Procedura windykacji należności: od wezwania do egzekucji
Wielu przedsiębiorców w swojej karierze spotyka się z problemem przeterminowanych należności. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele - począwszy od nieumiejętnego gospodarowania, skończywszy na ogólnej kondycji gospodarczej kraju, która ma wpływ na sytuację rynkową. Dla przedsiębiorcy jednak najistotniejsza jest nie przyczyna zaległości, a to kiedy nabywca dokona spłaty długu. W sytuacji, gdy kontrahent nie wyraża chęci porozumienia w kwestiach płatności, firma zmuszona jest do podjęcia bardziej stanowczych kroków, jak np. windykacji, czy dochodzenie należności na drodze sądowej. Jak wygląda windykacja wierzytelności i jakie są jej kolejne etapy?
Zobowiązanie i odsetki
Jak wynika z art. 353 par. 1 Kodeksu cywilnego zobowiązanie polega na tym, że wierzyciel może żądać od dłużnika świadczenia, a dłużnik powinien świadczenie to spełnić. Z kolei art. 354 k.c. podkreśla, że dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. Z powyższego należy wnioskować, że wraz z momentem, gdy należność staje się wymagalna, powstaje dług, który dłużnik powinien uregulować.
Jeżeli dłużnik nie ureguluje swoich zobowiązań, wówczas wierzyciel może skorzystać ze środków, o których mowa w art. 481 k.c. Wskazują one sposób na uzyskanie rekompensaty za dłuższy czas oczekiwania na zapłatę. Najczęstszym narzędziem stosowanym względem nierzetelnych nabywców są odsetki. Co ważne, mają one charakter akcesoryjny - nie mogą istnieć w oderwaniu od głównej wierzytelności.
Art. 481 k.c.
- § 1 Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
- § 2 Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.
- § 3 W razie zwłoki dłużnika wierzyciel może nadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych.
Wierzyciel ma prawo (nie obowiązek!) naliczenia odsetek za zwłokę w spłacie zobowiązań. Szczególne regulacje dotyczące odsetek znajdują się w Ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, obowiązującej od dnia 28 kwietnia 2013 r.
Wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty jest jedną z najczęściej stosowanych przedsądowych form odzyskania przeterminowanej należności. Co ważne, powinno się ono koncentrować na realnym odzyskaniu środków.
W treści wezwania przedsiębiorca nie ma obowiązku przedstawiania całego stanu faktycznego sprawy, gdyż ta dłużnikowi powinna być doskonale znana. Wystarczającym będzie podanie najistotniejszych danych, czyli podstawy żądania zapłaty (np. faktura sprzedaży numer … z dnia …) i jej wartość.
W sytuacji, gdy pismo nie wywoła zamierzonego efektu należy przygotować i wysłać kolejne. Wówczas niezwykle istotnym jest podkreślenie, że jest to ostatnie wezwanie kierowane przedsądowo. W razie braku dalszej reakcji wierzyciel będzie kierował sprawę na wokandę sądową. Ważną kwestią jest również posiadanie potwierdzeń wysyłki poszczególnych wezwań.
Windykacja a inne środki dyscyplinujące dłużnika
Przedsiębiorca może zastosować również szereg innych przedsądowych środków dyscyplinujących dłużnika. W praktyce gospodarczej często stosowane są m.in. Podatnik powinien opatrzyć je w pieczęć prewencyjną, która będzie niejako zapowiedzią sprzedaży długu lub umieszczenia w rejestrze dłużników.
Kolejnym równie dobrym rozwiązaniem jest rozmowa, która może okazać się przełomowa dla sprawy i doprowadzić do ugody lub umorzenia dotychczas istniejącego stosunku prawnego oraz zawiązania nowego - wyznaczając nowe terminy płatności należności lub dopuszczając możliwość rozłożenia płatności na raty itp.
Najmniej dotkliwym rozwiązaniem zastosowania środków przedsądowych może być pozbawienie kontrahenta rabatów lub wykluczenie z udziału w programie lojalnościowym.
Ważne! Wierzyciel powinien należycie dokumentować podjęte przez siebie działania zmierzające do odzyskania należności. Dowody te będą niezwykle ważne przy dochodzeniu zapłaty długu na drodze sądowej.
Sądowe wezwanie do zapłaty
Jeżeli dłużnik nie odpowie na żadne z dwóch wezwań do zapłaty, sprawę należy niezwłocznie przekazać do sądu. Czas jest tutaj niezwykle istotny, bowiem roszczenie może się przedawnić i stać się niewymagalne.
Ważne! W przypadku przedawnionych długów zapłata choćby 1 zł przez dłużnika na poczet należności powoduje, że dług stanie się znowu wymagalny. Wówczas wierzyciel może znowu skutecznie ubiegać się o zwrot w granicach prawa.
Wytoczenie powództwa cywilnego niesie ze sobą korzyść, która polega na tym, że bieg przedawnienia roszczenia zostaje przerwany.
Przedsiębiorcy często obawiają się postępowania sądowego. Podyktowane jest to przeświadczeniem o poniesieniu wysokich kosztów, uczestnictwie w rozprawach w odległych od miejsca zamieszkania miastach czy też utracie kontrahenta. Przedsiębiorcy z reguły obawiają się postępowań sądowych głęboko wierząc, że ich koszt jest bardzo wysoki. Wierzyciel nie powinien się tego obawiać, bowiem kosztami postępowania sądowego zasadniczo obciążany jest dłużnik.
W zależności od podstaw roszczenia postępowanie może być:
- nakazowe,
- upominawcze
- lub przeprowadzone w trybie zwyczajnym.
Co do zasady sprawy, których przedmiotem jest żądanie zapłaty długu rozpatrywane są w trybie upominawczym albo nakazowym. Wówczas rozprawa odbywa się na posiedzeniu niejawnym, a dłużnik w konsekwencji otrzymuje nakaz zapłaty.
Jeżeli wartość długu jest stosunkowo niska wówczas zastosowanie może mieć postępowanie uproszczone.
Wyrok - konsekwencje
Orzeczenie o nakazie zapłaty wydane przez sąd powinno skutkować wystąpieniem wierzyciela o nadanie wyrokowi lub nakazowi zapłaty klauzuli wykonalności.
Jak załatwić procedury po śmierci osoby bliskiej?
Windykacja należności to wbrew pozorom kluczowy proces dla każdej firmy, mający na celu zachowanie stabilności finansowej i unikanie problemów z płynnością. Aby skutecznie przeciwdziałać problemowi nieterminowych płatności i konsekwencjami za tym idącymi, konieczne jest opracowanie jasno określonej procedury windykacyjnej. Jak tego dokonać? Jeśli jest to pierwszy raz kiedy podchodzimy do tematu procedury windykacyjnej, warto poświęcić na ten proces nieco więcej czasu. Jeśli podstawa zostanie przygotowana solidnie, w kolejnych iteracjach procesu będziemy wprowadzali jedynie korekty. Jeśli jednak pierwsza procedura będzie zawierała wiele krytycznych problemów, błędnych założeń, czy prawnych niedociągnięć, proces tworzenia będzie trzeba powtórzyć.
W pierwszej kolejności powinniśmy dokonać analizy obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Istotnym elementem skutecznej windykacji jest zastosowanie odpowiednich narzędzi monitorujących należności. Część programów księgowych, czy modułów CRM posiada takie funkcjonalności. Być może inne oprogramowanie wykorzystywane aktualnie w przedsiębiorstwie może być również wykorzystane do tego typu celów. Np. program pocztowy z terminarzem. Konieczne jest również przeanalizowanie dostępnych zasobów kadrowych, czasowych i finansowych, aby określić, czy przedsiębiorstwo jest w stanie prowadzić windykację samodzielnie, czy lepszym rozwiązaniem będzie outsourcing. Tego typu analiza pozwala również określić progi rentowności windykacji. Warto bowiem odpowiedzieć sobie na pytanie, czy odzyskanie kwoty rzędu 200PLN przy poświęceniu zasobów firmy, które w tym czasie mogły wygenerować np. W przypadku braku odpowiednich zasobów outsourcing windykacyjny może stanowić skuteczne rozwiązanie. Współpraca z kancelarią prawną lub firmą windykacyjną pozwala na optymalizację procesu odzyskiwania należności.
Skuteczna procedura windykacyjna powinna obejmować kilka etapów. Poniżej podane to generalne kategorie. Warto poszczególne punkty rozbić na szczegółowe działania. Każdy etap windykacji powinien być realizowany w określonych ramach czasowych, aby uniknąć niepotrzebnego rozwlekania spraw. Są to oczywiście przykładowe ramy. Aby usprawnić proces windykacyjny, warto opracować gotowe szablony dokumentów. Dobrze przygotowana procedura windykacyjna to również proces, w którym możemy mierzyć jego skuteczność. W pierwszej kolejności warto określić podstawowe wskaźniki istotne dla naszego przedsiębiorstwa. Procedura windykacyjna powinna być okresowo aktualizowana.
tags: #windykacja #naleznosci #procedura