Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) – Skuteczny Sposób na Windykację Należności

W 2010 roku polski ustawodawca znowelizował przepisy kodeksu postępowania cywilnego, wprowadzając do procedury elektroniczne postępowanie upominawcze, tzw. e-sąd lub EPU. To uproszczony wariant obowiązującej procedury, który pozwala wierzycielowi na dochodzenie roszczeń z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) to instytucja w polskim sądownictwie, która została wprowadzona 1 stycznia 2010 r. na podstawie nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego i jest regulowana przepisami rozdziału I działu VIII k.p.c. Dzięki EPU możliwe jest dochodzenie roszczeń bez konieczności stawiania się na rozprawach - żeby wnieść pozew, wystarczy zalogować się na stronie e-sądu. Roszczenia, których można dochodzić przed e-sądem, są ściśle określone - muszą to być kwoty wyrażone w pieniądzu, których 1,25% wartości wynosi przynajmniej 30 złotych. Ponadto kwota roszczenia może być dochodzona, jeśli stała się wymagalna w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu.

E-sąd, a właściwie VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód, ma swoją siedzibę w Lublinie. To jedyny w Polsce sąd orzekający w sprawach wniesionych przez internet. Właśnie dlatego nie obejmuje swoją właściwością jedynie jednej dzielnicy Lublina, ale całą Polskę. Dla e-sądu nie jest istotne miejsce zamieszkania stron, a pozew można wnieść także z innych niż Polska państw, pod warunkiem, że miejsce zamieszkania lub siedziby stron (albo chociaż adres do korespondencji) znajdują się na terenie naszego kraju.

Jak działa EPU?

W elektronicznym postępowaniu upominawczym dochodzi się wyłącznie roszczeń pieniężnych. Warunkiem koniecznym jest to, by kwota zobowiązania była określona w sposób jasny, wyraźny i zrozumiały, a także by obowiązek zapłaty wynikał bezpośrednio ze wskazanych przez powoda dokumentów. Mogą to być faktury, różnego rodzaju umowy, rachunki lub zamówienia. Ze względu na to, że w elektronicznym postępowaniu upominawczym nie przeprowadza się postępowania dowodowego, nie powinno być wątpliwości co do istnienia obowiązku zapłaty po stronie dłużnika i jednocześnie niewywiązania się z niego.

Postępowanie przed e-sądem całkowicie realizuje zasadę szybkości postępowania - jest niezwykle sprawne i skuteczne. Fakt, że przed e-sądem nie odbywają się rozprawy, a całe postępowanie obywa się zdalnie, znacznie skraca czas trwania procesu - wierzyciel w ciągu kilku dni lub tygodni może otrzymać nakaz zapłaty.

Postępowanie przed e-sądem zaczyna się z chwilą wniesienia przez powoda pozwu za pośrednictwem strony internetowej - e-sad.gov.pl. Powód może zrobić to sam lub za pośrednictwem pełnomocnika - adwokata lub radcy prawnego. Wniesienie pozwu jest możliwe tylko, jeśli powód założy konto na stronie - z tego powodu osoby wnoszące pozew decydują się na skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika, który zazwyczaj ma już profil w systemie e-sądu, lepiej też orientuje się w topografii i działaniu strony internetowej e-sądu.

Przy składaniu pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym należy uiścić opłatę. Według art. 19 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych wynosi ona ¼ opłaty wpłacanej w zwykłym postępowaniu - jest to więc 1,25% wartości przedmiotu sporu, czyli wartości dochodzonego w pozwie roszczenia pieniężnego. Suma ta nie może jednak być mniejsza niż 30 złotych.

Wszelkie pisma powód przekazuje sądowi w formie elektronicznej. Wymiana pism między pozwanym a sądem dokonuje się natomiast w sposób tradycyjny, chyba że pozwany pierwszy zainicjuje komunikację elektroniczną. W takim przypadku pisma wniesione później w formie tradycyjnej nie wywołują skutków procesowych. Pozwany z zasady nie wnosi do sądu żadnych pism. Może on złożyć w terminie 14 dni sprzeciw od nakazu zapłaty. Co ważne, sprzeciw nie musi być wniesiony na formularzu ani zawierać argumentacji czy dowodów obalających twierdzenia powoda. Wystarczy wskazać na nim sąd, który wydał nakaz, datę jego wydania, sygnaturę sprawy, tytuł pisma („Sprzeciw od nakazu zapłaty”), a także zdanie „Wnoszę sprzeciw od nakazu zapłaty”. Jeżeli pismo zawiera wszystkie te elementy i zostało wniesione terminowo, nakaz zapłaty automatycznie traci moc prawną, a sąd przekazuje sprawę do rozpatrzenia sądowi powszechnemu właściwemu miejscowo i rzeczowo. Wniesienie sprzeciwu od nakazu zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym jest wolne od opłat sądowych.

Jeżeli sąd w toku postępowania (czyli z treści pozwu) stwierdzi, że:

stan faktyczny, opisany przez powoda budzi wątpliwości (powód nie zawarł w nim przyczyn, na podstawie których domaga się zapłaty od pozwanego),
roszczenie jest oczywiście bezzasadne (kwota, której dochodzi powód, miała być zapłatą za usługę, której powód nie wykonał),
zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego (przy czym powód nie spełnił swojego świadczenia),
miejsce pobytu pozwanego nie jest znane albo gdyby doręczenie mu nakazu nie mogło nastąpić w kraju,

- nie wydaje nakazu zapłaty i przekazuje sprawę do sądu według właściwości ogólnej.

Zalety i wady EPU

Dla wierzycieli elektroniczne postępowanie upominawcze ma wiele zalet. Nie generuje wielu kosztów - przy wniesieniu pozwu na e-formularzu należy wnieść opłatę sądową, ale jest ona znacznie niższa, niż w przypadku postępowania upominawczego w trybie stacjonarnym, e-postępowanie nie wymaga też zatrudniania zastępcy procesowego. Ze względu na zdalny charakter e-procesu strony nie muszą także ponosić kosztów dojazdu do sądu. Nakazy zapłaty wydawane są ponadto bardzo szybko i jeśli pozwany nie wniesie sprzeciwu, równie szybko się uprawomacniają - w terminie 14 dni. Istnieją także plany stworzenia systemu informatycznego pozwalającego na skierowanie prawomocnego nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu elektronicznym bezpośrednio do komornika, również za pośrednictwem sieci. Ponadto w EPU nie istnieje wymóg udowodnienia, że zobowiązanie istnieje w takim kształcie, jak wskazuje to powód - musi on jedynie uprawdopodobnić, że właśnie taki stan faktyczny miał miejsce.

Dla pozwanych z kolei elektroniczne postępowanie upominawcze jednak nie jest tak korzystne. Kodeks postępowania cywilnego nie przewiduje możliwości odpowiedzi na pozew. Dłużnik nie może zatem udowodnić, że spełnił świadczenie lub że czynność, z której wynika zobowiązanie, nie miała miejsca. Także kwestia doręczeń nie jest dla niego komfortowa - nierzadko zdarza się, że adresy podawane w pozwach przez powodów są niewłaściwe lub nieaktualne. Od odebrania pism procesowych - w tym samego nakazu zapłaty - zależy zaś możliwość wniesienia sprzeciwu.

Elektroniczne postępowanie upominawcze niesie ze sobą szereg korzyści dla powoda:

postępowanie sądowe jest prostsze i tańsze - powód nie musi załączać do pozwu żadnych dowodów, wystarczy je opisać;
czas wydania nakazu zapłaty jest znacznie krótszy niż w przypadku tradycyjnego postępowania sądowego - nakaz zapłaty można uzyskać już w ciągu kilku dni;
powód korzysta z gotowego formularza do sporządzenia pozwu;
możliwość składania pozwów masowych w postaci paczek (np. przez dostawców mediów, zakłady ubezpieczeń);
ułatwiony dostęp do sądownictwa dla osób niepełnosprawnych lub w podeszłym wieku - cała procedura odbywa się bez wychodzenia z domu;
opłata od pozwu w EPU jest niższa niż w zwykłym postępowaniu sądowym.

Elektroniczne postępowanie upominawcze to dla wierzyciela ułatwienie, ponieważ zawsze wnosi on pozew do tego samego sądu i nie musi wykazywać jego właściwości. EPU to dobry sposób na dochodzenie roszczeń od nierzetelnego kontrahenta np. z branży TSL, IT lub budowlanej.

Pomimo wielu zalet postępowanie elektroniczne ma także wady:

obsługa internetowego formularza nie jest przyjazna dla użytkownika;
wiele trudności sprawia określenie odsetek, okresu przedawnienia w sposób, który zostanie zaakceptowany przez system;
sam generator pozwów często się zawiesza;
formularz nie zapamiętuje wszystkich wprowadzonych informacji;
nie ma możliwości ręcznego wprowadzenia daty, trzeba zlokalizować ją w rozwijanym kalendarzu;
sam fakt wniesienia sprzeciwu przez pozwanego powoduje, że nakaz zapłaty traci moc, a sprawa i tak jest przekazywana do klasycznego postępowania rozpoznawczego.

Jakich wierzytelności można dochodzić w EPU?

Zgodnie z art. 50528 k.p.c. sąd nie wyda nakazu zapłaty, jeśli:

powód dochodzi roszczenia innego niż pieniężne;
doręczenie pozwu pozwanemu miałoby nastąpić poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Artykuł 50529a k.p.c. w elektronicznym postępowaniu upominawczym mogą być dochodzone roszczenia, które stały się wymagalne w okresie 3 lat przed dniem wniesienia pozwu. Ta zmiana pozwoliła na wyeliminowanie powszechnej praktyki dochodzenia roszczeń przedawnionych.

Z EPU nie można skorzystać, kiedy powód dochodzi spraw rozpoznawanych przez sąd okręgowy jako pierwszą instancję bez względu na wartość przedmiotu sporu. Co istotne wyłączenie nie dotyczy roszczeń pieniężnych na kwotę przenoszącą 75 tysięcy złotych stosownie do art. 17 pkt. 4 k.p.c.

Doręczenia i korespondencja w EPU

Należy jednak podkreślić, że wszczęcie EPU obliguje powoda do konsekwentnego wykorzystywania systemu teleinformatycznego w toku komunikacji z sądem oraz pozwanym. Zgodnie z art. 125 §21 k.p.c. pisma niewniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Taka czynność zostanie uznana za bezskuteczną.

Ta zasada nie dotyczy kontaktu sądu z pozwanym. W tym przypadku wysyłana jest tradycyjna korespondencja, chyba że pozwany sam zadecyduje o korzystaniu z e-Sądu.

Korzystanie przez powoda z elektronicznego postępowania upominawczego wiąże się również z cyfrowymi doręczeniami pism kierowanych przez sąd. Są one wysyłane na skrzynkę odbiorczą powoda i uznaje się je za doręczone z chwilą pierwszego poprawnego zalogowania się przez niego do systemu teleinformatycznego. Jeżeli do zalogowania nie doszło w terminie 14 dni od umieszczenia pisma w systemie, uznaje się je za doręczone z mocy prawa.

Jak przebiega założenie konta w systemie EPU?

Składanie pozwów w EPU wymaga założenia konta w systemie teleinformatycznym e-Sądu oraz uzyskanie certyfikatu z Centrum Certyfikacji EPU. Jest on niezbędny do podpisywania pism procesowych. Do podpisywania może służyć zwykły podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Procedurę rozpoczyna opcja „Złóż nowy pozew”. Kolejność podawania danych do złudzenia przypomina tradycyjny pozew składany w formie papierowej.

Definiowanie stron postępowania

Powód musi uzupełnić informacje dotyczące stron postępowania. Po dodaniu danych powoda oraz pozwanego należy jeszcze podać szczegóły dotyczące sposobu reprezentacji osób prawnych, które działają poprzez swoje organy, np. spółka z o.o., spółka akcyjna.

Przy oznaczaniu pozwanego system wymaga podania:

numeru PESEL lub NIP dla osób będących osobami fizycznymi;
numeru KRS (lub oznaczenia z innego rejestru, ewentualnie numer NIP) dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Określanie dowodów i roszczenia

Dodawanie dowodów do pozwu w EPU odbywa się przez funkcję „dodaj dowód”. Kolejnym krokiem jest określenie rodzaju dowodu poprzez wskazanie jego typu (umowa, faktura, akt notarialny lub inny dowód). W przypadku dwóch pierwszych kategorii należy podać numer oraz datę wystawienia dokumentu.

Powód musi sprecyzować, na jaką okoliczność składa dowód, a następnie uwzględnić go w uzasadnieniu pozwu poprzez opisanie. System nie ogranicza możliwej liczby składanych dowodów, strona może dodać ich tyle, ile jest niezbędne dla wystarczającego uzasadnienia pozwu.

Oprócz dowodów w pozwie należy sprecyzować roszczenie, czyli oznaczyć czego powód domaga się od pozwanego. Odbywa się to poprzez wskazanie typu roszczenia - cywilne, gospodarcze lub pracownicze i okresu, za jaki dochodzone są odsetki oraz samej kwoty roszczenia. System umożliwia wybór między odsetkami umownymi i ustawowymi.

Aby ułatwić sądowi analizę pozwu, każdy dowód musi być powiązany z określonym roszczeniem. Nie ma więc możliwości powoływania dowodów, które nie mają bezpośredniego związku z postępowaniem. Może się zdarzyć tak, że jedno roszczenie będzie powiązane z kilkoma dowodami.

Oznaczenie sądu właściwego do rozpoznania sprawy

W sytuacji gdy sąd rozpoznający nakaz zapłaty stwierdzi, że nie zachodzą podstawy do wydania orzeczenia, umarza postępowanie i przekazuje sprawę do rozpoznania sądowi właściwemu według miejsca zamieszkania pozwanego. Wybór sądu następuje poprzez rozwinięcie listy i lokalizację odpowiedniej pozycji na formularzu.

Sąd stwierdzi brak podstaw do wydania nakazu zapłaty jeśli:

roszczenie jest oczywiście bezzasadne (np. żądania wynagrodzenia na niewykonaną usługę);
twierdzenia co do faktów budzą wątpliwości (np. powód nie wyjaśnił, dlaczego domaga się kwoty wskazanej w pozwie);
zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego (np. zapłata wynagrodzenia miała nastąpić po przeniesieniu własności i wydaniu rzeczy przez pozwanego, a pozwany tych czynności nie wykonał);
powód dochodzi innego świadczenia niż pieniężne (np. domaga się wydania orzeczenia zastępującego oświadczenie woli pozwanego);
powód dochodzi roszczenia przedawnionego (takiego, którego wymagalność nastąpiła na więcej niż 3 lata przed wytoczeniem powództwa).

Koszty procesu

W polu zatytułowanym „Koszty procesu” pozwany może domagać się zwrotu opłaty sądowej od pozwanego oraz zasądzenia kosztów zastępstwa procesowego według przepisanych norm.

Warto podkreślić, że w elektronicznym postępowaniu upominawczym powód nie ma możliwości ubiegania się o zwolnienie z kosztów postępowania.

Co powinno znaleźć się w uzasadnieniu pozwu?

Uzasadnienie pozwu to de facto rozwinięcie sekcji zawierającej roszczenia i powiązane z nimi dowody. Powód powinien w tym miejscu wyczerpująco i zwięźle opisać:

podstawę faktyczną dochodzonego roszczenia, np. umowa, delikt;
datę, formę i rodzaj umowy będącej podstawą żądania;
opisanie konkretnych zachowań pozwanego, które rzutują na niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie przez niego zobowiązania;
termin na spełnienie świadczenia przez pozwanego oraz źródło takich ustaleń (np. rachunek, faktura, oświadczenie o uznaniu długu);
okres, za który domaga się odsetek wraz ze wskazaniem ich typ i uzasadnieniem.

Jeżeli sprawa dotyczy roszczenia z czynu niedozwolonego w uzasadnieniu należy dokładnie opisać kiedy doszło do zdarzenia, jaki był jego przebieg, a także wymienić najważniejsze dane o toczącym się w sprawie postępowaniu karnym (sygnatura akt, sposób zakończenia postępowania).

Pozostałe elementy

Po sporządzeniu uzasadnienia powód powinien wskazać numer rachunku bankowego, który otrzyma pozwany wraz z nakazem zapłaty. Ostatnim krokiem jest zaakceptowanie treści poprzez opcję „Wyślij pozew” oraz jego podpisanie przy użyciu certyfikatu.

Pozew podpisany jest przenoszony do sekcji „Dokumenty do opłacenia” do kategorii „Pozwy”. Opłaty można dokonać za pomocą płatności elektronicznej poprzez stronę wybranego banku. Dokument opłacony automatycznie znajdzie się w sekcji „Dokumenty złożone”.

Oprócz opłaty od pozwu operator płatności elektronicznych e-Card pobiera prowizję uzależnioną od wysokości opłaty sądowej. Taksa jest procentowa i malejąca. Największa to 2,60% przy opłacie sądowej do 100 zł. Najniższa stawka wynosi 1,80% dla opłat powyżej 5 000 zł.

Aby uniknąć wątpliwości na etapie wypełniania formularza, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej z doświadczeniem w prowadzeniu sporów sądowych. To gwarancja najwyższej staranności nie tylko na etapie e-postępowania, ale także w razie przekazania sprawy do rozpoznania w zwykłym trybie procesowym.

Sprzeciw od nakazu zapłaty i skutki jego wniesienia

Podobnie jak w przypadku innych postępowań także w elektronicznym postępowaniu upominawczym pozwany może podjąć obronę przeciwko twierdzeniom powoda. Odbywa się to poprzez złożenie sprzeciwu od nakazu zapłaty w terminie 14 dni od dnia odebrania korespondencji z sądu.

Co istotne w treści środka zaskarżenia nie ma obowiązku podawania żadnego uzasadnienia i przedkładania dowodów. Pozwany musi jednak podnieść zarzuty, które pod rygorem utraty należy zgłosić przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy. Jeśli takich zarzutów nie ma wystarczy, że pozwany napisze „Nie zgadzam się z nakazem zapłaty”.

Procedura przewiduje możliwość zaskarżenia nakazu zapłaty w całości lub części. Wniesienie sprzeciwu spowoduje, że orzeczenie upadnie w zaskarżonej części, a sąd umorzy postępowanie.

Sprzeciw może być złożony w dwóch formach - tradycyjnej papierowej lub elektronicznej, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Druga możliwość dostępna jest jedynie w sytuacji, gdy pozwany ma zarejestrowane konto w systemie.

Umorzenie postępowania a opłata od pozwu

Zgodnie z art. 50537 §1 k.p.c. w przypadku umorzenia postępowania każda ze stron ponosi koszty procesu związane ze swoim udziałem w sprawie. Oznacza to, że powód nie może żądać od pozwanego zwrotu opłaty w razie umorzenia postępowania.

Zapłacona kwota jednak nie przepada, ale może zostać zaliczona na poczet kolejnej opłaty sądowej pod warunkiem, że w terminie 3 miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu EPU powód wniesie pozew przeciwko pozwanemu o to samo roszczenie w trybie innym niż elektroniczne postępowanie upominawcze. Oznacza to, że pozew trzeba złożyć w formie papierowej i ze wszystkimi załącznikami we właściwym sądzie.

Opłata sądowa w EPU

Artykuł 19 ust. 2 pkt. 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych przewiduje, że od pozwu wniesionego w elektronicznym postępowaniu upominawczym pobiera się czwartą część opłaty podstawowej. Oznacza to, że o ile w zwykłym postępowaniu cywilnym opłata ta wynosi 5% od wartości przedmiotu sporu, w EPU będzie to zaledwie 1,25%, ale nie mniej niż 30 zł.

Zgodnie z art. 95 ust. 4 ustawy o kosztach sądowych nie pobiera się opłaty od skargi na orzeczenie referendarza sądowego i zażalenia w EPU.

Tabela porównująca koszty EPU i tradycyjnego postępowania

Jak wygląda przeglądanie akt w EPU?

W elektronicznym postępowaniu upominawczym akta sprawy prowadzone są wyłącznie w postaci cyfrowej. Oznacza to, że strony postępowanie nie mają możliwości wglądu do tradycyjnej „teczki”. Podgląd odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po wprowadzeniu indywidualnego identyfikatora generowanego odrębnie dla powoda i pozwanego. Wpisanie go w zakładce „Dostęp do akt sprawy i nakazów” powoduje wyświetlenie się całych akt oraz możliwość ich pobrania.

E-Sąd może być dobrym sposobem na dochodzenie roszczeń od nierzetelnych kontrahentów. Tak, powód może to zrobić do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W tym celu należy złożyć pismo procesowe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, które zawiera oświadczenie powoda o cofnięciu powództwa oraz numer rachunku bankowego do zwrotu opłaty za pozew.

Pozew w EPU w e-sądzie. Kiedy warto, a kiedy się nie opłaca? 8 wskazówek

tags: #windykacja #faktury #sad #elektroniczny