Windykacja i listy informacyjne w firmie Optima – jak to działa?
W kontekście zarządzania należnościami, firmy często napotykają na problemy z nieterminowymi płatnościami. W takich sytuacjach kluczowe staje się skuteczne wdrożenie procesów windykacyjnych. Jednym z rozwiązań, które może usprawnić ten proces, jest system Comarch ERP Optima, oferujący dedykowany moduł windykacji należności.
Windykacja to proces odzyskiwania pieniędzy od dłużnika. Przypomnienie - uprzejme powiadomienie klienta o zbliżającej się płatności. Ponaglenie - informacja o tym, że termin płatności upłynął. Zdarza się, że wysyłane są dwa rodzaje ponaglenia, np. w dniu upłynięcia terminu, uprzejma informacja o przekroczeniu terminu. Wezwanie do zapłaty - to ważny, formalny krok w procesie windykacji. Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, dokument powinien zawierać następujące informacje: dane stron, opis roszczenia, tj.
W przypadku firmy Optima, proces windykacji może wyglądać następująco: firma wysyła dwa pisma. Pierwsze pismo dotyczy konieczności zapłaty zaległych rat, a drugie informuje o wypowiedzeniu umowy w przypadku braku spłaty. Takie pisma mogą być odbierane przez klientów jako sygnał do pilnego uregulowania zobowiązań.
Doświadczenia użytkowników wskazują, że nawet po wypowiedzeniu umowy, klienci mogą otrzymywać telefony od doradców z prośbą o spłatę. W niektórych przypadkach, kwoty do spłaty mogą znacznie przewyższać pierwotnie pożyczoną sumę, co może być efektem naliczonych odsetek, opłat i kosztów dodatkowych. Przykładowo, pożyczka w wysokości 4 000 zł może wymagać spłaty 12 000 zł, a w bardziej skrajnych przypadkach, pożyczka około 6 000 zł może skutkować zobowiązaniem przekraczającym 20 000 zł plus koszty procesu.
Zautomatyzowana windykacja z Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima to kompleksowy system do zarządzania przedsiębiorstwem, który zawiera moduł dedykowany windykacji należności. Firma XYZ korzysta z systemu Comarch ERP Optima do monitorowania należności. Przedsiębiorstwo ABC skonfigurowało system Comarch ERP Optima do automatycznego wysyłania wezwań do zapłaty po upływie 14 dni od terminu płatności.
Windykacja należności w systemie Comarch ERP Optima to kompleksowe rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie płatnościami w przedsiębiorstwie. Dzięki automatyzacji procesów, szczegółowej analizie danych oraz integracji z innymi modułami systemu, firmy mogą efektywniej kontrolować swoje finanse i minimalizować ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami.
Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi, takich jak Comarch ERP Optima, staje się kluczowe w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym.
Konfiguracja i funkcjonalności modułu windykacji
Każda zmiana parametrów automatycznej windykacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj. Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat windykacji.
Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do windykacji dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona.
Uwaga: Podczas wykonywania kopii bezpieczeństwa bazy danych parametr Automatyczna windykacja należności jest odznaczany.
Parametry automatycznej windykacji
- Pomijaj należności poniżej kwoty […] - podczas wykonywania akcji pomijane będą należności o wartości mniejszej niż podana kwota. Domyślnie jest ustawiona wartość 0,01, czyli podczas windykacji należności uwzględniane będą wszystkie kwoty. Wartość dotyczy wszystkich płatności zgodnie z walutą, w której zostały zaewidencjonowane.
- Opiekun kontrahenta - po zaznaczeniu tej opcji będzie to operator przypisany na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe] (w menu Ogólne/ Kontrahenci).
- Wskazany operator - można wybrać konkretnego operatora.
Uwaga: Podczas tworzenia zadań dla poszczególnych operatorów program wypełnia „luki” w ich terminarzu pilnując, by automatycznie generowane zadania nie pokrywały się z innymi zadaniami wprowadzonymi wcześniej. Tworzone są zadania w podanym w konfiguracji przedziale czasowym.
Poprzez automatyczną windykację należności w dniu 2013-06-12 mają zostać utworzone dwa zadania CRM. - drugie zadanie będzie miało termin realizacji od 2013-06-13, godz.: 15:00 do 2013-6-13 godz.: 15:44 (rozpocznie się 2013-06-13 ponieważ 2013-06-12 ostatnie zadanie operatora kończy się o godz. Uruchom generowanie ponaglenia zapłaty o godzinie: [] - o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne Ponaglenia Zapłaty.
Minimalna kwota przeterminowanego zadłużenia - blokada sprzedaży będzie wykonywana względem podanej kwoty. Uruchom ustawianie blokady sprzedaży na karcie kontrahenta o godzinie - zgodnie ze zdefiniowanym przez użytkownika schematem windykacji o wskazanej godzinie przez usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych zostanie zablokowana możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży dla kontrahentów spełniających kryteria windykacji należności. Należy określić, o której godzinie mają być wysyłane smsy oraz czy poprzez automatyczną windykację smsy mają być bezpośrednio wysyłane do odbiorców czy też wcześniej zapisywane jako robocze. Wiadomości robocze widoczne są w menu CRM/ SMS w kolorze zielonym.
Windykacja miękka i twarda
Windykacja miękka to pierwsze, polubowne etapy procesu windykacyjnego, których celem jest odzyskanie należności bez kierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Automatyzacja procesu (np. Ponadto, w kilku europejskich krajach (np. Holandii, Niemczech, Szwecji) prowadzono eksperymenty z różnymi formami przypomnień. W Holandii np. publiczna instytucja [Behavioral Insights Network Netherlands (BIN NL)] przeprowadziła badania z zastosowaniem nudgingu w korespondencji przypominającej o płatności - wykazano, że uprzejme, precyzyjnie sformułowane przypomnienia z podkreśleniem konsekwencji i pozytywnego rezultatu (np. Komisja Europejska, w ramach prac nad dyrektywą w sprawie opóźnień w płatnościach, analizowała również sposoby przeciwdziałania tym opóźnieniom, w tym komunikację między firmami. W dokumencie “Preventive Measures for Tackling Late Payments in B2B and G2B Transactions” wskazuje się, że aktywna komunikacja (np. Na czym polega windykacja miękka?
Kiedy skala przedsiębiorstwa rośnie, można przeoczyć fakt, że przeterminowane należności też rosną. Teoretycznie rozwiązaniem problemu może być po prostu wyznaczenie osoby, która zajmie się dyscyplinowaniem klientów. Doświadczenia osób, z którymi rozmawiałem pokazują, że dłużnicy płacą tym, którzy “krzyczą najgłośniej”. Wniosek z tego taki, że nasz proces windykacji musi w ogóle istnieć a poza tym warto bez skrupułów upominać się o swoje pieniądze.
Jest jeszcze jedna ważna broń, którą mogą się posłużyć firmy, które stale współpracują z “niesfornymi” płatnikami. Jeżeli biuro rachunkowe zagrozi klientowi wypowiedzeniem umowy lub stały dostawca zapowie wstrzymanie dostaw do momentu uregulowania należności, to jest spora szansa, że będzie to silny impuls przywołujący dłużnika do porządku. Możemy się bać ryzyka, że dłużnik zamieni dostawcę, ale które ryzyko jest większe, nie zarobić, czy stracić bezpowrotnie pieniądze?
Windykacja w systemie Comarch ERP Optima - szczegóły
W module CRM Plus jest dostępny mechanizm automatycznej windykacji należności oraz mechanizm windykacji na żądanie. Dla ułatwienia procesu ściągania nieuregulowanych płatności, dostępna jest również funkcja windykacji na żądanie. W menu CRM znajduje się sekcja Windykacja, w której można definiować Schematy windykacji oraz monitorować Historię zdarzeń windykacyjnych. Windykacja ma zastosowanie wobec nieuregulowanych płatności kontrahenta czyli m.in. Windykacji automatycznej podlegać będą tylko te należności, które mają przypisany schemat windykacji. Domyślnie przypisany jest schemat windykacji ustalony na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci - formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] - Schemat windykacji). Jeśli na karcie kontrahenta nie ustalono indywidualnego schematu windykacji, przypisywany jest schemat zdefiniowany na liście schematów (menu CRM/ Schematy windykacji) jako domyślny. Jeśli do kontrahenta nie przypisano indywidulanego schematu windykacji i nie ustalono w programie domyślnego schematu windykacji, płatność trafia do Preliminarza płatności bez przypisanego schematu - operator może ręcznie wskazać schemat windykacji.
Parametr Domyślny - jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci - formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] - Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji.
Zestawienia i makra w windykacji
- Zestawienie dokumentów windykowanych - makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej.
- Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie - makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji.
- Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie - makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji.
- Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem - makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
- Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem - makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji.
Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności - należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM.
Dokument - należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Dokument - należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty.
Koszty dodatkowe - waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności). Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności.
Tworzenie i zarządzanie schematami windykacji
Utworzenie schematu windykacyjnego polega na zdefiniowaniu szeregu akcji, które będą wykonywać się automatycznie (bez udziału operatora) dla poszczególnych płatności w zależności od daty bieżącej i terminu realizacji płatności. Utworzyć można wiele różnych schematów windykacyjnych, jeden z nich można oznaczyć jako domyślny, można również przypisać do danego kontrahenta indywidualny schemat windykacji. Na liście widoczne są utworzone przez użytkownika schematy windykacji.
- Domyślny - jeden ze schematów windykacji można oznaczyć jako domyślny (pole nie jest obowiązkowe).
Przy usuwaniu schematu przypisanego na płatności w Preliminarzu płatności generowany jest komunikat: Istnieją płatności w Preliminarzu, do których jest przypisany usuwany schemat windykacji. Po usunięciu schematu płatności te nie będą podlegały windykacji.
Windykacja na żądanie
Windykacja na żądanie pozwala użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności. Funkcjonalność dostępna jest na oknie Preliminarza Płatności w menu Kasa/Bank/ Preliminarz Płatności pod przyciskiem Windykacja oraz w menu kontekstowym. Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy - po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów - wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie.
Jak skonfigurować system wynagrodzeń w Comarch ERP Optima
Lista zawiera historię wszystkich akcji wykonanych przez Automat Windykacji oraz w ramach windykacji na żądanie. Windykacja na żądanie pozwala użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności. Funkcjonalność dostępna jest na oknie Preliminarza Płatności w menu Kasa/Bank/ Preliminarz Płatności pod przyciskiem Windykacja oraz w menu kontekstowym. Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy - po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów - wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie.
tags: #firma #optima #windykacja #i #listy