Optymalizacja procesu wysyłki dokumentów windykacyjnych do klientów
Zarządzanie należnościami i procesem windykacji wymaga efektywnych narzędzi komunikacji z klientami. W kontekście systemu Subiekt, istnieje potrzeba usprawnienia sposobu wysyłania dokumentów windykacyjnych, zwłaszcza gdy dotyczy to wielu płatności jednocześnie. Poniżej przedstawiamy możliwości konfiguracji i potencjalne rozwiązania.
Jedna wiadomość dla wielu dokumentów
Obecnie, po wykonaniu zaplanowanej operacji windykacyjnej, na pocztę klienta wysyłane są dwie wiadomości, każda dotycząca innej płatności. Pojawia się pytanie, czy istnieje możliwość skonfigurowania systemu tak, aby w przypadku wybrania więcej niż jednego dokumentu dla danego klienta, wysłana została jedna wiadomość zawierająca wszystkie niezbędne informacje. Takie rozwiązanie znacząco uprościłoby komunikację i zmniejszyło liczbę wiadomości e-mail trafiających do odbiorcy.
Zarządzanie rachunkami bankowymi w zależności od waluty
Klienci dokonują płatności w walucie widniejącej na dokumencie sprzedaży (FS). Firma dysponuje kilkoma rachunkami bankowymi dla każdej waluty, co pozwala klientowi na wybór preferowanego konta do wpłaty. Na wszystkich dokumentach zaimplementowano rozwiązanie polegające na sprawdzeniu waluty na dokumencie i umieszczeniu właściwych numerów rachunków bankowych. Jest to kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i ułatwienia klientom procesu płatności.
Konfiguracja klienta poczty w Subiekcie
Pojawia się również pytanie techniczne dotyczące wbudowanego w Subiekta klienta poczty. Interesuje nas możliwość skonfigurowania go w taki sposób, aby mógł jedynie wysyłać wiadomości, bez funkcji odbierania. Takie ograniczenie mogłoby zwiększyć bezpieczeństwo i usprawnić dedykowane procesy związane z windykacją i wysyłką dokumentów, eliminując niepotrzebne funkcjonalności.
Jak informować klientów o sposobie szyfrowania przesyłanych im dokumentów w Subiekcie nexo/nexo PRO
Potencjalne usprawnienia procesu
Aby zaimplementować wysyłkę jednej wiadomości dla wielu dokumentów, konieczna może być modyfikacja istniejącego modułu wysyłki lub integracja z zewnętrznym narzędziem do automatyzacji marketingu i komunikacji. W przypadku konfiguracji klienta poczty, należy sprawdzić dostępne opcje w ustawieniach Subiekta lub skonsultować się z dostawcą oprogramowania.
Usprawnienie procesu wysyłki dokumentów windykacyjnych może przynieść wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, zmniejszenia liczby błędów i poprawy komunikacji z klientami, co w efekcie może pozytywnie wpłynąć na terminowość spływu należności.
tags: #nexo #windykacja #wysylka #przez #klienta #poczty