Co zrobić, gdy wierzyciel nie odbiera faktur?

Nieterminowe regulowanie płatności to dla firm podwójne obciążenie. Szacuje się, że co druga firma w Polsce otrzymuje zapłatę za faktury z opóźnieniem przekraczającym 60 dni. Spóźnione płatności i nieopłacone faktury to duży problem. Im dłużej czekasz na zapłatę, tym większe szanse, że zabraknie Ci gotówki na realizowanie kolejnych zleceń lub spłatę bieżących zobowiązań. Grozi to zatorami płatniczymi i utratą płynności finansowej. Na szczęście możesz podjąć kroki, które zminimalizują ryzyko spóźnionych płatności lub rozwiążą ten problem, kiedy się już wydarzy.

Przedsiębiorca, wykonując usługę lub dostarczając towar, podejmuje się określonych obowiązków w zamian za umówione wynagrodzenie. Nawet jeżeli przedsiębiorca otrzyma przedpłatę, to zazwyczaj w formie zaliczki, która stanowi tylko część oczekiwanej należności. Faktura nie jest sama w sobie dowodem na istnienie skutecznego roszczenia o zapłatę. Faktura to dokument rozliczeniowy, który powstaje dla celów podatkowych, a warunki jego wystawienia precyzują przepisy ustawy o podatku dochodowym i podatku od towarów i usług (ustawy o podatku VAT). Podstawą do roszczenia o zapłatę jest wykonanie umowy, jaką strony uprzednio zawarły, stąd też język prawny posługuje się sformułowaniem o „należności stwierdzonej fakturą”. Innymi słowy, to powstanie należności jest podstawą do wystawienia faktury. Faktura może mieć formę papierową lub formę elektroniczną (wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, np. pliku PDF). Jednak zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o podatku VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W przypadku braku zapłaty za fakturę wezwanie do zapłaty powinno być pierwszym krokiem zmierzającym do uzyskania płatności. Jest to pismo, które wierzyciel kieruje do dłużnika, aby powiadomić go o upłynięciu terminu płatności za zakupione produkty lub usługi i przypomnieć o konieczności uregulowania zobowiązania. Taki monit warto wysłać niezwłocznie po upływie terminu płatności faktury. Odzyskanie należności na drodze sądowej może trwać nawet rok i pociąga za sobą konieczność poniesienia opłaty za złożenie wniosku do sądu oraz kosztów zastępstwa procesowego.

Jak zapobiec nieopłaconym fakturom?

Jak wykazało badanie Krajowego Rejestru Długów (2020), tylko 58% MŚP weryfikuje swoich potencjalnych kontrahentów przed zawarciem umowy. Odsetek ten jest jeszcze mniejszy w przypadku obecnych klientów. Przedsiębiorcy tłumaczą, że nie wypada, że trzeba ludziom ufać lub że sprawdzanie klientów może pogorszyć wspólne relacje. To jednak błąd, ponieważ weryfikacja kontrahenta to podstawa odpowiedzialnego biznesu. To normalna procedura w bankach i firmach ubezpieczeniowych lub pożyczkowych - przedsiębiorstwa minimalizują w ten sposób ryzyko strat. Jak więc zweryfikować kontrahenta? Jest na to wiele sposobów, m.in. strona internetowa klienta, CEIDG, Krajowy Rejestr Sądowy, Biała Lista, Krajowy Rejestr Dłużników lub wywiadownia gospodarcza. Jeśli nie chcesz robić tego sam lub nie wiesz, jak się za to zabrać, możesz skorzystać z usług firmy faktoringowej, która będzie regularnie weryfikowała Twoich klientów za Ciebie.

Regularnie przypominaj o terminie zapłaty. Klientom warto przypominać o zapłacie jeszcze przed terminem faktury. Wiadomości te nie powinny ponaglać do zapłaty. Wystarczy, że w uprzejmy sposób informują o nadchodzącym terminie płatności - ich ton powinien być neutralny i formalny. Proces ten jest łatwy w automatyzacji, a może Ci bardzo pomóc. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której klient nie zapłacił, bo „zapomniał” o Twojej fakturze. Możliwe, że w trakcie rozmowy dowiesz się, że płatność jest już w drodze i nie ma konieczności wysyłania dodatkowych pism lub szukania usług windykacyjnych. Jeśli problem jest poważny i kontrahent poinformuje Cię, że nie jest stanie spłacić długu w ustalonym terminie, ważne, aby uzgodnić z nim konkretny plan spłaty wierzytelności i poinformować o ewentualnych konsekwencjach niedotrzymania nowego terminu płatności.

Trzeba pamiętać, że termin już minął i masz pełne prawo do egzekwowania swoich praw - upominanie się o zapłatę nie jest nieuprzejme, tylko profesjonalne. Jasne przedstawienie sprawy jest kluczowe, ponieważ dzięki temu każdy wie, co jest od niego oczekiwane i do kiedy oraz co się stanie, jeśli uczestnik umowy nie wywiąże się ze swoich obowiązków.

Prowadząc działalność gospodarczą, łatwo przeoczyć pewne kwestie. Jeśli masz już konto w Biznes BIG.pl, wystarczy, że skorzystasz z zakładki Dopisz Dłużnika, w której wpiszesz dane dłużnika i zobowiązania. Możesz zdecydować się na wysłanie wezwania do zapłaty z elektronicznym potwierdzeniem odbioru. Płatnika do Rejestru Dłużników, np. w BIG InfoMonitor.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to dokument, który jest wysyłany przez wierzyciela do dłużnika w celu wyegzekwowania należności. Jest to pierwszy krok w procesie miękkiej windykacji. Pismo to powinno być użyte, gdy dłużnik nie uregulował należności w terminie, który został ustalony wcześniej między stronami. Może być również wysłane, gdy dłużnik nie odpowiada na prośby o uregulowanie długu.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące informacje:

Dane wierzyciela i dłużnika,
Kwotę należności oraz termin, w którym należność powinna zostać uregulowana,
Numer konta, na które należy wykonać przelew,
Informację o naliczonych odsetkach za zwłokę,
Groźbę podjęcia dalszych kroków prawnych, jeśli dłużnik nie ureguluje należności w terminie.

Ważne jest, aby wezwanie do zapłaty było napisane tonem formalnym, jasno i zrozumiale. Tak, aby dłużnik miał świadomość, że ma prawny obowiązek uregulowania należności.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty? Należy je wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru - aby mieć w przyszłości dowód, że dłużnik je otrzymał. Wezwanie to można wysłać parokrotnie, aczkolwiek z każdym kolejnym maleje szansa, że kontrahent zareaguje, więc w pewnym momencie i tak konieczne może być rozpoczęcie dochodzenia należności na drodze sądowej.

Chcąc zawieść drzwi klientowi, powinien Pan zadbać o to, aby zostały przez niego odebrane. Niezależnie od tego, czy Pan te drzwi zawiezie, czy nie, powinien Pan dostarczyć klientowi przede wszystkim wystawioną fakturę. Można to zrobić tak: wręczyć klientowi fakturę w obecności świadka i powiedzieć, że jest to faktura za wykonane drzwi. Razem z tym należałoby wręczyć mu (i powiedzieć o tym) wezwanie do odbioru drzwi, zapłaty odsetek oraz kosztów przechowania. Ustnie można dodać, że jak zapłaci i odbierze drzwi, to Pan może zrezygnuje z odsetek i odszkodowania.

Przesyłka listem poleconym z potwierdzeniem odbioru ma moc dokumentu urzędowego. W przypadku wysyłki za pośrednictwem placówki operatora wyznaczonego w rozumieniu prawa pocztowego - potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej ma moc dokumentu urzędowego (art. 17 ustawy prawo pocztowe), więc z reguły jest przekonującym dowodem, że przesyłkę z fakturą wysłano do odbiorcy. Wysyłając list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, można będzie uzyskać kolejny dowód, że przesyłkę doręczono.

Co zrobić, gdy dłużnik nie odbiera korespondencji? Np. wysyłamy list polecony, wiemy, że biuro firmy dłużnika funkcjonuje, ale nasz list wraca z adnotacją „odmowa odbioru listu”. Ustawodawca przewidział taką sytuację i nakazał wierzycielowi stosować przepisy o doręczeniach z Ordynacji podatkowej. Na tej podstawie dowód doręczenia pisma można uzyskać wysyłając list za pokwitowaniem przez pocztę (art. 144 Ordynacji podatkowej). W razie niemożności doręczenia pisma np. z uwagi na odmowę odbioru listu poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni (art. 150 § 1a Ordynacji podatkowej). Bez znaczenia jest więc, czy dłużnik odebrał nasz list albo po odebraniu zapoznał się z listem.

Kara za niezapłacone faktury w terminie

Podczas ubiegania się o zapłatę warto pamiętać o ustawowej rekompensacie o wysokości 40 euro, za opóźnienie w płatności do wartości 5000 zł. To kara, która może być naliczana za każde opóźnienie w płatności - przewiduje to art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Dodatkowo od 1 stycznia 2020 r. obowiązują podwyższone stawki rekompensaty - dla faktur w wysokości od 5000 zł do 50000 zł kwota kary wynosi 70 euro, a dla faktur powyżej 50000 zł - 100 euro.

W celu ubiegania się o rekompensatę za opóźnienie w płatności należy skontaktować się z wierzycielem lub jego przedstawicielem i przekazać wszelkie dokumenty potwierdzające opóźnienie oraz wyjaśnić przyczyny opóźnienia. Wierzyciel może zdecydować o zwolnieniu dłużnika z kary lub zmniejszeniu jej wysokości. Warto pamiętać, że karę 40/70/100 euro można naliczyć już od pierwszego dnia opóźnienia. Wielkość rekompensaty w złotówkach oblicza się za pomocą średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego termin zapłaty faktury.

Ostateczne wezwanie do zapłaty - co dalej?

Większość przedsiębiorców ureguluje dług po otrzymaniu wezwania do zapłaty, ale czasami nawet wysłanie paru pism i wiele prób kontaktu może nie wywołać pożądanego skutku. Ostatnim krokiem miękkiej windykacji powinno być ostateczne wezwanie do zapłaty, które informuje wierzyciela, że w przypadku braku natychmiastowej zapłaty sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.

Jeśli pomimo tego dalej nie otrzymałeś swoich pieniędzy - masz do dyspozycji parę narzędzi. Możesz opublikować dane dłużnika w ogólnodostępnej bazie danych Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Kiedy Twój dłużnik będzie chciał w przyszłości wziąć pożyczkę lub kupić coś na kredyt, inne firmy będą mogły sprawdzić bazę BIG, z której dowiedzą się, że jest to nierzetelny kontrahent. Aby odzyskać, chociaż część należnych Ci pieniędzy, możesz także sprzedać dług na giełdzie wierzytelności.

Pozew do sądu o niezapłaconą fakturę

Aby odzyskać pełną kwotę wierzytelności, konieczny może być pozew sądowy. Pamiętaj, że bardzo ważne jest załączenie wszystkich wymaganych informacji i dowodów. W innym przypadku sąd wezwie Cię do uzupełnienia braków formalnych i proces znacznie się przedłuży.

Co powinien zawierać pozew?

Datę i miejsce złożenia pozwu wraz ze wskazaniem właściwego sądu.
Podanie pełnych danych powoda i pozwanego.
Kwotę sporu.
Żądanie pozwu.
Dodatkowe wnioski i prośby do sądu.
Uzasadnienie pozwu wraz z podstawą prawną i dowodami.
Dokumenty dowodowe.
Własnoręczny podpis.

Skompletowany pozew należy złożyć w dwóch egzemplarzach - jeden dla sądu, a drugi dla pozwanego. Od tego momentu sprawę przejmuje sąd, który może wydać sądowy nakaz zapłaty, zlecić egzekucję komorniczą lub nałożyć na dłużnika dodatkowe kary.

Korekta VAT od niezapłaconych faktur

W przypadku niezapłaconych faktur możesz skorzystać też z ulgi na złe długi, która pozwala na korektę VAT z tytułu braku zapłaty za fakturę. Aby skorzystać z tej ulgi, konieczne jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności, czyli od terminu zapłaty określonego na fakturze musi minąć 90 dni. Nowe przepisy, wprowadzone pakietem SLIM VAT 2, umożliwiają odzyskanie podatku VAT bez konieczności weryfikowania sytuacji ekonomicznej dłużnika oraz wydłużają czas, w którym można wystąpić o ulgę, do 3 lat od końca roku, w którym wystawiono nieopłaconą fakturę. Aby zastosować korektę VAT od niezapłaconych faktur, wierzyciel musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Dla skorzystania z ulgi na złe długi nie wystarczy uprawdopodobnić, że należność jest nieściągalna. Przypomnijmy, że jest to sytuacja, kiedy faktura przez 180 dni nie została opłacona. Termin ten liczymy od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Przepisy wymagają również, aby przed korektą VAT z niezapłaconej faktury wierzyciel kolejny raz podjął próbę otrzymania należności. Zawsze przed skorzystaniem z ulgi na złe długi musisz powiadomić dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi, co wymusi dokonanie korekty podatku VAT także po stronie dłużnika.

Jak odzyskać pieniądze z nieopłaconych faktur? 5 sposobów na nieterminowe płatności

W zawiadomieniu wierzyciel informuje dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego, a dłużnik ma 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na uregulowanie należności w jakiejkolwiek formie. Korekta VAT należnego po stronie wierzyciela może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin określony w zawiadomieniu. UWAGA! Nie może to być jednak termin wcześniejszy niż uzyskanie potwierdzenia odbioru przez dłużnika tego pisma. Formalny obowiązek uzyskania od dłużnika dowodu, że wie on o naszym zamiarze skorzystania z ulgi bardzo często blokuje prawo wierzyciela do skorzystania z niej.

Pierwszy etap windykacji to windykacja polubowna. Jej głównym celem jest doprowadzenie do dobrowolnej spłaty długu przez dłużnika. W INDOS SA 80% spraw zamykamy na etapie polubownym, czyli bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Jest to najkorzystniejsze dla naszego klienta, ponieważ minimalizuje koszty windykacji i skraca czas odzyskania środków. Windykatorzy prowadzą z dłużnikiem bezpośrednie negocjacje. Działania te podejmowane są, aby skłonić dłużnika do uznania długu lub podpisania ugody. Dłużnik nie zawsze jest skory do podpisania ugody lub też przestaje ją realizować. Wówczas warto wziąć pod uwagę skierowanie sprawy do sądu.

Celem postępowania sądowego jest uzyskanie wyroku lub nakazu zapłaty, będącego podstawą postępowania zabezpieczającego, a później egzekucyjnego. Na drogę postępowania sądowego warto wstępować wtedy, gdy mamy wiedzę, że dłużnik posiada majątek i/lub czerpie dochody, które mogą być źródłem spłaty jego zobowiązania. Sposobem na szybkie pozbycie się problemu z niezapłaconą należnością jest jej sprzedaż. Nie pozwalaj dłużnikowi kredytować się Twoim kosztem. Im starszy dług, tym trudniej go odzyskać.

Umowa, jaką Pan zawarł z klientem, można zakwalifikować jako umowę o dzieło. Pan wykonał drzwi z własnych materiałów. W takiej sytuacji istotnym elementem jest data wykonania dzieła przez Pana. Można ją ustalić zgodnie z datą wystawienia faktury. Był Pan w tej dacie gotów do oddania dzieła. „Art. 642. § 1. Art. 643. Jeżeli klient zwleka z odbiorem dzieła, następuje stronie zwłoka w wykonaniu przez niego swojej części umowy. Może Pan czekać na zapłatę i oddanie drzwi dalej. „Art. 488. § 1. § 2. Masz problem prawny? „Art. 491. § 1. Jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. § 2. Jeżeli świadczenia obu stron są podzielne, a jedna ze stron dopuszcza się zwłoki tylko co do części świadczenia, uprawnienie do odstąpienia od umowy przysługujące drugiej stronie ogranicza się, według jej wyboru, albo do tej części, albo do całej reszty nie spełnionego świadczenia. „Art. 481. § 1. § 2. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe.

W przypadku niezapłaconych faktur możesz skorzystać z ulgi na złe długi, która pozwala na korektę VAT z tytułu braku zapłaty za fakturę. Aby skorzystać z tej ulgi, konieczne jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności, czyli od terminu zapłaty określonego na fakturze musi minąć 90 dni. Nowe przepisy, wprowadzone pakietem SLIM VAT 2, umożliwiają odzyskanie podatku VAT bez konieczności weryfikowania sytuacji ekonomicznej dłużnika oraz wydłużają czas, w którym można wystąpić o ulgę, do 3 lat od końca roku, w którym wystawiono nieopłaconą fakturę. Aby zastosować korektę VAT od niezapłaconych faktur, wierzyciel musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

tags: #wierzyciel #nie #odbiera #faktur