Znaczenie numeru PESEL w procesie windykacji należności

Współczesny obrót gospodarczy opiera się na szerokim wykorzystaniu danych osobowych. Jednym z kluczowych identyfikatorów jest numer PESEL, który odgrywa istotną rolę również w procesie windykacji należności. Zrozumienie jego znaczenia i wymogów prawnych jest niezbędne dla skutecznego dochodzenia swoich praw.

Numer PESEL w postępowaniu cywilnym

Od 7 lipca 2013 roku w polskiej procedurze cywilnej obowiązują zmiany, które wprowadziły konieczność posługiwania się numerem PESEL. Celem tych zmian było ograniczenie występowania pomyłek w sądach cywilnych oraz w trakcie czynności egzekucyjnych komorników, wynikających z nieprawidłowego oznaczenia danych osobowych podsądnych. Zmiany te dotknęły trzech ważnych elementów procedury.

Przede wszystkim, znowelizowany art. 126 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego [Dz.U. 1964 Nr 43 poz. 296] wskazuje, że pierwsze pismo powoda w sprawie powinno zawierać jego numer PESEL lub numer identyfikacji podatkowej (NIP). Te dane są również wymagane w przypadku korzystania z e-sądu.

Zmiana dotyczy także Elektronicznego Postępowania Upominawczego. Zgodnie z art. 505³² § 2 k.p.c., powód składając e-pozew powinien wskazać w nim nie tylko swój numer PESEL (NIP/nr KRS), ale także odpowiedni numer pozwanego.

Czy sąd sprawdzi numer PESEL dłużnika?

Numer PESEL pozwanego obowiązkowo powinien być ustalony przez sąd z urzędu, jeżeli jest on osobą fizyczną. W przypadku braku takiego numeru, sąd może ustalić numer z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub innego właściwego rejestru, ewidencji albo numer NIP (nowy art. 208¹ k.p.c.). Wykonując ten obowiązek, sąd kieruje stosowne zapytanie do bazy PESEL lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W przypadku wystąpienia trudności z ustaleniem numeru PESEL, na przykład z uwagi na zamieszkiwanie w danej miejscowości lub przy danej ulicy kilku osób o tym samym imieniu i nazwisku, sąd jest uprawniony do wezwania powoda, aby ten przedstawił dodatkowe informacje o pozwanym, pozwalające na określenie odpowiedniego numeru PESEL (np. datę urodzenia, imiona rodziców). Jeśli powód nie dostarczy uzupełniających danych pozwanego, sąd, nie będąc w stanie nadać sprawie dalszego biegu, jest uprawniony do zawieszenia postępowania (art. 177 § 1 pkt 6 k.p.c.).

Od lipca 2013 r. sąd ma obowiązek ustalić numer PESEL pozwanego (NIP/nr KRS). W tym celu zwraca się z zapytaniem do bazy PESEL lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeśli okazuje się, że w danej miejscowości lub przy danej ulicy mieszka kilka osób o tym samym imieniu i nazwisku, sąd wzywa wierzyciela, aby przedstawił dodatkowe informacje, które pozwolą określić właściwy numer PESEL dłużnika (data urodzenia, imiona rodziców itp.). Jeśli sąd nie otrzyma takich danych, nie będzie w stanie dalej prowadzić sprawy i zawiesi postępowanie.

Kara za podanie nieprawidłowego numeru PESEL

Nieprawidłowe oznaczenie numeru PESEL, NIP lub KRS, jeżeli wynika to ze złej wiary lub niedochowania należytej staranności, może skutkować nałożeniem na powoda grzywny. Dla uczestników obrotu gospodarczego wynika z tego ważny wniosek - we wszystkich umowach czy relacjach gospodarczych powinni dążyć do poznania numeru PESEL swojego kontrahenta, co znacznie ułatwi im ewentualne postępowanie sądowe i windykację należności.

PESEL w sprawach sprzed nowelizacji

Kwestia numeru PESEL w sprawach wszczętych przed 7 lipca 2013 r. była przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego. W orzeczeniu z dnia 30 maja 2014 r. (sygn. akt III CZP 22/14) Sąd Najwyższy podjął uchwałę, zgodnie z którą nadając klauzulę wykonalności orzeczeniom sądów lub referendarzy sądowych wydanym w postępowaniach wszczętych przed dniem 7 lipca 2013 r. oraz ugodom sądowym zawartym w postępowaniach wszczętych przed tym dniem, w treści klauzuli wykonalności nie wskazuje się informacji objętych treścią § 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia brzmienia klauzuli wykonalności.

Oznacza to, że składając wniosek o nadanie klauzuli wykonalności w starej sprawie, zakończonej przed 2013 r., powód nie ma obowiązku podawania numeru PESEL dłużnika. Ta sama zasada dotyczy spraw rozpoczętych przed 7 lipca 2013 roku, a nie zakończonych.

RODO a windykacja należności

Prowadzenie działań windykacyjnych wiąże się nieodłącznie z wykorzystaniem danych osobowych dłużników, co oznacza konieczność spełnienia wymagań wynikających z ochrony danych osobowych. Zadaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych nie jest uniemożliwienie prowadzenia skutecznej windykacji. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami mieści się w ramach prawnie uzasadnionych interesów wierzyciela.

Jednakże, w związku z wykonywaniem działań windykacyjnych, pojawia się szereg obowiązków dla administratora danych. Zgodnie z RODO, firma windykacyjna musi zapewnić, że dane osobowe dłużników są przetwarzane w sposób legalny, uczciwy i przejrzysty. Firmy te muszą również zagwarantować, że dłużnicy są poinformowani o przetwarzaniu ich danych osobowych oraz o celach, dla których są one wykorzystywane.

Dodatkowo, zgodnie z RODO, dłużnicy mają prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania lub usuwania, jeśli są one nieprawidłowe lub nieaktualne. Firmy zajmujące się windykacją muszą również zapewnić, że dane osobowe są przechowywane w bezpieczny sposób, aby uniknąć nieuprawnionego dostępu, zmiany lub utraty tych danych.

Minimalizacja danych i bezpieczeństwo

Wierzyciel powinien przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do celów windykacji. Nie powinien gromadzić i przetwarzać dodatkowych informacji, które nie są istotne dla procesu odzyskiwania długu. Jednocześnie, wierzyciel powinien stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, hasła, kontrole dostępu, aby chronić dane osobowe dłużnika przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub kradzieżą.

Prawa dłużnika

Dłużnik ma prawo do wiedzy, jakie dane na jego temat przetwarza wierzyciel, w jaki sposób są przetwarzane i do jakiego celu. Wierzyciel powinien udzielić mu odpowiednich informacji i odpowiedzieć na pytania dłużnika związane z przetwarzaniem jego danych. Dłużnik ma również prawo do żądania usunięcia swoich danych, jeśli nie są już potrzebne do celów windykacyjnych. Wierzyciel powinien usunąć te dane, chyba że istnieją przepisy prawne, które zobowiązują go do ich przechowywania.

Co może, a czego nie może robić windykator?

Windykator musi pamiętać, że pomimo braku obowiązku uzyskiwania zgody dłużnika na przetwarzanie jego danych, musi przestrzegać przepisów RODO. Dane dłużnika muszą być przetwarzane w sposób legalny, uczciwy i bezpieczny, aby uniknąć np. wycieku danych dłużników. Jest to o tyle ważne, że podczas windykacji długów przetwarza się dane bankowe, dane o stanie majątkowym czy numer PESEL dłużnika.

Numer telefonu stanowi element danych osobowych. Jeśli więc windykator dysponuje numerem telefonu do dłużnika, może zgodnie z prawem zadzwonić do dłużnika w celach windykacyjnych. Również adres zamieszkania to dane osobowe. Windykator może zatem zgodnie z RODO odwiedzić dłużnika w miejscu jego zamieszkania (przy czym dłużnik nie ma obowiązku wpuszczenia windykatora do domu czy podjęcia rozmowy) czy kierować na ten adres wezwania do zapłaty.

Obowiązkiem windykatora jest zachowanie tajemnicy o sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika. Windykator nie może informować kogokolwiek o istnieniu i wysokości zadłużenia. Takie informacje mogą posiadać wierzyciel, windykator i dłużnik. Zakazane jest zatem informowanie przez windykatora o zadłużeniu osób trzecich, nieodpowiedzialnych za powstałe zadłużenie.

Wielu dłużników, chcąc uniknąć windykacji, powołuje się na przepisy RODO i brak ich zgody na przetwarzanie danych osobowych. Każdy dłużnik, tak jak każdy obywatel, ma prawo do ochrony swoich danych osobowych. Ochrona nie może być jednak sposobem na uniknięcie odpowiedzialności i niespłacanie zobowiązań. Dłużnik ma prawo wiedzieć, jakie jego dane są przetwarzane w procesie windykacji. Dzięki RODO dane dłużnika powinny być przetwarzane w sposób transparentny i ostrożny, aby nie dostały się w niepowołane ręce.

Windykacja należności a dane osobowe - podsumowanie

Numer PESEL jest kluczowym elementem w procesie windykacji należności, zwłaszcza w kontekście postępowań sądowych. Zmiany prawne wprowadzone od 2013 roku znacząco zwiększyły jego znaczenie. Jednocześnie, proces windykacji musi być prowadzony z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), zapewniając legalność, uczciwość i bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.

Jak chronić swoje dane osobowe

W relacjach z kontrahentami przedsiębiorcy rzadko posługują się numerami PESEL, co w przypadku późniejszych problemów z odzyskaniem należności, powoduje duże trudności. Dlatego w interesie przedsiębiorcy leży znajomość numeru PESEL kontrahenta, z którym łączą go jakiekolwiek umowy czy inne relacje gospodarcze. To bardzo ułatwi ewentualne postępowanie sądowe oraz windykację należności.

Firma windykacyjna do pana Marcina: „Jest pan nam winien pieniądze. Proszę podać PESEL”. Podać, nie podać? A jeśli to nie windykator, a przebierańcy? Długi trzeba spłacać. Tę dewizę wyznaje nasz czytelnik, do którego wydzwaniają windykatorzy z firmy Best. Poinformowali pana Marcina, że kupili jego długi. Gdy ten chciał dowiedzieć się, o jakie długi chodzi, firma poprosiła o PESEL. - „Po moim trupie. Dług spłacę, ale PESEL-u nie podam. A jak to przebierańcy?” - mówi pan Marcin.

„Po pierwsze, nie istnieje żadna podstawa prawna do przekazania swojego numeru PESEL, nawet w przypadku, gdyby dług faktycznie istniał. Po drugie, wyłącznie tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności może być skutecznym środkiem egzekucji roszczenia. Firmie windykacyjnej jako wierzycielowi przysługuje zatem kompetencja do wzywania dłużnika do spełnienia świadczenia jedynie o tyle, o ile przysługuje mu skuteczne wobec niego roszczenie. Jeśli firma windykacyjna takiego tytułu nie posiada, nie jest zatem wierzycielem ani pierwotnym, ani wtórnym, zatem nie może prowadzić kroków w celu egzekucji domniemanego roszczenia.” - tłumaczy mecenas Mateusz Radomyski.

Nadrzędnym celem BEST jest, by z naszymi klientami ustalić sposób spłaty zaległych zobowiązań na drodze polubownej, komfortowej dla obu stron. Stąd telefoniczne próby nawiązania kontaktu i zweryfikowania danych. Trzeba wiedzieć, że jeśli nie uda nam się ustalić polubownego sposobu spłaty zobowiązań, to sprawa trafia na drogę sądowo-egzekucyjną, co rodzi dla naszych klientów dodatkowe koszty i obowiązki. BEST obsługuje ponad 2 mln spraw i łatwo sobie wyobrazić, że w wielu przypadkach dotyczą one osób o takim samym imieniu i nazwisku, czasem nawet zamieszkałych w tej samej miejscowości. Dlatego w kontaktach telefonicznych z naszymi klientami pierwszym i kluczowym etapem jest weryfikacja, czy rozmawiamy z właściwą osobą - tą, której sprawa dotyczy. Nie możemy kontynuować rozmowy, ujawniać informacji na temat zobowiązań, jeśli nie mamy pewności, że rozmawiamy z naszym klientem. Stąd prośba o potwierdzenie, poza imieniem i nazwiskiem, numeru PESEL lub kilku ostatnich cyfr numeru PESEL.

tags: #windykacja #zada #nr #pesel