Dziennik Kmo w kancelarii komorniczej: szczegółowy przewodnik

W kancelarii komorniczej, obok szczegółowych repertoriów, funkcjonuje również dziennik oznaczony symbolem „Kmo”. Jego głównym przeznaczeniem jest rejestrowanie korespondencji ogólnej, która nie podlega wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych. Dziennik ten stanowi istotne narzędzie w organizacji pracy komornika, zapewniając uporządkowanie i łatwy dostęp do wszelkiego rodzaju pism przychodzących i wychodzących.

Komornik prowadzi dziennik „Kmo” do korespondencji ogólnej. Komornik przechowuje w osobnych teczkach korespondencję „Kmo” przychodzącą, a także wychodzącą, o ile nie została zapisana w systemie teleinformatycznym zapewniającym obsługę kancelarii komornika w sposób umożliwiający jej wydruk w każdym czasie. Do dziennika „Kmo” wpisuje się pisma niepodlegające wpisowi do repertoriów, oznaczając przy tym datę wpływu, nadawcę lub odbiorcę oraz rodzaj pisma. Nie wymagają rejestracji w dzienniku „Kmo” ani przechowywania w postaci papierowej zawiadomienia od innych komorników przesyłane w postaci elektronicznej w trybie art.

Zgodnie z przepisami, komornik jest zobowiązany do prowadzenia kilku urządzeń ewidencyjnych, w tym dziennika „Kmo”. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych, precyzuje sposób prowadzenia tych urządzeń.

Urządzenia ewidencyjne w kancelarii komorniczej

Komornik prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:

Repertorium „Kmp” - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;
Repertorium „Kms” - do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;
Repertorium „Km” - do rejestrowania pozostałych spraw;
Repertorium „Kmn” - do rejestrowania czynności niebędących czynnościami egzekucyjnymi;
Dziennik „Kmo” - do korespondencji ogólnej;
Skorowidz alfabetyczny stron;
Wykaz „OZ” - do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym;
Księgę druków ścisłego zarachowania;
Wykaz „W” - do ewidencjonowania spraw, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy;
Kontrolkę odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki;
Kontrolkę odpisów prawomocnych postanowień wydanych wskutek skargi na czynności komornika.

Schemat urządzeń ewidencyjnych w kancelarii komorniczej

Prowadzenie dziennika „Kmo”

Do dziennika „Kmo” wpisuje się daty wpływu i rodzaj pism niepodlegających wpisowi do repertoriów oraz daty wpływu i rodzaj zawiadomień otrzymywanych od innych komorników. W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu, nie wypełnia się rubryk dotyczących nadawcy lub odbiorcy, a w odpowiedniej rubryce wpisuje się skrót „z.u.”.

Każde pismo wpływające do komornika powinno być opatrzone prezentatą, która zawiera oznaczenie komornika, datę i godzinę wpływu, liczbę załączników oraz sygnaturę akt lub numer w dzienniku „Kmo”. Podobnie, na każdym piśmie wysyłanym przez komornika musi znajdować się oznaczenie komornika i adres kancelarii, a także sygnatura akt. Pisma te muszą być podpisane przez komornika lub osobę przez niego upoważnioną, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska.

Komornik przechowuje w osobnych teczkach korespondencję do dziennika „Kmo”. Teczki te zakłada się na rok kalendarzowy, a dokumenty w nich zawarte numeruje się i układa w porządku chronologicznym. Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się tytuł, oznaczenie komornika, numer tomu oraz kwalifikację archiwalną.

System teleinformatyczny a dziennik „Kmo”

Współczesne kancelarie komornicze coraz częściej korzystają z systemów teleinformatycznych do obsługi urządzeń ewidencyjnych. System taki powinien zapewniać trwałe przechowywanie wszystkich zapisów oraz możliwość ich wydruku. Komornik jest zobowiązany do przechowywania dwóch kopii zbiorów zapisów na oddzielnych nośnikach danych, odpowiednio oznaczonych i zabezpieczonych. Kopie te sporządza się w każdym dniu roboczym.

W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej, sprostowania zapisów dokonuje się poprzez oznaczenie zapisu jako błędnego i wprowadzenie zapisu korygującego z utrwaleniem daty korekty. Usunięcie zapisów jest niedopuszczalne.

Przykładowy wpis w dzienniku korespondencji

Podstawa prawna i obowiązek prowadzenia dziennika

Formularz dziennika „Kmo” obowiązuje od dnia 1 stycznia 2019 r. i stanowi załącznik do obwieszczenia Ministra Sprawiedliwości. Podstawą prawną dla tych regulacji jest Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych, a także późniejsze nowelizacje, w tym obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2024 r.

Obowiązek prowadzenia dziennika „Kmo” wynika z potrzeby zapewnienia przejrzystości i porządku w obiegu dokumentów w kancelarii komorniczej. Umożliwia to skuteczne zarządzanie korespondencją i szybkie odnajdywanie niezbędnych informacji.

Dokumentacja pracownicza 2025 – Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe? | Kompleksowe szkolenie