Szczegółowe zasady prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych
W polskim systemie prawnym biurowość, rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych podlegają szczegółowym regulacjom, które mają na celu zapewnienie transparentności i prawidłowości ich działania. Kluczowe zmiany w tym zakresie wprowadza rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 2517).
Zmiany w przepisach dotyczących biurowości komorniczej
Rozporządzenie to wprowadza szereg istotnych modyfikacji w funkcjonowaniu kancelarii komorniczych. Jedna z kluczowych zmian dotyczy § 7 ust. 2, gdzie skreślono zdanie czwarte. Zmodyfikowano również § 16, precyzując brzmienie ust. 2, który obecnie określa koszty postępowania do stwierdzenia tytułem wykonawczym oraz aktualne saldo zaliczek i kosztów podlegających ściągnięciu zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. Uchylono również ust. 3 tego paragrafu.
Szczególnie istotne jest dodanie § 16a, który reguluje kwestię wysyłania pism bez podpisu w sprawach, gdzie wykorzystywana jest publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa. Dotyczy to takich pism jak wezwania, zawiadomienia, odpisy postanowień, pisma przewodnie, pouczenia czy kopie protokołów. Pismo bez podpisu musi zawierać wskazanie stanowiska służbowego oraz imię i nazwisko osoby, która by je podpisała. Nie stosuje się wymogów zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem. Wysyłanie pism bez podpisu odbywa się za pośrednictwem wskazanych usług elektronicznych, chyba że istnieją ku temu przeszkody techniczno-organizacyjne. Przepisy te nie wyłączają wymogów zamieszczenia podpisu pod oryginałami dokumentów ani poświadczania odpisów na wniosek uprawnionych osób. Pismo wysyłane bez podpisu musi zawierać odpowiednią informację o treści: „Niniejsze pismo nie wymaga podpisu zgodnie z § 16a ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 2517 oraz z 2023 r. poz. 1635) jako właściwie zatwierdzone w systemie teleinformatycznym operatora wyznaczonego służącym do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.” Przepisy te stosuje się odpowiednio do pism wysyłanych stronom za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
Zmodyfikowano również § 18, który precyzuje obowiązki komornika dotyczące przekazywania potwierdzeń odbioru pisma podmiotowi zlecającemu doręczenie. W przypadkach określonych w art. 3a ust. 1b, 3 i 4 ustawy przekazuje się jedynie kopię protokołu podjętych czynności.
Istotne zmiany zaszły w § 22, który dotyczy zwrotnego potwierdzenia odbioru. Zwrotne potwierdzenie odbioru, w tym wydruk elektronicznego potwierdzenia, dołącza się do akt. Na doręczonym piśmie zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, potwierdzenie odbioru w postaci elektronicznej dołącza się do akt. W razie zwrotu przesyłki z adnotacją „nie podjęto w terminie”, do akt dołącza się jedynie kopertę w części zawierającej adnotacje, a odpisy pism podlegają zniszczeniu, z wyjątkiem oryginałów dokumentów wniesionych przez uczestników postępowania. W odniesieniu do akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, do akt dołącza się jedynie cyfrowe odwzorowanie koperty.
Zmiany objęły również § 24. W ust. 1 sprecyzowano, w jakich sytuacjach do akt sprawy dołącza się kopertę lub jej część, gdy pismo zostało wniesione w sposób opisany w art. 165 § 2 i 3 Kodeksu postępowania cywilnego. W przypadku dokumentacji prowadzonej w systemie teleinformatycznym, wystarczające jest zamieszczenie w aktach sprawy oryginału pisma opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym. W odniesieniu do akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dołączenie dokumentów następuje przez zamieszczenie w systemie teleinformatycznym oryginału pisma wytworzonego w postaci cyfrowej lub cyfrowego odwzorowania pisma wytworzonego lub doręczonego w postaci papierowej. Dokumenty wpływające w postaci papierowej podlegają dołączeniu do pomocniczego zbioru dokumentów.
W § 27 ust. 5 doprecyzowano, że w razie zakończenia postępowania egzekucyjnego komornik nanosi na tytuł wykonawczy sporządzony w postaci papierowej wzmiankę o wyniku egzekucji.
Zmianie uległ także § 38, który stanowi, że dowody wpłat gotówkowych dołącza się do wyciągu bankowego i pozostawia w chronologicznie uporządkowanym zbiorze dla danego rocznika. Uchylono § 40.
Istotne zmiany dotyczą również § 49, który reguluje sposób przechowywania wyegzekwowanych środków pieniężnych oraz uiszczonych zaliczek. Komornik przechowuje je na rachunku bankowym kancelarii służącym obsłudze prowadzonych postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających (rachunek powierniczy). Środki pieniężne uzyskane z wpłat gotówkowych komornik przekazuje na rachunek powierniczy najpóniej w terminie 5 dni roboczych od dnia przyjęcia wpłaty. Nie później niż w terminie określonym w art. 149 ust. 2 ustawy, komornik przekazuje na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy kancelarii (rachunek opłat egzekucyjnych) opłaty egzekucyjne uzyskane w poprzednim miesiącu. Dodano ust. 6, który stanowi, że środków z § 50 ust. 1 nie przechowuje się na rachunku powierniczym lub rachunku opłat egzekucyjnych.
W § 50 ust. 1 sprecyzowano, że wynagrodzenie prowizyjne, środki pieniężne uzyskane z opłat komorniczych niebędących opłatami egzekucyjnymi oraz pozostałe prywatne środki pieniężne pochodzące z innych źródeł komornik przechowuje na rachunku operacyjnym kancelarii. Komornik może posiadać więcej niż jeden rachunek operacyjny.
Zmieniono również załącznik nr 16 do rozporządzenia, zgodnie z którym określono wzór wzmianki o wyniku egzekucji.
Zmiany dotyczące wieku komorników i asesorów
W Ministerstwie Sprawiedliwości przygotowano również projekt nowelizacji ustawy o komornikach sądowych, który przewiduje znaczące zmiany w kwestii wieku, w którym komornicy i asesorzy mogą pełnić swoje funkcje. Po wejściu w życie nowych przepisów, komornicy i asesorzy będą mogli pracować do 70. roku życia, co oznacza zniesienie dotychczasowego limitu 65 lat. Nowelizacja znosi również sześcioletni limit czasu trwania asesury komorniczej.
Zmiany te odpowiadają na wyroki sądów administracyjnych, które konsekwentnie podkreślały, że regulacja pozwalająca na odwoływanie komorników po ukończeniu 65. roku życia jest sprzeczna z dyrektywą 2000/78/WE i stanowi przejaw dyskryminacji ze względu na wiek. Podobnie sądy oceniały decyzje o odwołaniu ze stanowiska asesora komorniczego, który ukończył 65. rok życia. Projekt nowelizacji został przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu i Senatu.
Dzięki tym zmianom, asesorzy zyskają większą elastyczność w planowaniu swojej kariery, a system egzekucyjny - stabilność kadrową. Komornicy i asesorzy zachowują prawo do przejścia na emeryturę po nabyciu uprawnień emerytalnych, niezależnie od nowych przepisów.
#RZECZOPRAWIE: Rafał Reiwer - W pracy komorników pojawią się kamery
Czym zajmuje się komornik sądowy?
Komornik sądowy jest funkcjonariuszem publicznym, który zajmuje się przede wszystkim prowadzeniem egzekucji sądowej. Stosując określone prawem środki przymusu, dąży do wyegzekwowania z majątku dłużnika należności dla wierzyciela. Może to obejmować np. zajęcie ruchomości, nieruchomości, wynagrodzenia za pracę czy rachunków bankowych.
Komornik sądowy wykonuje również inne czynności, takie jak:
- Postanowienia o zabezpieczeniu środka dowodowego.
- Postanowienia nakazujące wydanie środka dowodowego w postępowaniu w sprawach własności intelektualnej.
- Postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub sporządzanie spisu inwentarza.
- Doręczanie zawiadomień sądowych, pism procesowych oraz innych dokumentów sądowych za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty, na zlecenie sądu albo na wniosek powoda.
- Podejmowanie czynności zmierzających do ustalenia aktualnego adresu zamieszkania adresata.
Szczegółowe działania, które podejmuje komornik sądowy, wylicza ustawa z 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych.
Kto może zostać komornikiem sądowym?
Aby zostać komornikiem sądowym, należy uzyskać tytuł magistra prawa, co otwiera drogę do ukończenia aplikacji komorniczej. Po ukończeniu aplikacji i zdaniu egzaminu komorniczego, kandydat musi zostać zaopiniowany przez izbę komorniczą, a następnie powołany na stanowisko asesora przez prezesa właściwego sądu apelacyjnego. Dopiero po spełnieniu wszystkich tych wymogów oraz dodatkowych kryteriów określonych w ustawie o komornikach sądowych, można objąć stanowisko komornika.
Asesor komorniczy to osoba, która zdobywa niezbędne doświadczenie do pełnienia zawodu komornika sądowego poprzez wykonywanie wybranych czynności egzekucyjnych. Dzięki zmianom w przepisach, czas asesury staje się bardziej elastyczny.
Poniższa tabela prezentuje przykładowe okresy przechowywania akt spraw sądowych, w tym dotyczących komorników:
| Sygnatura | Nazwa | Okres | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 2/285/0/17.6.4.7/18/162 | Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6.12.1975 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwum państwowym | 1972-1975 | Teksty rozporządzenia i projektu, notatki, korespondencja. |
| 2/285/0/17.6.4.7/18/163 | Projekt zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie okresów przechowywania akt administracji sądowej, akt komorniczych oraz urządzeń biurowości sądowej i komorniczej | 1975 | Tekst projektu, notatki, korespondencja. |
| 2/285/0/17.6.4.7/18/164 | Zarządzenie Nr 43/77/O Ministra Sprawiedliwości z dnia 28.12.1977 r. o biurowości sądów wojewódzkich i rejonowych w sprawach cywilnych i karnych (instrukcja sądowa) | 1975-1977 | Wytyczne obsługi kart selekcyjnych, uwagi. Tekst zarządzenia, pismo okólne, notatki, korespondencja. |
tags: #biurowosc #projekt #komornik