Windykacja należności na koszt dłużnika: jak odzyskać pieniądze bez ponoszenia wydatków?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi ryzykami, także takim, że klient nie zapłaci za kupiony towar czy usługę i konieczna będzie windykacja należności. Przedsiębiorcy wahają się, czy dochodzić zapłaty na własną rękę, czy zlecić jej odzyskanie profesjonalnej firmie, co jednak pociąga za sobą wydatki. Mamy dobre wieści. Można skorzystać z opcji windykacji na koszt dłużnika, nie ponosząc żadnych nakładów finansowych.
Według danych Krajowego Rejestru Długów, łączne zadłużenie samych tylko jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) od początku 2023 r. wzrosło o blisko 0,5 miliarda złotych i obecnie wynosi 4,82 mld zł. Średnie zadłużenie JDG sięga 29,9 tys. zł. Zaległości wszystkich przedsiębiorstw to już 9,5 mld zł.
Zacznijmy od tego, że windykacja na koszt dłużnika jest możliwa na własną rękę. Przedsiębiorca wysyła wówczas notę obciążeniową do dłużnika, która zawiera koszty, jakie poniósł w związku z odzyskaniem należności. Jednak bezpieczniej i zdecydowanie wygodniej jest powierzyć to firmie windykacyjnej. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala na transfer kosztów, ale nie jest to automatyczne prawo. Kluczowym dokumentem jest umowa zawarta pomiędzy wierzycielem a firmą windykacyjną, która określa warunki współpracy. Trzeba zwrócić uwagę, że musi być ona sporządzona zgodnie z przepisami prawa, aby była ważna i skuteczna.
Na czym polega windykacja na koszt dłużnika?
Windykacja należności na koszt dłużnika to proces, w którym wierzyciel zleca zewnętrznej firmie odzyskanie zaległych płatności, a koszty związane z tym procesem ponosi dłużnik. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ponosi żadnych dodatkowych wydatków związanych z windykacją, a wszystkie opłaty pokrywa podmiot, który zalega z płatnością.
Windykacja polubowna prowadzona przez zewnętrzną firmę skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika do szybkiej spłaty zobowiązań lub zaproponowanie takiego rozwiązania, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty zaległości w ratach. Status sprawy można śledzić bezpośrednio w oprogramowaniu, z którego się korzysta. Nie wiąże się to z żadnymi opłatami z góry. Płaci się tylko za sukces, kiedy odzyskane pieniądze trafią na konto. Ale i ten wydatek da się zredukować - wystarczy, że przedsiębiorca skorzysta z opcji windykacji na koszt dłużnika.
Windykacja wierzytelności na koszt dłużnika pozwala na odzyskanie należności w sposób, który nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi wydatkami po stronie wierzyciela. W takim procesie to zadłużony podmiot pokrywa opłaty związane z działaniami windykacyjnymi - włącznie z etapem przedsądowym oraz egzekucyjnym.
Koszty windykacji, które można przerzucić na dłużnika
Koszty windykacji, które można przekierować na dłużnika, są różnorodne. Z badania „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji” wynika, że co 3. przedsiębiorstwo, które zleciło odzyskanie należności, zaobserwowało wzrost liczby faktur opłacanych przez klientów w terminie. Wśród firm, którym udało się odzyskać należności, a jest to 3/4 badanych, 68 proc. skorzystało z możliwości obciążenia dłużnika kosztami windykacji. Z kolei 23 proc. tego nie zrobiło. Powód? Najczęściej (46 proc. odpowiedzi) nie chcieli obarczać klienta dodatkowymi wydatkami. Ale aż 37 proc. nie wiedziało, że jest taka możliwość, a 17 proc. nie dopełniło niezbędnych formalności.
Dochodzenie należności może być dla wierzyciela bezpłatne, na co pozwalają przepisy. Klienci, z którymi negocjatorzy rozmawiają podczas codziennej pracy, mówią, że początkowo obawiali się obarczenia kontrahenta kosztami windykacji, aby go nie stracić. Jednak finalnie działa to na dłużników dyscyplinująco. Dostają oni bowiem sygnał, że partner nie chce ich kredytować. Firmy, które korzystały z możliwości obciążenia dłużnika kosztami windykacji, robiły to najczęściej wobec wszystkich kontrahentów (57 proc.).
Podstawy prawne windykacji na koszt dłużnika
Możliwość żądania od kontrahenta spóźniającego się z uiszczeniem zobowiązania pieniężnego rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (przysłowiowego 40 euro) należy już wśród przedsiębiorców do wiedzy powszechnej. Natomiast uprawnienie do dochodzenia od dłużnika kwoty przewyższającej rekompensatę za odzyskiwanie należności nadal stanowi pewne novum. Kwestie te szczegółowo reguluje ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, wierzycielowi przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Oprócz wspomnianej kwoty rekompensaty, wierzycielowi przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę.
Rekompensata w kwocie 40, 70 lub 100 euro
Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wierzycielowi przysługuje od dłużnika zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy, wierzycielowi przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:
- 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
- 70 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
- 100 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Równowartość kwoty rekompensaty jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Kwota 40 euro przysługuje automatycznie. Wystarczy, że upłynie termin zapłaty przewidziany w umowie lub na fakturze. Wierzyciel nie musi nawet wzywać dłużnika do zapłaty tej kwoty. Nie ma też potrzeby wykazywania, że poniosło się jakiekolwiek koszty dodatkowe związane z dochodzeniem należności. Jest to bowiem kwota ryczałtowa.
Koszty windykacji powyżej 40 euro
Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych nie ogranicza się tylko do przyznania wierzycielowi ryczałtu za dochodzenie roszczeń w kwocie 40 euro. Przepisy stanowią, że wierzycielowi - oprócz kwoty ryczałtu - przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę. Wierzycielowi przysługuje zatem zwrot uzasadnionych kosztów dochodzenia wierzytelności, w szczególności związanych ze skorzystaniem z usług kancelarii prawnej. Zwrot przysługuje w wysokości faktycznie poniesionych kosztów przewyższających kwotę ryczałtu (40 euro). Jeżeli zatem wierzyciel dochodzi wyższych kosztów windykacji, to na poniesione koszty powinien zaliczyć kwotę 40 euro.
Etapy windykacji - polubowna i sądowa
Proces windykacji należności to wszelkie działania składające się na dochodzenie należności przysługujących wierzycielowi. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie porozumienia, które będzie zadowalające zarówno dla wierzyciela, jak i dla dłużnika.
Windykacja polubowna
Windykacja polubowna to działania dotyczące odzyskania należności przez wierzyciela, które polegają na wezwaniu dłużnika do zapłaty i negocjacjach z dłużnikiem w celu rozwiązania sporu bez angażowania w sprawę sądu. Mogą to być ustalenia dotyczące spłaty długu w ratach, odroczenia terminu płatności, umorzenia części zadłużenia (np. odsetek) lub też wykonania przez dłużnika innego świadczenia. Wszczęcie windykacji przeciwko dłużnikowi rozpoczyna się zwykle od windykacji polubownej. Celem jest znalezienie rozwiązania akceptowalnego dla obu stron, które pozwoli na uregulowanie zobowiązania bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
Windykacja sądowa
Windykacja sądowa następuje, kiedy poprzez działania windykacji polubownej nie uda się wyegzekwować przysługujących wierzycielowi należności. Przed rozpoczęciem windykacji sądowej wierzyciel powinien zgromadzić dowody zasadności swojego roszczenia. Jeżeli zatem wierzyciel nie otrzymał przysługującej mu należności, wówczas składa pozew do sądu o zapłatę, zazwyczaj wraz z wnioskiem o wydanie przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. W ramach windykacji sądowej podejmuje się zatem działania mające na celu uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty lub wyroku umożliwiającego wystąpienie o nadanie orzeczeniu klauzuli wykonalności i przejście do kolejnego etapu windykacji dłużnika, czyli windykacji komorniczej.
Zgodnie z przepisem art. 485 § 2(1) k.p.c. sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów odzyskiwania należności, jeżeli powód dochodzi zwrotu kosztów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Regulacja powyższa dotyczy zatem wydawania nakazu zapłaty, w sytuacji gdy wierzyciel domaga się zwrotu kosztów windykacji (windykacja na koszt dłużnika).
Kto ponosi koszty windykacji?
Koszty windykacji obciążają w pierwszej kolejności wierzyciela, jednak pod pewnymi warunkami możliwe jest obciążenie nimi dłużnika. Mówimy wtedy o windykacji na koszt dłużnika. Dotyczy to zarówno windykacji polubownej, jak i sądowej. Jednakże niezgodne z prawem mogą być praktyki windykacyjne, które mogą prowadzić do obciążenia dłużnika nieuzasadnionymi lub nadmiernymi kosztami windykacyjnymi.
Wierzyciel, który decyduje się na odzyskanie długu przez firmę windykacyjną, ma prawo oczekiwać zwrotu kosztów windykacji od dłużnika. Patrząc szerzej, nie tylko przez pryzmat obciążenia kosztami windykacji, aż 39 proc. przedsiębiorstw badanych na zlecenie Kaczmarski Inkasso, które zdecydowały się na windykację polubowną prowadzoną przez zewnętrznych negocjatorów, nie odczuło negatywnych reakcji ze strony partnerów.
Kiedy można przeprowadzić windykację na koszt dłużnika?
Aby zatem obciążyć dłużnika kosztami windykacji niezbędne jest rzeczywiste poniesienie przez wierzyciela kosztów odzyskiwania należności. Ponadto interpretując ww. przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych należy brać pod uwagę założenia regulacji wskazane w motywach 19 i 20 preambuły do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych, w których mowa jest m.in. o tym, że konieczna jest uczciwa rekompensata za ponoszone przez wierzycieli koszty odzyskiwania należności w związku z opóźnieniami w płatnościach. Wyjściowe założenie prawodawcy unijnego opiera się zatem na podkreśleniu, że regulacje krajowe dotyczące zwrotu kosztów odzyskania należności powinny opierać się na uczciwej rekompensacie. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że zamierzeniem polskiego ustawodawcy, podobnie jak ustawodawcy unijnego, było by wierzycielowi zwracane były tylko rozsądne i uczciwe koszty odzyskiwania należności. Na czym polega to rozwiązanie? Odniesienie się do przesłanki rozsądnej rekompensaty oznacza, że nie można przerzucać na dłużnika wszelkich kosztów związanych z dochodzeniem należności. Dotyczy to zwłaszcza kosztów niecelowych lub zawyżonych.
Ustawa dotyczy jedynie transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami, a dług musi być związany z wykonywaniem przez nich działalności gospodarczej - akt prawny nie odnosi się więc do windykacji długów od osób prywatnych, konsumentów. Transakcja handlowa oznacza bowiem umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2, zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.
Windykacja na koszt dłużnika – jak to działa?
Podsumowanie
Dochodzenie zapłaty za sprzedane towary czy zrealizowane usługi świadczy o odpowiedzialnym podejściu do stabilności finansowej firmy. Firmy potrzebują gotówki na bieżące wydatki, takie jak pensje pracowników, podatki czy raty kredytów, a kwoty zamrożone w fakturach u niesolidnych kontrahentów to stracone możliwości. Dlatego przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że im prędzej upomną się o zapłatę, tym szybciej pieniądze wrócą na ich konto. Skuteczna windykacja na koszt dłużnika wymaga starannej i przemyślanej strategii.
Wsparcie prawne przy windykacji jest kluczowe. Wierzyciel co do zasady odzyska koszty windykacji związane z dochodzeniem przeterminowanych należności. Jedynie w skrajnych sytuacjach, w których nadużywa on swojego prawa, koszty te nie zostaną zwrócone. Jeżeli kontrahent zalega nam z zapłatą lub notorycznie przekracza terminy płatności, warto zwrócić się do kancelarii prawnej zajmującej się windykacją należności. Z praktyki obrotu wynika, że dłużnicy szybciej reagują na wezwania do zapłaty skierowane przez radcę prawnego lub adwokata. Nie musimy obawiać się też o koszty takiej obsługi, ponieważ to dłużnik zostanie nimi obciążony. Zaangażowanie kancelarii na etapie windykacji przedsądowej ułatwi nam też ewentualne dochodzenie roszczeń przed sądem. Prawnik zajmie się bowiem sprawą kompleksowo, od wezwania do zapłaty, przez negocjacje z dłużnikiem, a w razie potrzeby prawnik poprowadzi naszą sprawę przed sądem i przeprowadzi egzekucję wyroku w naszym imieniu. Na wszystkich tych etapach wynagrodzeniem prawnika (radcy prawnego) będzie obciążony nasz dłużnik.
tags: #windykacja #naleznosci #na #koszt #dluznika