynika z art. 353 par. 1 Kodeksu cywilnego zobowiązanie polega na tym, że wierzyciel może żądać od dłużnika świadczenia, a dłużnik powinien świadczenie to spełnić. Z kolei art. 354 k.c. podkreśla, że dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. Z powyższego należy wnioskować, że wraz z momentem, gdy należność staje się wymagalna, powstaje dług, który dłużnik powinien uregulować.

Jeżeli dłużnik nie ureguluje swoich zobowiązań, wówczas wierzyciel może skorzystać ze środków, o których mowa w art. 481 k.c. Wskazują one sposób na uzyskanie rekompensaty za dłuższy czas oczekiwania na zapłatę. Najczęstszym narzędziem stosowanym względem nierzetelnych nabywców są odsetki. Co ważne, mają one charakter akcesoryjny - nie mogą istnieć w oderwaniu od głównej wierzytelności.

Art. 481 k.c.§ 1 Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.§ 2 Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Jednakże, gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.§ 3 W razie zwłoki dłużnika wierzyciel może nadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych.

Wierzyciel ma prawo (nie obowiązek!) naliczenia odsetek za zwłokę w spłacie zobowiązań. Szczególne regulacje dotyczące odsetek znajdują się w Ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, obowiązującej od dnia 28 kwietnia 2013 r.

Kiedy rozpocząć windykację długów?

Windykację długów można rozpocząć już od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. W obrocie gospodarczym zazwyczaj kroki windykacyjne podejmowane są po upływie 60 dni od momentu, w którym upłynął termin zapłaty. W zależności od okoliczności może się zdarzyć, że wskazane będzie wcześniejsze rozpoczęcie windykacji.

Windykację długów warto rozpocząć bez zbędnej zwłoki. Warto mieć na uwadze, że dłużnicy zalegający z płatnościami wobec wielu kontrahentów, zazwyczaj w pierwszej kolejności spłacają swoje zobowiązania wobec wierzycieli, którzy podjęli kroki windykacyjne. Możliwie szybkie rozpoczęcie windykacji długów daje większe szanse na zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania.

Istotna informacja na wstpie: zadłużenie występuje w momencie przekroczenia terminu zapadalności. W przypadku faktur VAT jest to równoznaczne z terminem płatności faktury (jeśli został podany na fakturze) lub może wynikać np. z zapisów umowy pomiędzy stronami. Jeśli wierzyciel wystawił fakturę 1 stycznia z terminem płatności 15 stycznia, z zadłużeniem mamy do czynienia 16 stycznia.

Wielu wierzycieli niestety zbyt długo zwlekając z rozpoczęciem działań windykacyjnych, zapomina, iż ich roszczenia wobec dłużnika mogą się przedawnić. Wbrew powszechnej opinii moment wystąpienia przedawnienia roszczenia w wielu sytuacjach może nie być aż tak odległy jak nam się wydaje. Dla dużej części roszczeń okres ten wynosi trzy lata. Jednak w części przypadków może wynosić dwa lub nawet okres jedynie jednego roku. Warto mieć to na uwadze planując strategię.

Rodzaje windykacji

Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje windykacji:

Windykacja polubowna - proponowanie działań mających na celu dobrowolne uregulowanie zobowiązania przez dłużnika, bez angażowania wymiaru sprawiedliwości.
Windykacja sądowa - jeśli windykacja polubowna nie przynosi efektów, jako wierzyciel możesz skierować sprawę do sądu.
Egzekucja komornicza - konsekwencją windykacji sądowej może być zajęcie przez komornika mienia dłużnika, celem zaspokojenia roszczeń finansowych.

Porównanie windykacji polubownej i sądowej

Windykacja polubowna

Proces windykacji długów rozpoczynamy od tzw. windykacji polubownej, stanowiącej pierwszy etap ubiegania się o spłatę długu. Warto podkreślić, że windykacji polubownej nie można pominąć, czynności podjęte w ramach windykacji polubownej muszą zostać podjęte przed skierowaniem sprawy do sądu. Kodeks cywilny wymaga, aby przed skierowaniem sprawy do sądu, złożyć dłużnikowi propozycję przedsądowego rozwiązania sprawy.

Art. 187 ust. 1 pkt 3:„Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”.

Kierując sprawę do sądu, należy zatem posiadać udokumentowane próby podjęcia polubownego rozwiązania konfliktu z dłużnikiem, zgromadzona dokumentacja stanowi dowód w razie gdy dojdzie do postępowania sądowego.

Windykacja polubowna polega głównie na podejmowaniu prób kontaktu z dłużnikiem i ustalenia z nim nowego terminu spłaty należności, a następnie monitorowania, czy kontrahent dotrzymuje nowych terminów płatności. W ramach windykacji polubownej wysyłane jest również wezwanie do zapłaty.

Pierwszym krokiem do odzyskania należnych Ci pieniędzy jest sięgnięcie po narzędzia windykacji polubownej. Dołóż wszelkich starań, aby sprawa została rozwiązana na drodze ugody. Dzięki temu unikniesz wielotygodniowej lub nawet wielomiesięcznej walki w sądzie. Polubowne załatwienie sprawy jest korzystne dla obu stron - wierzyciel zaoszczędza czas, a dłużnik otrzymuje bardziej komfortową propozycję spłaty, dostosowaną do jego możliwości finansowych. Mądra windykacja polubowna to najlepszy sposób na szybkie odzyskanie pieniędzy.

Wezwanie do zapłaty - pierwszy krok windykacji długów

Pierwszym krokiem dochodzenia zaległych należności jest wezwanie do zapłaty. Wysyłka wezwania do zapłaty może sprawić, że uda nam się uniknąć postępowania sądowego, które wiąże się nie tylko koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, ale także czasu. Wezwanie do zapłaty stanowi także wyraz zachowania dobrych obyczajów, w szczególności między przedsiębiorcami.

Co zrobić, aby wezwanie do zapłaty przyniosło zamierzony skutek?

Wezwanie do zapłaty musi zawierać następujące dane:

kompletne dane dłużnika i wierzyciela;
numer i datę wystawienia faktury będącej podstawą roszczenia;
termin płatności;
dokładną kwotę zadłużenia do uregulowania wraz z odsetkami;
numer konta do uregulowania płatności;
określenie sposobu i terminu zapłaty;
wskazanie ewentualnych sankcji, jakie zostały przewidziane w razie bierności dłużnika na otrzymane wezwanie;
podpis wierzyciela;
datę sporządzenia wezwania.

W sporządzonym wezwaniu do zapłaty wskazane jest wyznaczenie dłużnikowi dodatkowego terminu na uregulowanie zobowiązania pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową. Termin spłaty długu, wyznaczony przez wierzyciela jest dowolny, zazwyczaj wierzyciele stosują 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty. Warto także do wezwania dołączyć kopię faktury stanowiącej podstawę roszczenia.

Dłużnika należy poinformować o zamiarze podjęcia kolejnych kroków i konsekwencjach niespłacenia długu, w szczególności możemy zastosować następujące rozwiązania:

zaprzestanie dostaw towarów lub usług,
dalsze czynności windykacyjne,
doliczenie zryczałtowanych kosztów odzyskania należności - min. 40 euro,
wpis do rejestru dłużników,
sprzedaż długu na giełdzie długów,
przekazanie sprawy firmie windykacyjnej,
skierowanie sprawy do sądu.

Obecność w rejestrze dłużników implikuje trudności z uzyskaniem kredytów, pożyczek, a także podpisaniem umów na telefon, dostęp do internetu itp., co może być bardzo kłopotliwe dla dłużnika w razie gdy wierzyciel zdecyduje się na wpis do rejestru dłużników. Wszystkie wymienione czynności oczywiście będą zaniechane w razie uregulowania zobowiązania. Ważne, aby w piśmie zawrzeć jedynie kroki, jakie rzeczywiście zamierzamy podjąć w celu wyegzekwowania należności od dłużnika.

Konsekwencja wierzyciela jest niezwykle ważna. Podejmując kolejne kroki windykacji długów, dłużnik widzi, że ścieżka windykacji jest starannie realizowana i wierzyciel nie zamierza zaniechać dalszego postępowania. Dzięki temu dłużnik ma świadomość, że w razie niespłacenia zobowiązania, prawdopodobnie sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Konsekwencja w działaniach wierzyciela może zatem przyczynić się do osiągnięcia zamierzonego celu i odzyskania należności.

Warto poinformować również dłużnika o korzyściach spłaty zobowiązania. Sporządzając wezwanie do zapłaty, nie należy kierować się emocjami. Nie powinniśmy zatem straszyć dłużnika, a jedynie informować w sposób rzeczowy, krótki i treściwy o dalszych krokach, jakie zamierzamy podjąć i konsekwencjach czekających nierzetelnego kontrahenta.

Tak sporządzone wezwanie do zapłaty trzeba wysłać dłużnikowi w taki sposób, aby mieć dowód, że dłużnik je otrzymał, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Jeżeli dłużnik nie odpowie na żadne z dwóch wezwań do zapłaty, sprawę należy niezwłocznie przekazać do sądu. Czas jest tutaj niezwykle istotny, bowiem roszczenie może się przedawnić i stać się niewymagalne. Ważne! W przypadku przedawnionych długów zapłata choćby 1 zł przez dłużnika na poczet należności powoduje, że dług stanie się znowu wymagalny. Wówczas wierzyciel może znowu skutecznie ubiegać się o zwrot w granicach prawa.

Przedsiębiorca może zastosować również szereg innych przedsądowych środków dyscyplinujących dłużnika. W praktyce gospodarczej często stosowane są m.in. wpisy do rejestrów dłużników, sprzedaż wierzytelności na giełdach długów, czy też przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej.

Kolejnym równie dobrym rozwiązaniem jest rozmowa, która może okazać się przełomowa dla sprawy i doprowadzić do ugody lub umorzenia dotychczas istniejącego stosunku prawnego oraz zawiązania nowego - wyznaczając nowe terminy płatności należności lub dopuszczając możliwość rozłożenia płatności na raty itp.

Najmniej dotkliwym rozwiązaniem zastosowania środków przedsądowych może być pozbawienie kontrahenta rabatów lub wykluczenie z udziału w programie lojalnościowym.

Ważne! Wierzyciel powinien należycie dokumentować podjęte przez siebie działania zmierzające do odzyskania należności. Dowody te będą niezwykle ważne przy dochodzeniu zapłaty długu na drodze sądowej.

Windykacja sądowa

Kiedy próby odzyskania pieniędzy na drodze polubownej nie odnoszą skutku, wierzycielowi pozostaje windykacja sądowa. Oznacza to wniesienie pozwu do e-sądu, co rozpoczyna postępowanie. Jego zakończenie zależy przede wszystkim od podstawy prawnej dotyczącej zadłużenia. Podstawą do rozpoczęcia windykacji sądowej jest brak możliwości odzyskania należnych pieniędzy przez wierzyciela poprzez porozumienie z zalegającą z zapłatą osobą lub firmą.

Przed oficjalnym rozpoczęciem windykacji sądowej wierzyciel lub jego pełnomocnik zbiera dokumenty, które potrzebne są do rozpoczęcia sprawy. Mowa tu także o certyfikacie umożliwiającym złożenie podpisu elektronicznego. Koniecznie należy także ustalić dane pozwanego, czyli zadłużonej osoby lub firmy. Mimo że na etapie uproszczonego postępowania przed e-sądem nie trzeba dostarczać nawet dowodów, w formularzu wymagany jest ich opis.

W przypadku długów, co do których nie ma wątpliwości, podstawową drogą windykacji sądowej jest Elektroniczne Postępowanie Upominawcze. Toczy się ono przed tak zwanym e-sądem. Oprócz danych obu stron oraz opisu podstawy roszczeń na tym etapie należy uiścić opłatę sądową. Jej koszty mogą zostać przerzucone ostatecznie na pozwanego (czyli zadłużoną osobę lub firmę). Wysokość opłaty zależy od wartości przedmiotu sporu i wynosi 1,25% kwoty, której domaga się od pozwanego wierzyciel. Po złożeniu podpisu elektronicznego oraz odebraniu płatności rozpoczyna się właściwe postępowanie.

E-sąd orzekający w EPU to inaczej VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin - Zachód w Lublinie. Jego pracownicy zostali oddelegowani do rozpatrywania spraw z całego kraju związanych wyłącznie z zaległymi należnościami. Roszczenie nie może być przedawnione, a na jego istnienie powinno istnieć potwierdzenie, którym często jest np. umowa lub faktura. Rozpoznanie sprawy następuje na posiedzeniu niejawnym. Teoretycznie może nastąpić nawet 48 godzin po złożeniu pozwu, ale w praktyce na decyzję trzeba czekać kilka tygodni. Do chwili otrzymania nakazu zapłaty pozwany nie wie zazwyczaj, że w e-sądzie toczy się postępowanie w jego sprawie.

Jeżeli zadłużony nie jest w stanie udowodnić, że roszczenia wierzyciela są bezzasadne, otrzymany nakaz zapłaty powinien być bodźcem do spłaty długów w wyznaczonym terminie. Pozwany nie musi jednak zgodzić się z nakazem zapłaty e-sądu, bo podczas EPU nie ma miejsca na przedstawianie dowodów. Sprzeciw od nakazu zapłaty należy jednak wnieść w ciągu dwóch tygodni od doręczenia nakazu zapłaty. Może być on złożony w formie pisemnej zarówno za pośrednictwem poczty tradycyjnej, jak i w sposób elektroniczny.

Od lutego 2020 roku jest to także równoznaczne z umorzeniem postępowania. Wcześniej było ono automatycznie kierowane przez e-sąd do rozpoznania przez sąd rejonowy właściwy dla miejsca zamieszkania pozwanego, czyli w tym przypadku zadłużonej osoby lub firmy. Jeżeli wierzyciel zdecyduje się na dalsze dochodzenie roszczeń, musi raz jeszcze skierować sprawę do sądu. Tym razem pozostaje jednak wyłącznie tradycyjna droga, co oznacza najczęściej przeprowadzenie rozprawy.

Jeżeli dłużnikowi nie uda się udowodnić braku zasadności roszczeń, sąd ponownie wyda tytuł egzekucyjny, czyli urzędowy dokument potwierdzający istnienie długu oraz jego wysokość. Dług może ściągnąć wyłącznie urzędnik państwowy.

Warto rozważyć nawiązanie współpracy w zakresie windykacji z kancelarią prawną specjalizującą się w tym zakresie. Wielu przedsiębiorców w swojej karierze spotyka się z problemem przeterminowanych należności. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele - począwszy od nieumiejętnego gospodarowania, skończywszy na ogólnej kondycji gospodarczej kraju, która ma wpływ na sytuację rynkową. Dla przedsiębiorcy jednak najistotniejsza jest nie przyczyna zaległości, a to kiedy nabywca dokona spłaty długu. W sytuacji, gdy kontrahent nie wyraża chęci porozumienia w kwestiach płatności, firma zmuszona jest do podjęcia bardziej stanowczych kroków, jak np. windykacji, czy dochodzenie należności na drodze sądowej.

Wytoczenie powództwa cywilnego niesie ze sobą korzyść, która polega na tym, że bieg przedawnienia roszczenia zostaje przerwany.

Przedsiębiorcy często obawiają się postępowania sądowego. Podyktowane jest to przeświadczeniem o poniesieniu wysokich kosztów, uczestnictwie w rozprawach w odległych od miejsca zamieszkania miastach czy też utracie kontrahenta. Przedsiębiorcy z reguły obawiają się postępowań sądowych głęboko wierząc, że ich koszt jest bardzo wysoki. Wierzyciel nie powinien się tego obawiać, bowiem kosztami postępowania sądowego zasadniczo obciążany jest dłużnik.

W zależności od podstaw roszczenia postępowanie może być:

nakazowe,
upominawcze lub
przeprowadzone w trybie zwyczajnym.

Co do zasady sprawy, których przedmiotem jest żądanie zapłaty długu rozpatrywane są w trybie upominawczym albo nakazowym. Wówczas rozprawa odbywa się na posiedzeniu niejawnym, a dłużnik w konsekwencji otrzymuje nakaz zapłaty. Jeżeli wartość długu jest stosunkowo niska wówczas zastosowanie może mieć postępowanie uproszczone.

Orzeczenie o nakazie zapłaty wydane przez sąd powinno skutkować wystąpieniem wierzyciela o nadanie wyrokowi lub nakazowi zapłaty klauzuli wykonalności.

FAQ:

Czy mogę pominąć etap windykacji polubownej, by przyspieszyć rozpatrzenie sprawy przez sąd? NIE. Aby sąd pozytywnie rozpatrzył Twój wniosek o postępowanie egzekucyjne, musisz udowodnić, że starałeś się odzyskać pieniądze na własną rękę. Mogą to być potwierdzenia wysyłki wezwań do zapłaty.
Dłużnik odrzuca propozycję ugodowego rozwiązania sprawy. Czy mogę zacząć windykację za pośrednictwem sądu? TAK. Jeśli posiadasz dokumenty poświadczające próby windykacji polubownej, możesz przygotować pozew do sądu.
Kiedy mogę zacząć windykować? Im wcześniej, tym lepiej. Nawet jeden dzień zwłoki w płatności jest podstawą do podjęcia kroków windykacyjnych.
Mój dłużnik zalega z niewielką kwotą, czy warto podejmować kroki windykacyjne? Absolutnie TAK. Pamiętaj, że dług to pieniądze, które już zarobiłeś. Walka o niewielkie kwoty jest nie tylko zaspokajaniem roszczenia, ale również wzmacnianiem prestiżu Twojej firmy.

Windykacja Długów - Akademia Przedsiębiorczości

Ważne! Twoja sprawa może wymagać przedłożenia dodatkowych dokumentów lub spotkać się z odwołaniami ze strony dłużnika. Jeśli nie posiadasz dostatecznej wiedzy w dziedzinie windykacji, sięgnij po pomoc ekspertów.

tags: #windykacja #wplacanie #ile #sie #da