Odpowiedzialność prezesa fundacji za długi fundacji: zasady, ryzyko i mechanizmy ochrony
Do założenia fundacji konieczny jest fundator, który powołuje ją aktem notarialnym, tworzy z własnych środków fundusz założycielski, ustanawia statut i rejestruje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na tym jego rola się kończy. Z chwilą rejestracji fundacja staje się niezależna od fundatora, a odpowiedzialność za jej działania przejmuje organ zarządzający, najczęściej zwany zarządem. Dodatkowo fundacja może powołać organ kontroli wewnętrznej. Jego nazwy są różne, np. rada fundatorów, rada fundacji czy komisja rewizyjna. Osobę tworzącą fundację nazywamy fundatorem.
Fundatorem może zostać zarówno obywatel polski jak i cudzoziemiec, ponieważ, zgodnie z ustawą, „fundację mogą ustanowić osoby fizyczne niezależnie od ich obywatelstwa i miejsca zamieszkania” (art. 2 ust. 1). Fundację może powołać również osoba prawna (np. uczelnia wyższa, firma prywatna), której siedziba mieści się w Polsce lub za granicą. Fundatorów może też być kilku - kilka osób fizycznych, kilka osób prawnych lub grupa składająca się z jednych i drugich. Rolą fundatora jest ustanowienie fundacji poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia i sporządzenie statutu. Rola fundatora w procesie powoływania fundacji polega na złożeniu, w formie aktu notarialnego, oświadczenia o ustanowieniu fundacji i przeznaczeniu na jej rzecz określonego majątku, sporządzeniu statutu oraz zarejestrowaniu fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Rola fundatora po zarejestrowaniu fundacji jest zakończona, a odpowiedzialność za majątek i działania fundacji przejmuje zarząd. Fundator ustanawia fundację, a następnie przekazuje w ręce zarządu odpowiedzialność za jej majątek i działalność. Aktywny udział fundatora w życiu fundacji kończy się zaraz po zarejestrowaniu organizacji. Fundator po założeniu fundacji może włączyć się w jej działania, np. wejść w skład zarządu. Należy jednak pamiętać, że może to zrobić tylko wówczas, jeśli statut zawiera odpowiednie zapisy, umożliwiające mu pełnienie takiej funkcji. Fundator może uczestniczyć w życiu fundacji, ale rolę, jaką pełni, ograniczają kompetencje właściwe dla organu, w którym zasiada.
Zarząd to jedyny obowiązkowy organ fundacji. W statucie musi być jasno określony sposób wyboru członków zarządu. Ustawa o fundacjach nie reguluje kwestii liczby członków zarządu fundacji. Zazwyczaj jest to organ kolegialny, składający się z więcej niż jednej osoby. Obecnie są też rejestrowane fundacje, które mają tylko jednego członka zarządu. Nie jest to polecane rozwiązanie - ze względu na ryzyko jakie to ze sobą niesie uzależnienie działalności fundacji tylko od jednej osoby. Jednoosobowy skład zarządu stanowi też problem, gdy członek zarządu fundacji, chciałby wykonywać odpłatną pracę na rzecz fundacji.
Dobrym rozwiązaniem są zapisy w statucie przewidujące „widełki” dla liczby członków zarządu, albo minimalną liczbę członków. Wtedy jest większa elastyczność i łatwość w działaniu - np. Zarząd Fundacji składa się z 3 do 5 osób, w tym Prezesa, powoływanych przez Radę Fundacji na pięcioletnią kadencję. Funkcję członka Zarządu można pełnić przez więcej niż jedną kadencję. Pierwszy skład zarządu zawsze powołuje fundator. W podanym przykładzie mianuje on również pierwszego prezesa, a kolejny zarząd wybiera organ kontroli wewnętrznej, nazwany dalej radą fundacji. Statut powinien określać, czy zarząd jest wybierany na określony czas - „kadencję”, czy na czas nieokreślony (zarząd bez określonej kadencji).
Zarząd jest władzą wykonawczą fundacji, odpowiadającą za jej faktyczne codzienne działanie. Zarząd reprezentuje organizację, zawiera i podpisuje umowy, podejmuje współpracę z innymi podmiotami. Zarząd odpowiada za majątek fundacji, co w praktyce oznacza, że np. przyjmuje darowizny, podpisuje zobowiązania czy sprawozdania finansowe. Realizując cele fundacji działa zgodnie z postanowieniami statutu, jego celami a także zgodnie z obowiązującym prawem. Zarząd podejmuje decyzje za pomocą uchwał zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, jeśli dalsze postanowienia statutu nie stanowią inaczej.
Członkowie zarządu muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie powiadomieni o dacie zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. sprawozdaniem z działalności, planowanym porządkiem spotkania) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie. Czasem, w dużych fundacjach, szczegółowy sposób informowania członków zarządu jest opisany w jego regulaminie. To dokument dodatkowy uchwalany przez zarząd albo organ kontroli wewnętrznej. W podanym przykładzie spotkań zarządu musi być co najmniej cztery w ciągu roku (jedno na trzy miesiące). Nie ma jednak przeszkód, by w razie potrzeby takich spotkań było więcej.
Uchwały zarządu, podpisane przez wszystkich obecnych na posiedzeniu, muszą mieć formę pisemną lub dokumentową, ponieważ może ich zażądać do wglądu organ nadzoru. Numerowanie uchwał ułatwia późniejszą pracę i ich odnajdywanie po jakimś czasie od uchwalenia. Warto z każdego zebrania zarządu sporządzić również protokół, który ułatwia późniejszą interpretację uchwały. Przykładowo, statut przewiduje 3 osobowy zarząd fundacji, ale zapis dotyczący reprezentacji mówi, że „oświadczenia woli w imieniu fundacji składa dwóch członków zarządu działających łącznie”. Dzięki takiemu zapisowi, w przypadku podpisywania umów dotyczących fundacji nie będzie konieczności, aby za każdym razem wszyscy członkowie zarządu musieli razem podpisywać dokumenty, wystarczy dwie osoby z zarządu. Jest to o tyle istotne, że często może być problem, aby w jednym czasie zgromadzić wszystkich członków zarządu - bo mogą być niedostępni, np.
W praktyce ważne jest przemyślenie ile osób ma reprezentować fundację, czyli ile osób będzie składać oświadczenia woli (w tym o zaciąganiu zobowiązań). Dokumenty z zebrań zarządu muszą być przechowywane do końca istnienia organizacji. Należy zapewnić im warunki chroniące przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. zamykana szafa, komputer zabezpieczony hasłem). Warto pamiętać, że coraz częściej dokumenty produkowane są i przechowywane w postaci elektronicznej. Protokoły ze spotkań zarządu nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma organ kontroli wewnętrznej lub).
Decyzje podejmowane przez zarząd powinny być przekazywane zainteresowanym i tym, których konkretna decyzja dotyczy (np. od przyjętych przez organizację zasad - np. Dobrą praktykę stanowi również informowanie członków organu kontroli wewnętrznej lub fundatora o posiedzeniach zarządu, aby osoby te mogły wziąć udział w spotkaniu z głosem doradczym. W posiedzeniach zarządu mogą brać udział także eksperci i inni zaproszeni goście. Do obowiązków fundacji należy składanie do organu nadzoru zewnętrznego corocznych sprawozdań z działalności organizacji oraz publiczne ich udostępnianie. Sprawozdanie musi zawierać informacje dotyczące działań podjętych przez organizację w ostatnim okresie rozliczeniowym zgodnych z celami zapisanymi w statucie.
Ogólne zasady zwoływania posiedzeń organu kontroli wewnętrznej są opisane w statucie fundacji. Rada Fundacji jest organem kontrolnym i opiniującym Fundacji. Rada Fundacji składa się z 3 do 6 członków i jest wybierana na pięcioletnią kadencję. Rada wybiera ze swego grona Przewodniczącego Rady, który kieruje jej pracami. Członków pierwszego składu Rady powołuje Fundator. W fundacjach, które posiadają lub starają się o status organizacji pożytku publicznego, organ kontroli wewnętrznej jest obowiązkowy. Jest to organ nieobowiązkowy, o funkcji doradczej, merytorycznej. Powołuje się ją w celach opiniujących, wspierających i honorowych. Zasiadają w niej z reguły osoby znane, o ugruntowanej pozycji, sympatyzujące z fundacją i wspierające ją swym prestiżem. Rada programowa działa zgodnie z zapisami statutu.
AKTUALIZACJA 20.06.2023: Obowiązująca konstrukcja przepisu art. W związku z procedowanym w Ministerstwie Finansów projektem zmiany Ordynacji podatkowej Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do min. Zgodnie z prawem za zaległości podatkowe innych niż spółki kapitałowe osób prawnych i fundacji rodzinnej w organizacji odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie organów zarządzających. Ustawodawca odsyła tu do odpowiedniego stosowania przepisów określających odpowiedzialność podatkową członków zarządu spółek kapitałowych.
Fundacja jako osoba prawna działa przez swoje organy, czyli ustalane wewnętrznie władze, w szczególności zarząd (prezesa, wiceprezesa, członków zarządu) oraz organ nadzoru, np. radę fundacji. Organy te działają w sposób przewidziany w ustawie oraz na podstawie statutu fundacji opartego o te przepisy. W niniejszym artykule skupimy się jednak wyłącznie na zarządzie, czyli organie odpowiadającym za prowadzenie spraw i reprezentowanie fundacji, a ściśle rzecz biorąc na odpowiedzialności osób zasiadających w zarządzie fundacji.
Odpowiedzialność karna. I. Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe osoby prawnej, jaką jest fundacja wprowadzona została w ustawie z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: o.p.), w przepisie art. ,,Za zaległości podatkowe innych osób prawnych niż wymienione w art. 116 i fundacji rodzinnej w organizacji odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie organów zarządzających tymi podmiotami. Przepis art. 116 stosuje się odpowiednio”.
Niniejsze opracowanie ma na celu wskazanie ogólnych zasad ponoszenia odpowiedzialności podatkowej przez członków zarządu fundacji. Wśród kwestii będących przedmiotem rozważań są zagadnienia związane z czasowym zakresem odpowiedzialności, sposobem złożenia rezygnacji, oraz wpływem podziału kompetencji między członkami zarządu na zakres odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe.
tags: #fundacja #i #prezes #dluznik