Ulga na złe długi w VAT: Jak odzyskać podatek od nieściągalnych wierzytelności?

Prowadzisz sprzedaż towarów lub usług i nie otrzymujesz zapłaty od kontrahenta? Zobacz, czym jest ulga na złe długi w VAT i jak dzięki niej możesz odzyskać należny podatek. Wyjaśniamy, jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z tego rozwiązania, zwłaszcza w sytuacji, gdy dłużnik przestał być czynnym podatnikiem VAT lub jest podmiotem zwolnionym z tego podatku.

Czym jest ulga na złe długi w podatku VAT?

Ulga na złe długi w VAT to narzędzie pozwalające wierzycielowi na odzyskanie zapłaconego podatku VAT należnego zawartego w wystawionej fakturze sprzedaży wobec nieotrzymania należności wynikającej z tej faktury.

W przypadku dłużnika ulga na złe długi w VAT zobowiązuje go do skorygowania odliczonego podatku VAT zawartego w niezapłaconej na rzecz wierzyciela (sprzedawcy) faktury.

Ulga na złe długi w VAT może być zastosowana do pełnej wartości faktury sprzedaży, ale również wyłącznie do części jej wartości (na skutek nieotrzymania zapłaty).

Specyfika ulgi na złe długi w VAT

Nawiązując do art. 89a ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), podatnik może skorygować podstawę opodatkowania VAT oraz podatek VAT należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju (wartość netto i VAT z wystawionej faktury) w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Po pierwsze ulga na złe długi w VAT to prawo wierzyciela, z którego może skorzystać, ale nie musi. Natomiast ulga na złe długi w VAT u dłużnika to obowiązek, a nie możliwość skorygowania odliczonego VAT od niezapłaconej, otrzymanej od sprzedawcy faktury.

Po drugie wierzytelność będąca przedmiotem ulgi na złe długi musi być nieściągalna. Musi mieć miejsce uprawdopodobnienie jej nieściągalności.

Warunki ulgi na złe długi w VAT w przypadku, kiedy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT

Wierzyciel może skorzystać z obniżenia (korekty in minus) podstawy opodatkowania VAT (wartość netto z faktury) oraz podatku VAT należnego (wartość VAT z faktury) wynikających z wystawionej faktury, za którą nie otrzymał zapłaty.

Może tego dokonać, gdy będą spełnione poniższe warunki:

Została faktycznie przez wierzyciela dokonana (krajowa) dostawa towarów lub świadczenie usług opodatkowane podatkiem VAT (niekorzystające ze zwolnienia z VAT) na rzecz dłużnika-czynnego podatnika VAT.
Na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej JPK_V7X, w której wierzyciel dokonuje korekty z tytułu ulgi na złe długi w VAT, jest on podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.
Od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona (ostatnim miesiącem/kwartałem, w którym można dokonać korekty, jest grudzień/IV kwartał, mimo że deklaracja za ten okres składana jest w kolejnym roku).

Należy jednak podkreślić, że powyższe warunki dotyczą sytuacji, w której dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT.

Schemat warunków skorzystania z ulgi na złe długi

Utrata statusu czynnego podatnika VAT przez dłużnika

Utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może nastąpić na skutek zaistnienia różnych okoliczności, takich jak np.:

Rejestracja jako podatnik zwolniony z VAT.
Wyrejestrowanie lub wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT.
Zakończenie działalności gospodarczej, także wskutek śmierci podatnika.
Stwierdzenie fikcji istnienia podatnika.
Niezgodność danych podatnika zawartych w zgłoszeniu VAT-R z rzeczywistością.
Brak kontaktu z podatnikiem lub pełnomocnikiem na mocy udokumentowanych prób podjęcia tego kontaktu.
Prowadzenie przez podatnika działalności mającej na celu wyłudzenia podatkowe.
Dokonanie przez podatnika zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy.
Składanie przez podatnika za 6 kolejnych miesięcy albo za 2 kolejne kwartały zerowych deklaracji JPK_V7X, tzn. niezawierających żadnych transakcji.
Brak składania przez podatnika jakichkolwiek deklaracji JPK_V7X pomimo takiego obowiązku.
Wystawianie przez podatnika tzw. pustych faktur lub faktur korygujących, a więc takich, które dokumentowały czynności, które nie zostały wykonane.
Niestawianie się przez podatnika albo jego pełnomocnika na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS.

Utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może również mieć miejsce wtedy, gdy podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową.

Utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może także nastąpić wobec podmiotu, dla którego sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Potwierdzenie statusu podatkowego dłużnika

W aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku weryfikacji, czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT, choć oczywiście warto przeprowadzić taką weryfikację, szczególnie jeżeli dłużnik był czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT na dzień przeprowadzenia transakcji sprzedaży. Wierzyciel wie wówczas, czy musi spełnić podstawowy zakres ww. warunków, czy może rozszerzony, o którym także była mowa powyżej.

Ustalenie statusu podatkowego dłużnika jest bardzo uproszczone. Stało się to możliwe dzięki wprowadzonemu przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Wykazowi podmiotów, a więc tzw. Białej księdze VAT.

Zmiany w zakresie ulgi na złe długi

Ulga na złe długi u wierzyciela i dłużnika po zmianach wprowadzonych poprzez pakiet SLIM VAT 2 zarówno wydłużała okres skorzystania z ulgi do 3 lat, jak i likwidowała obowiązek statusu VAT u dłużnika na dzień poprzedzający dzień złożenia ewidencji i deklaracji JPK_V7X.

Ulga na złe długi w VAT w 2025 roku

W 2025 roku zasady ulgi na złe długi nie uległy zmianie w stosunku do 2024 roku. Rozpatrując zasady funkcjonowania ulgi na złe długi w VAT, należy wziąć pod uwagę rozgraniczenie pomiędzy stroną podatnika-sprzedawcy (wierzyciela) a stroną podatnika-nabywcy (dłużnika).

Ulga na złe długi w VAT w 2025 roku po stronie sprzedawcy-wierzyciela

Z ulgi na złe długi w VAT ma możliwość (nie obowiązek) skorzystać podatnik-sprzedawca, a więc wierzyciel. Ulgę na złe długi w VAT obowiązkowo musi zastosować nabywca-dłużnik.

Nawiązując do art. 89a ust. 1 ustawy o VAT, podatnik-sprzedawca ma możliwość dokonania korekty in minus (pomniejszenia w ewidencji VAT - JPK_V7X):

Podatku opodatkowania VAT,
Podatku VAT,

- wynikających (z faktury) ze sprzedaży towarów lub usług dokonanych na terytorium RP, jeżeli nieściągalność wierzytelności (należności z faktury sprzedaży) została uprawdopodobniona. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, gdy wierzytelność nie została:

Uregulowana,
Zbyta - w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Należy wspomnieć, że ulga na złe długi w VAT znajduje zastosowanie także w odniesieniu do części niezapłaconej faktury, której nieściągalność została uprawdopodobniona.

Warunki zastosowania ulgi na złe długi w VAT u sprzedawcy, gdy dłużnikiem jest firma

Lp.	Opis warunków
1.	Wierzytelność dotyczy transakcji sprzedaży (także zagranicznej) towarów lub usług, której miejsce opodatkowania podatkiem VAT występuje na terytorium RP.
2.	Sprzedawcą jest polski podatnik, a więc podatnik z siedzibą na terytorium RP, a dłużnikiem konsument lub podatnik prowadzący działalność z miejscem zamieszkania, siedzibą firmy na terytorium RP albo poza terytorium RP.
3.	Wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w żadnej formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.
4.	Sprzedawca (wierzyciel) jest czynnym podatnikiem VAT na dzień poprzedzający dzień złożenia ewidencji i deklaracji podatkowej JPK_V7X, w której dokonuje korekty in minus podstawy opodatkowania i podatku VAT z tytułu ulgi na złe długi.
5.	Od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Jeżeli dłużnikiem nie jest czynny podatnik VAT, czyli podatnik zwolniony z VAT albo konsument, wówczas korekta z tytułu ulgi na złe długi w VAT może być dokonana, jeżeli:

Wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego.
Wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym.
Wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów.

Należy podkreślić, że nie ma obowiązku informowania dłużnika o fakcie skorzystania z tej ulgi.

Łatwiejszy dostęp do ulgi na złe długi na pewno spowoduje częstsze korzystanie z niej wśród wierzycieli (tj. sprzedawców). Jeśli zatem wierzyciel w swojej ewidencji zastosuje ulgę na złe długi, a dłużnik nie, dla organu podatkowego będzie to sygnał, aby zainteresować się dłużnikiem i wszcząć postępowanie podatkowe.

Zadaniem wierzyciela, który zdecyduje się na skorzystanie z ulgi na złe długi, pozostaje poinformowanie o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego. Informacje o zastosowaniu ulgi wykazywane są w pliku JPK_V7 z oznaczeniem pola „KorektaPodstawyOpodt”.

Przykład 1.

Pan Walery 2 stycznia 2025 roku dokonał sprzedaży na rzecz firmy XYZ (czynnego podatnika VAT) i jako termin płatności wyznaczył 9 stycznia 2025 roku. Firma XYZ nie uregulowała płatności do 25 maja 2025 roku. W którym okresie należy ująć zapis w rejestrze VAT sprzedaży na minus w związku z ulgą na złe długi w VAT? Jakie warunki pan Walery powinien spełnić?

Korekty ulgi na złe długi w VAT należy dokonać w pliku JPK_V7 za kwiecień 2025 roku po stronie rejestru VAT sprzedaży poprzez zaznaczenie pola korekty - art. 89a ust. 1 ustawy o VAT (zaznaczenie pola KorektaPodstawyOpodt).

W rejestrze VAT sprzedaży podatnik-sprzedawca ujmuje ze znakiem minus niezapłaconą wartość netto faktury (podstawę opodatkowania) i podatek VAT należny.

Aby pan Walery mógł dokonać wpisu w ramach ulgi na złe długi, powinien upewnić się, że na dzień poprzedzający dzień złożenia pliku JPK_V7 nadal ma status czynnego podatnika VAT oraz od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie minęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

W przypadku dokonywania ulgi na złe długi wpisu dokonuje się na podstawie faktury, a nie dokumentu wewnętrznego. Nie opatruje się go zatem oznaczeniem „WEW” w części ewidencyjnej JPK_V7.

Przykład 2.

Pan Walery z przykładu 1. dokonał wpisu w ramach ulgi na złe długi w październiku i tym samym zmniejszył podstawę opodatkowania. Firma XYZ uregulowała fakturę 10 czerwca 2025 roku. Czy mężczyzna ma obowiązek „przywrócenia” wpisu w rejestrze VAT i ponownie musi opodatkować sprzedaż?

Tak, jest on zobligowany oddać na plus zapis w ramach ulgi na złe długi w dacie otrzymania płatności, czyli w rozliczeniu za czerwiec 2025 roku. W tym przypadku w pliku JPK po stronie rejestru VAT sprzedaży ponownie zaznacza pole korekty, ale na mocy art. 89a ust. 4 ustawy o VAT (zaznaczenie pola KorektaPodstawyOpodt).

W rejestrze VAT sprzedaży podatnik-sprzedawca ujmuje ze znakiem plus opłaconą wartość netto faktury (podstawę opodatkowania) i podatek VAT należny.

Od stycznia 2022 roku w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 konieczne jest wykazywanie przez wierzycieli terminu płatności dla dokumentów objętych ulgą na złe długi, dzięki czemu organ podatkowy może realnie oszacować, kiedy minął termin 90 dni, i tym samym zweryfikować, czy ulga na złe długi u dłużnika jest obligatoryjna.

Wspomniany brak obowiązku informowania dłużnika o skorzystaniu z ulgi na złe długi nie jest wyłącznie uproszczeniem administracyjnym dla wierzyciela. Działanie to jest zbędne przez wzgląd na fakt, że dłużnik ma obowiązek skorygowania podatku naliczonego od zaległości niezależnie od tego, czy jego kontrahent zdecydował się na korektę ze swojej strony, czy też nie.

Podatnik, który ujmuje ulgę na złe długi w ewidencji VAT JPK_V7X, nie stosuje kodów GTU.

Ulga na złe długi u wierzyciela i dłużnika w VAT w 2025 roku

Nabywca, który zakupi towary lub usługi, otrzyma fakturę i nie ureguluje płatności w terminie 90 dni od dnia upływu terminu określonego w umowie lub na fakturze, będzie zobligowany do korekty (zastosowania ulgi na złe długi) już odliczonej wcześniej kwoty podatku VAT naliczonego wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Korekta ta powinna być wykazana w pliku JPK_V7 składanym za okres, w którym upływa wspomniany termin. Konieczność korekty podatku VAT ma na celu motywowanie dłużników do opłacania należności terminowo.

Co równie ważne, dotychczasowe przepisy wskazywały, że ulgi na złe długi nie dokonuje się u dłużnika, jeśli w ostatnim dniu miesiąca, w którym mija 90. dzień od dnia upływu terminu płatności, dłużnik jest w trakcie postępowania, postępowania upadłościowego lub likwidacji. Od 1 października 2021 roku i w aktualnym stanie prawnym zmodyfikowane regulacje ulgi na złe długi wskazują na obowiązek ujęcia przez dłużnika korekty ulgi na złe długi, nawet gdy jest on w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub likwidacji.

Dłużnik nie ma obowiązku zastosowania ulgi na złe długi w VAT, jeżeli uregulował należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90.

Przykład 3.

W styczniu 2025 roku przedsiębiorca otrzymał fakturę opodatkowaną 23% VAT za zakup towarów na kwotę 100 zł netto i 23 zł VAT. Termin jej uiszczenia upływa 25 stycznia 2025 roku. Faktura nie została przez nabywcę opłacona, ale w styczniu 2025 roku odliczył on od niej podatek VAT.

W związku z brakiem uregulowania wydatku nabywca ma obowiązek wyksięgowania kwoty podatku VAT (23 zł) z rejestru VAT zakupów w okresie, w którym upływa 90. dzień od terminu zapłaty wskazanego na fakturze. Przypada on 25 kwietnia 2025 roku, zatem za okres kwietnia nabywca powinien dokonać korekty podatku VAT w JPK_V7M za kwiecień 2025 roku lub JPK_V7K za kwiecień 2025 roku - rozliczenie kwartalne (w zależności od tego, za jakie okresy podatnik rozlicza podatek VAT).

Jeżeli termin płatności wynikający z faktury lub z umowy przypada w dzień wolny, wówczas rozpoczęcie liczenia 90 dni nie przesuwa się od najbliższego dnia roboczego. Przepisy Ordynacji Podatkowej w tym zakresie nie mają zastosowania do obliczania 90 dni na cele ustalenia daty korekty ulgi na złe długi w VAT.

Przykład 4.

Działalność pana Bronisława jest w trakcie postępowania upadłościowego. 16 sierpnia 2024 roku nabył on na fakturę VAT (z terminem płatności na 19 sierpnia 2024) usługę od firmy UWU i odliczył podatek VAT. Niestety, ze względów ekonomicznych nie opłacił zobowiązania i aż do końca roku na pewno tego nie zrobi. Czy musi zastosować ulgę na złe długi?

Jeśli pan Bronisław nie ureguluje zobowiązania w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym minął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności, będzie musiał zastosować ulgę na złe długi w pliku JPK_V7 za listopad 2024 roku w dacie 17 listopada.

Grafika przedstawiająca proces rozliczania ulgi na złe długi

Zakres zastosowania ulgi na złe długi

Należy pamiętać, że korekta z tytułu tzw. ulgi na złe długi w VAT dotyczy jedynie tzw. krajowych transakcji, a więc takich, których miejsce opodatkowania to terytorium RP. Ulga na złe długi w VAT nie dotyczy więc:

Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT).
Importu usług regulowanego art. 28b ustawy o VAT.
Importu usług.
Uproszczonego importu towarów.

Co z ulgą na złe długi po uregulowaniu należności?

W procedurze ulgi na złe długi ważny jest także fakt uregulowania zapłaty już po skorygowaniu podatku należnego po stronie wierzyciela, jak również naliczonego po stronie dłużnika.

Jeżeli dłużnik ureguluje należność (w całości lub w części) lub zostanie ona przez wierzyciela zbyta, konieczne będzie ponowne zwiększenie podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT należnego za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku uzyskania częściowej zapłaty takie zwiększenie trzeba zastosować proporcjonalnie.

W tej sytuacji dłużnik, który spłacił całość lub część swojego długu wobec kontrahenta, może ponownie odliczyć podatek VAT naliczony z danej transakcji. Jeżeli uregulowana została tylko część należności, to zwiększenie podatku także powinno być dokonane proporcjonalnie do opłaconej części. Ponowne odliczenie podatku następuje w okresie zapłaty części lub całości wierzytelności.

Przykład 5.

5 stycznia 2025 roku przedsiębiorca wystawił fakturę na kwotę 1845 zł brutto, w tym 345 zł VAT, z terminem zapłaty do 12 stycznia 2025 roku. Do końca stycznia otrzymał od nabywcy 500 zł, a pozostałą część zapłaty dopiero 30 czerwca 2025 roku. Czy przedsiębiorca miał prawo do skorzystania z ulgi na złe długi?

90. dzień po terminie zapłaty upłynął 12 kwietnia 2025 roku. Zatem sprzedawca w pliku JPK_V7M za kwiecień 2025 roku lub JPK_V7K za II kwartał 2025 roku (w zależności od przyjętych okresów rozliczeniowych podatku VAT) mógł wykazać ulgę na złe długi z nieopłaconej części faktury, czyli na kwotę VAT 251,50 zł. Z uwagi na to, że nabywca uregulował jednak pozostałą część w czerwcu, to tę resztę w części podatku VAT w kwocie 93,50 zł sprzedawca będzie zobowiązany wykazać z powrotem, jako podatek VAT należny, w pliku JPK_V7M za czerwiec lub JPK_V7K za III kwartał 2025 roku.

Ulga na złe długi z tytułu niezapłaconych wydatków w systemie wFirma.pl

W sytuacji powstania ulgi na złe długi od niezapłaconych wydatków po ustawowym terminie 90 dni użytkownicy systemu wFirma.pl mają ułatwione zadanie, gdyż jest ona generowana automatycznie, jako wpis do rejestru VAT.

W przypadku nieuregulowania zobowiązań względem kontrahentów w całości lub w części po upływie ustawowego terminu 90 dni od wskazanego terminu zapłaty na kosztowej fakturze VAT system automatycznie wygeneruje wpis korekty VAT naliczonego z tytułu niezapłaconego wydatku w rejestrze VAT zakupów.

Do zaksięgowanych wydatków w systemie użytkownik wprowadza rozliczenie zapłaty, które wykazuje jej faktyczną datę, metodę i kwotę. W razie pojawienia się niezapłaconej należności z faktury VAT kosztowej po wspomnianym terminie system pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym miała mieć miejsce korekta podatku VAT, automatycznie dokona wpisów wyksięgowujących z rejestru VAT zakupów, co będzie widoczne w zakładce EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW.

Comarch ERP Optima - Ulga na złe długi (film z lektorem)

tags: #warunki #formalne #89a #dluznik #nie #jest