Windykacja Należności: Zakres Obowiązków i Rola Księgowości

Windykacja należności stanowi jeden z najważniejszych elementów skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem i ściśle wiąże się z zapewnieniem płynności finansowej firmy. To charakterystyczne narzędzie prawno-finansowe, dzięki któremu w przypadku opóźnień w płatnościach możliwe jest specjalne postępowanie windykacyjne. Etapy takich czynności ściśle określone przez prawo umożliwiają pozyskanie należności wynikających z zaciągniętych zobowiązań. W ramach działalności firm należących do różnych branży podpisywane są różnego rodzaju umowy i zobowiązania, na mocy których za wykonanie danego świadczenia czy usługi lub dokonania sprzedaży określone podmioty zobowiązane są do uiszczenia zapłaty wykonawcy świadczenia. Okres na zapłatę określony jest w umowie. Niestety zdarza się, że w kwestii płatności występują opóźnienia lub kontrahenci unikają podjętych zobowiązań. Windykacja należności to proces, dzięki któremu możliwe jest odzyskanie należności o charakterze wymagalnym, co wynika np. z tytułu wykonanej usługi czy sprzedaży określonego towaru. Windykacja należności to instrument, który funkcjonuje zarówno w sferze działalności podmiotów gospodarczych, jak i w prawie cywilnym. Wszelkie kwestie związane ze spłatą należności i wyegzekwowaniem właściwych działań podjętych przez dłużników podejmują odpowiednio wykwalifikowane osoby.

Prowadzone badania statystyczne wskazują, że nawet około 90% przedsiębiorców ma problemy z nieterminowymi zapłatami za sprzedane przez siebie towary lub usługi. Nie każdy wie, że w przypadku opóźnienia przekraczającego 14 dni od terminu widniejącego na fakturze można przeprowadzić windykację. Przed rozpoczęciem procesu windykacji powinno się jednak zdobyć na jej temat wszystkie najpotrzebniejsze informacje.

Windykacja - słowo to wzbudza ogromny niepokój w każdym nieuczciwym kontrahencie, który spóźnia się z uregulowaniem długów. Z jakiego powodu rodzi tak duży strach? Windykacja to nic innego jak tylko dochodzenie do odzyskania określonych wartości materialnych od dłużnika, wykorzystując wszelkie dostępne metody i środki mieszczące się oczywiście w granicach obowiązujących przepisów prawa. Nazwa ta pochodzi z łaciny - vindicatio - co oznacza po prostu dochodzenie roszczeń. W jaki sposób dochodzić do odzyskania swoich środków materialnych? Można oczywiście zwrócić się do sądu i sprawa zakończy się egzekucją komorniczą, lecz o wiele lepszym wyjściem może okazać się udanie do firmy windykacyjnej, która przejmie dług na siebie i sama rozpocznie proces jego odzyskiwania. Dochodzenie swoich należności jest w naszym kraju procesem całkowicie legalnym. Oczywiście nie wszystkie czynności, które mogą doprowadzić do odzyskania długu, będą zgodne z prawem. Warto więc dowiedzieć się, jakie są rodzaje windykacji i na czym one konkretnie polegają.

Rodzaje Windykacji

Windykację podzielić można na trzy rodzaje, które różnią się podejmowanymi działaniami i ewentualnymi skutkami prawnymi dla wierzyciela.

Polubowna - najłagodniejsza forma dochodzenia swoich należności, która sprowadza się głównie do monitorowania dłużnika i regularnego przypominania mu o nierozliczonej należności. W tym celu wykorzystuje się głównie przypomnienia listowne w postaci wezwań do zapłaty. Bardzo często na tym etapie prowadzone są z dłużnikiem negocjacje w zakresie rozłożenia długu na raty.
Sądowa - jeśli windykacja polubowna nie przyniesie pożądanego skutku, czyli dług nie zostanie spłacony ani nie dojdzie do zawarcia porozumienia w zakresie jego rozłożenia na dogodne dla obu stron raty, wtedy wdrażany jest drugi etap windykacji, czyli sądowy. Sądowa windykacja długów polega na skierowaniu sprawy do sądu. Po rozpatrzeniu wniosku sąd może nakazać dłużnikowi zwrot wszelkich zaległych wartości materialnych.
Egzekucyjna - jest to ostatni rodzaj windykacji, który następują po rozstrzygającym wyroku sądu. Wierzyciel składa wniosek egzekucyjny do komornika, który następnie zajmuje konto, pensję, a nawet nieruchomość dłużnika na poczet odzyskania długów.

Wielu wierzycieli obawia się, że sprawy sądowe nadmiernie się przeciągają i dochodzenie do swoich należności potrwa wiele lat. Obecnie proces ten został znacznie usprawniony, ponieważ sprawy tego typu można kierować do e-sądu, który działa o wiele efektywniej. Windykacja sądowa i następująca po niej egzekucja długu to ostateczne rozwiązanie, które pozwala odzyskać należną wartość materialną. Zanim do tego dojdzie, konieczne jest przeprowadzenie próby polubownego odzyskania długu.

Bardzo ważne w tym wypadku jest odbycie z dłużnikiem mediacji. Wykorzystuje się do tego celu windykację telefoniczną oraz listowną. Chodzi oczywiście o sposób przekazywania pomiędzy stronami informacji. W przypadku windykacji telefonicznej podejmowane są próby dodzwonienia się do dłużnika i przekonywania go do zwrotu długu. Jeśli nie uda się z dłużnikiem skontaktować przy pomocy telefonu, przechodzi się do windykacji listownej, czyli wysyłania wezwań do zapłaty lub propozycji ugody oraz rozbicia długu na raty. Wiedzieć trzeba, że bardzo wiele spraw znajduje swój finał już na tym etapie. Większość długów powstaje nie z powodu złej woli dłużnika, lecz jego przejściowych problemów z płynnością finansową. Polubowne załatwienie sprawy jest w takiej sytuacji korzystne dla obu stron.

Twarda windykacja możliwa jest do zastosowania wówczas, gdy polubowna próba odzyskiwania długów spełzła na niczym. Ma ona na celu jak najszybsze skłonienie dłużnika do uregulowania należności przy wykorzystaniu środków określonych w obowiązujących przepisach prawnych.

Wywiad gospodarczy - służy ustaleniu rzeczywistej kondycji finansowej dłużnika.
Postępowanie sądowe - wierzyciel wnosi pozew do sądu wraz z zebranymi dotychczas dowodami.
Postępowanie egzekucyjne - jeśli poprzednie kroki zawiodły, ostatnim etapem windykacji jest egzekucja komornicza.

Kim Jest Windykator i Jakie Są Jego Obowiązki?

Windykator jest osobą, która bardzo często kojarzy nam się pejoratywnie. Wynika to nie tylko z zawodu, który wykonuje, lecz przede wszystkim z czynności, których się podejmuje. Odzyskanie należnego długu wymaga często nieprzyjemnych metod, na które większość osób nigdy się nie zdobędzie. Przede wszystkim na uwadze trzeba mieć to, że windykator nie jest komornikiem i nie ma takich samych możliwości. Podstawowym zadaniem windykatora jest przypominanie dłużnikowi o jego długu. Może się to odbywać listownie, telefonicznie lub osobiście. Czego natomiast nie może zrobić windykator? Zacząć należy od tego, że nie ma on prawa zająć żadnego elementu majątku dłużnika oraz przeszukiwać jego rzeczy w celu znalezienia tych najbardziej wartościowych. Co więcej, nie może również wejść do jego domu, a nawet nękać go częstymi telefonami lub wizytami. Na uwadze należy mieć także to, że windykator nie może pojawić się w firmie, w której zatrudniony jest dłużnik. Oczywiście surowo zabronione jest windykatorowi ujawnianie informacji o długu osobom trzecim. Innymi słowy, niedozwolone są wszelkie działania i czynności, które mogą spowodować, że dłużnik poczuje się w jakikolwiek sposób zagrożony.

Koszty i Czas Trwania Windykacji

Dużym problemem dla każdego wierzyciela jest nie tylko brak rozliczenia ze swoim klientem lub partnerem biznesowym, lecz również koszt windykacji, który trzeba będzie ponieść w trakcie dochodzenia do odzyskania swojego majątku. Najtrudniejsze do oszacowania są koszty windykacji polubownej. Tak naprawdę zależne są one od tego, jak długo będziemy chcieli próbować tej metody. Ponoszone wydatki wiążą się przede wszystkim z kosztem wysyłanych do dłużnika wezwań i monitów. Zdecydowanie większe, lecz jednocześnie łatwiejsze do przewidzenia wydatki towarzyszą windykacji sądowej. W przepisach prawa określone zostały wszystkie koszta, które trzeba ponieść. Podstawą jest oczywiście opłata sądowa, która jest rozliczana przy wnoszeniu sprawy do sądu. Jeśli kwota roszczenia wynosi mniej niż 20 000 złotych, wtedy opłata waha się od 30 do 1000 zł. W przypadku długu przekraczającego 20 000 złotych opłata sądowa to 5% jego wartości. Jeśli spór zostanie rozstrzygnięty na korzyść wierzyciela i trafi finalnie do komornika to, co do zasady jego opłacenie spada na dłużnika. Wiedzieć jednak trzeba, że w pewnych okolicznościach również wierzyciel może ponieść koszt komornika.

Koszt, który będzie musiał ponieść wierzyciel, aby odzyskać swój majątek to niejedyny problem, z którym się zmierzy. Inną bardzo dużą niedogodnością jest również czas trwania windykacji. Jak długo może zająć, zanim uda nam się odzyskać swoje pieniądze? Czas trwania windykacji polubownej w dużej mierze zależy od samego wierzyciela i tego, jak długo będzie chciał próbować odzyskać swój majątek na drodze kompromisu. Dotarcie do dłużnika i przedstawienie mu oferty wymaga czasu. Najczęściej próby te podejmowane są przez 2 do 3 miesięcy, po których przechodzi się do kolejnego etapu. Drugi etap windykacji, czyli z wykorzystaniem organów prawa w postaci sądu i komornika jest często bardzo długotrwały. Procedury są nieubłagane i wszystko musi zostać przeprowadzone w zgodzie z przepisami. Niestety bardzo często jest tak, że do rozpoczęcia samej rozprawy trzeba poczekać nawet kilka miesięcy. Każdy wierzyciel powinien zdawać sobie sprawę z tego, że czas działa na jego niekorzyść, ponieważ według obowiązującego prawa długi się przedawniają.

Windykacja Zewnętrzna i Wewnętrzna

Wykorzystałeś już wszystkie możliwości w windykacji wewnętrznej o której pisaliśmy w Windykacja w biurze rachunkowym - Jak odzyskać swoje należności? - część I i nadal nie otrzymałeś pieniędzy. Zapewne potrzebujesz wsparcia profesjonalistów. Tę formę windykacji określa się jako windykację zewnętrzną. Firmy windykacyjne specjalizują się w odzyskiwaniu należności i skupują pakiety długów wielu klientów od dużych firm (np. klientów operatora telefonii komórkowej). Zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z odpowiednim doświadczeniem, przede wszystkim takich, którzy potrafią negocjować z dłużnikami. W Polsce do prowadzenia firmy windykacyjnej nie wymaga się licencji. Firmy te działają zgodnie z zasadą swobody działalności gospodarczej.

Jeżeli zdecydujesz się na usługi firmy windykacyjnej to podpiszesz z nią odpowiednią umowę. Umowa zlecenia windykacji będzie dla Ciebie bardziej bezpieczna, ponieważ dochodzona należność przez cały czas windykacji będzie Twoją własnością. Firma windykacyjna działa jedynie w Twoim imieniu i na rzecz Ciebie. Wiąże się to też z Twoim prawem do podejmowania wszystkich ważnych decyznych w stosunku do Twojego dłużnika. W drugiej formie umowy z firmą windykacyjną to ona staje się właścicielem zadłużenia, bo ma tu miejsce cesja praw do faktury. Wszystkie odzyskane pieniądze przekazywane są na konto firmy windykacyjnej, a na Twoje dopiero po odliczeniu prowizyjnego wynagrodzenia. Firma ta podejmie w Twoim imieniu wszelkie działania zmierzające do odzyskania należności. Nie zawsze masz gwarancję, że działania jakie podejmie firma windykacyjna będą skuteczne. Tu często liczy się czas.

Ważną informacją dla Ciebie będzie na pewno koszt prowadzonych działań windykacyjnych. To zależy od powierzonej sprawy. Jako wierzyciel sam zdecydujesz o zakresie świadczonych usług windykacyjnych. Najczęściej firmy windykacyjne pobierają prowizję płatną po odzyskaniu należności. Jeżeli zdecydowałeś się na zlecenie odzyskania wierzytelności firmie windykacyjnej, pora na wybranie odpowiedniej firmy. Zacznij od przeprowadzenia wnikliwej analizy firm windykacyjnych działających na rynku. Decyzja o podjęciu współpracy nie może być przypadkowa. To powinna być firma w pełni profesjonalna i najlepiej gdy będzie wykazywać się odpowiednim doświadczeniem. Czy zakres działalności firmy windykacyjnej jest zgodny z Twoimi bieżącymi potrzebami? W jakich windykacjach firma specjalizuje się? Jak prowadzi swoje działania? Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie sprawy przez jedną firmę windykacyjną od początku do końca.

Renomowane firmy windykacyjne posiadają własne kancelarie prawne. Nie wszystkie firmy windykacyjne zatrudniają swoich prawników lub współpracują z kancelarią prawną. Jeżeli zdecydujesz się na tę pierwszą opcję koniecznie zrób research i skorzystaj z usług windykacyjnych w kancelarii prawnej, która ma je w swojej ofercie. Kancelaria windykacyjna zatrudnia prawników, a jej głównym celem jest obsługa wierzytelności zleconych do odzyskania. Koszt takiej usługi to wynagrodzenie kancelarii najczęściej pobierane z góry. To tzw. koszty zastępstwa procesowego i zwykle uzależnia się je od wysokości roszczenia. Prawnik, który reprezentować Cię będzie w sądzie naliczy sobie wynagrodzenie bez względu na wynik postępowania. I jest to zgodne z zasadami działania kancelarii windykacyjnych, które pobierają wynagrodzenie za działania, a nie za wynik sprawy. Na rynku działa wiele kancelarii prawnych. Niektóre z nich mają korzystną ofertę, stąd konieczny jest wnikliwy research. Przyjęcie, prowadzenie sprawy i poszukiwanie majątku wierzyciela jest niekiedy usługą realizowaną bezpłatnie. Jak ustalane będzie wynagrodzenie? Są to bardzo istotne składniki ponoszonych przez ciebie w przyszłości kosztów windykacyjnych, stąd warto abyś zawarł z kancelarią umowę na piśmie, gdzie te elementy zostaną wyszczególnione.

Rola Księgowości w Procesie Windykacji

Dział windykacji to bardzo ważny element organizacyjny każdej firmy. To właśnie on dba o zapewnienie stałej płynności finansowej firmy. Jest to bardzo ważne zadanie. Biznes nie może sprawnie działać, jeżeli zabraknie mu funduszy na realizację bieżących działań. Aby do takiej sytuacji nie doszło, konieczne jest utrzymanie odpowiedniej organizacji działu windykacji.

Bardzo ważnym ogniwem w każdej organizacji są odpowiednio wyszkolone zasoby ludzkie. Takie zasoby gwarantują skuteczność prowadzonych później działań, które mają na celu odzyskiwanie firmowych pieniędzy. Najlepiej w dziale windykacji będą działać prawnicy i detektywi. Pierwsi zagwarantują nam legalność i prawną skuteczność działania. Drudzy zaś, ułatwią prawnikom pracę poprzez szukanie majątku i uzyskiwanie cennych informacji o dłużniku, który próbuje ukrywać swój majątek.

Zazwyczaj podstawowymi zadaniami działu windykacji jest kompleksowa obsługa wierzytelności firmy oraz bliska współpraca z działem księgowości. To właśnie dział księgowości powinien być pierwszym ogniwem walczącym o zachowanie płynności finansowej. Jak ma to zrobić? Po prostu powinien na bieżąco przesyłać informacje o opóźnieniach w płatnościach. To znacznie ułatwi pracę działu windykacji, który będzie mógł rozpocząć działania niezwłocznie - od razu, jak pojawią się jakiekolwiek opóźnienia. A nie wolno zapominać o tym, że czas odgrywa kluczową rolę przy odzyskiwaniu pieniędzy.

Zadania Działu Windykacji

Oprócz tego wśród zadań działu windykacji najczęściej wyróżnia się poniższe:

wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty i monitów;
obliczanie należnych odsetek ustawowych (kapitałowych, a także ustawowych naliczanych za opóźnienia w płatności;
sporządzanie i zawieranie ugód z dłużnikami;
prowadzenie windykacji telefonicznej;
prowadzenie działań w terenie w ramach windykacji terenowej;
przygotowywanie pozwów i innych potrzebnych pism procesowych.;
kontaktowanie się z sądami w celu bieżącego monitorowania spraw przekazanych do sądu;
zbieranie informacji o majątku dłużnika;
kierowanie procedurą egzekucyjną poprzez kierowanie odpowiednich wniosków w toku egzekucji komorniczej.

Jak widać zadania stawiane przed działem windykacji są liczne i dość trudne. Dlatego stworzenie dobrego działu windykacji wymaga odpowiednich nakładów finansowych i osobowych.

Automatyzacja Procesu Windykacji

Alternatywą do stworzenia działu windykacji w własnej firmie jest skorzystanie z nowoczesnych i innowacyjnych narzędzi automatyzujących działania windykacyjne, czyli z systemu do samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Dzięki wdrożeniu systemu Vindicat.pl w firmie, nie jest już dłużej konieczne zatrudnianie całego zespołu specjalistów. Wystarczy zatrudnienie jednej osoby, która po przeszkoleniu z działania systemu Vindicat.pl będzie w stanie prowadzić skuteczne całokształt działań z zakresu windykacji.

Windykacja polubowna | Jak stworzyć skuteczny team windykacyjny? | Transcash

Alternatywne Rozwiązania dla Płynności Finansowej

Dłużnik nie płaci Ci, a stopniowo Ty również zaczynasz zalegać z płatnościami i nie masz środków na kolejne zakupy, gwarantujące płynne działanie Twojego biura. Tracisz też płynność finansową. Jak możesz rozwiązać ten problem? Faktor, czyli bank lub inna instytucja finansowa na podstawie umowy sprzedaży kupuje od przedsiębiorcy nieprzeterminowane należności. Są to przede wszystkim należności z faktur VAT. Jeżeli zdecydujesz się na taką transakcję to w niedługim czasie po zawarciu umowy otrzymasz zapłatę. Z Twoim kontrahentem jako nowy wierzyciel będzie się rozliczał faktor, który jest wyspecjalizowanym profesjonalistą w obszarze ściągania długów. Korzystanie z mikrofaktoringu jest dość proste i oferuje go coraz więcej banków oraz firm finansowych. Musisz jednak mieć świadomość, że na dłuższą metę może nie rozwiązać problemów Twojego biura z utrzymaniem płynności finansowej. A są one niemałe. Całkowite koszty mikrofaktoringu mogą przekraczać nawet 20% wartości objętych nim faktur. Dla niewielkiej firmy będą to dość wysokie kwoty.

Nawet gdy myślisz już, że Twoje pieniądze są nie do odzyskania, jest jeszcze jedna “furtka” z której możesz skorzystać. To sprzedaż wierzytelności. Obejmuje należności, które uległy przedawnieniu lub wobec których prowadzona egzekucja była bezskuteczna. Ten sposób odzyskiwania należności nie zależy od wielkości czy zakresu działalności firmy. Skupem takich wierzytelności zajmują się kancelarie i firmy windykacyjne. Firmy windykacyjne najczęściej nie są zatem zainteresowane obsługą małych i średnich firm, ponieważ zawsze mają te duże i to nimi zajmują się w pierwszej kolejności. Możesz jednak próbować, bo a nuż któraś z firm windykacyjnych zaoferuje Ci taki zakup. Pewnie zastanawiasz się dlaczego warto to sprawdzać. Warto, szczególnie gdy nie ogłaszasz nigdzie chęci zbycia wierzytelności. Otóż czasami zdarza się, że długi chce wykupić ktoś “podstawiony” przez Twojego dłużnika.

Zapobieganie Problemom z Płatnościami

Już od chwili gdy w progach Twojego biura pojawi się potencjalny klient, musisz mieć nad wszystkim kontrolę. Najpierw rzetelna weryfikacja, czy klient jest uczciwy i wypłacalny, później dobrze skonstruowana umowa, która jest kluczowa w zabezpieczeniu swoich interesów. Do tego pobieranie zaliczek, dokumentowanie wykonanych usług i monitorowanie bieżące wszystkich płatności. No i oczywiście nie możesz mieć zbyt miękkiego serca dla tych nieterminowych. Wiele firm na wystawianych fakturach załącza dopisek z informacją że brak zapłaty w terminie spowoduje zlecenie dochodzenia należności firmie windykacyjnej. Dlaczego nie miałbyś skorzystać z ich doświadczeń i też taki dopisek wstawiać na swoich fakturach.

tags: #zakres #obowiazkow #windykacja #naleznosci #ksiegowa