Windykacja przeterminowanych faktur: Kompleksowy poradnik dla przedsiębiorców

Niezapłacona faktura za usługę czy sprzedane produkty to zmora przedsiębiorców. Czujesz się bezradny, gdy dłużnik po raz kolejny nie płaci faktury na czas? Oto co możesz zrobić w takiej sytuacji. Sprawdź, jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę.

Brak zapłaty za fakturę - co robić?

Gdy mija termin zapłaty za fakturę, a pieniędzy od kontrahenta wciąż nie ma, zaczynasz się zastanawiać, jak odzyskać pieniądze za fakturę. Jeśli taka sytuacja zdarza się po raz pierwszy, nie zakładaj z góry, że klient nie chce zapłacić za wykonaną usługę. Zamiast tego po prostu się z nim skontaktuj. Może się tak zdarzyć, że twój kontrahent faktycznie zapomniał o terminie płatności lub zaszła pomyłka przy zlecaniu przelewów. W takim przypadku masz problem z głowy.

A co w sytuacji, gdy twój klient otwarcie mówi, że aktualnie nie ma wystarczających środków, aby ci zapłacić? Czy wówczas od razu musisz decydować się na windykację niezapłaconych faktur? To już zależy od ciebie i tego, co usłyszałeś od swojego kontrahenta. Zawsze możesz zgodzić się na spłatę zadłużenia w ratach lub odroczenie zwrotu należności na późniejszy termin. To polubowne rozwiązanie sporu, jednak nie zawsze przynosi wymierne rezultaty. A co w przypadku, gdy kontrahent tylko cię zwodzi, a ty dalej nie wiesz, co zrobić z niezapłaconą fakturą i nie masz pojęcia, jak odzyskać zarobione pieniądze?

W ramach miękkiej windykacji należy natychmiast podjąć negocjacje z dłużnikiem, aby zrozumieć jego sytuację i nakłonić go do spłaty powstałego zadłużenia. Zdarza się, że dłużnik celowo unika kontaktu. Taki dokument powinien zawierać następujące informacje: dane wierzyciela i dłużnika, kwotę należności, termin, do którego należało opłacić fakturę, numer konta bankowego, na który powinien trafić przelew, odsetki naliczone za zwłokę w spłacie należności, dalsze kroki, jakie zamierzasz podjąć, jeśli po raz kolejny nie uda ci się odzyskać należności za zaległą fakturę.

Tak przygotowane wezwanie do zapłaty (monit) należy wysłać do dłużnika listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Jeśli kontrahent w dalszym ciągu nie zwróci ci pieniędzy, wezwanie możesz wysłać ponownie. Jednak musisz mieć świadomość, że jeśli nie zdecydujesz się na kolejne kroki, to odzyskanie pieniędzy z niezapłaconej faktury najpewniej nigdy się nie powiedzie. Co zatem możesz zrobić na tym etapie?

Jeśli kontrahent w dalszym ciągu nie wykonał przelewu, powinieneś wysłać mu ostateczne wezwanie do zapłaty. Jest to ostatni krok miękkiej windykacji niezapłaconej faktury, po którym pozostaje ci już wejście na drogę sądową i złożenie pozwu.

Zanim faktura stanie się przeterminowana, warto przypomnieć kontrahentowi o zbliżającym się terminie.

Pierwszy etap po przekroczeniu terminu płatności. Gdy metody polubowne zawodzą, sprawa trafia do sądu w celu uzyskania nakazu zapłaty. Ostatni etap, w którym komornik na podstawie tytułu wykonawczego zajmuje majątek dłużnika.

W przypadku braku zapłaty za fakturę wezwanie do zapłaty powinno być pierwszym krokiem zmierzającym do uzyskania płatności. Jest to pismo, które wierzyciel kieruje do dłużnika, aby powiadomić go o upłynięciu terminu płatności za zakupione produkty lub usługi i przypomnieć o konieczności uregulowania zobowiązania. Taki monit warto wysłać niezwłocznie po upływie terminu płatności faktury.

Przygotowanie do windykacji: Zanim zaczniesz się zastanawiać, jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury, dokładnie sprawdź umowy, poprawność dokumentów rozliczeniowych oraz terminy płatności. Zebranie tego typu informacji jest niezbędne dla przeprowadzenia rzeczowej rozmowy z dłużnikiem.

Kluczowe etapy dochodzenia należności

Dochodzenie przeterminowanych należności od klientów czy kontrahentów składa się z kilku podstawowych etapów. Proces windykacji zawsze należy prowadzić z należytą starannością i z poszanowaniem przepisów prawa, aby nie narażać wierzyciela na ewentualne kłopoty prawne. Ma to znaczenie również w sytuacji, gdy występuje więcej niż jeden wierzyciel. Wówczas rozpoczęcie procedury ma znaczenie dla kolejności zaspokajania roszczeń.

Gdzie zgłosić niezapłaconą fakturę?

Czasem bywa i tak, że wezwania do zapłaty, czy nawet założenie pozwu do sądu, nie robią na nierzetelnym kontrahencie wrażenia. Natomiast cuda w odzyskiwaniu niezapłaconych faktur może zdziałać zgłoszenie ich do odpowiednich instytucji. Gdzie zatem możesz zgłosić niezapłacony faktury?

Jednym z działań w ramach windykacji polubownej jest zgłoszenie dłużnika do BIG (Biura Informacji Gospodarczej) lub KRD (Krajowego Rejestru Długów). Może to pokrzyżować jego biznesowe plany oraz znacznie popsuć historię i scoring kredytowy. Skutki tego odczuwane są przez lata. To sprawia, że tego typu forma nacisku jest skuteczna i często wystarczające jest samo poinformowanie o zamiarze zgłoszenia dłużnika, jeżeli płatność nie zostanie natychmiast zrealizowana. Taka wizja często sprawia, że kontrahent nagle znajduje pieniądze. Jak chcesz wyegzekwować niezapłaconą fakturę, możesz sięgnąć właśnie po ten sprawdzony sposób. A przecież, gdy zastanawiasz się, czym jest Krajowy Rejestr Dłużników, rzadko myślisz o nim jako o sposobie na odzyskanie własnych pieniędzy.

Wpisanie do rejestru dłużników: Wpisanie dłużnika do biura informacji gospodarczej, jest kolejnym korkiem, na jaki może zdecydować się wierzyciel, którego dotyczy niezapłacona faktura. Kiedy można wpisać dłużnika do rejestru dłużników? Konieczne jest przestrzeganie określonych procedur: W pierwszej kolejności niezbędnym jest zawarcie umowy z biurem informacji gospodarczej, bo tylko wtedy wierzyciel może udostępniać informacje gospodarcze w prowadzonym rejestrze. Kolejno, aby móc wpisać dłużnika do rejestru, muszą być spełnione określone warunki dotyczące minimalnej wartości zadłużenia (dla przedsiębiorców jest to 500 zł), a także musi upłynąć co najmniej 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty informującego o możliwości wpisu wierzytelności do biura. Wpisanie dłużnika - jeżeli dłużnik nie ureguluje należności w terminie, przedsiębiorca może dokonać wpisu do rejestru, podając jego dane, podstawę zadłużenia, kwotę i termin płatności.

Wpis do rejestru dłużników działa mocno na wyobraźnię dłużnika, bo stanowi upublicznienie długu. Od teraz wszyscy widzą z jaką firmą mają do czynienia i w jaki sposób rozlicza się ona ze swoimi kontrahentami. Utrudnia to podpisywanie nowych umów czy wzięcie kredytu firmowego.

Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?

Utrudnianie uzyskania kredytu przez kontrahenta to jedno. Jak jednak możesz zmusić takiego dłużnika do zapłaty faktury? W końcu jak tobie nie uda się ściągnąć należności za fakturę, sam zaczniesz mieć trudności ze spłatą swoich zobowiązań. Nawet jeśli nauczyłeś się, jak efektywnie oszczędzać, to nie znaczy, że możesz odpuścić pieniądze, które inni są ci winni.

Dlatego, jeśli zastanawiasz się, jak odzyskać pieniądze za wystawioną fakturę, możesz sprzedaż dług na internetowej giełdzie wierzytelności. Jest to specjalna platforma, na której wystawiasz informację o chęci sprzedania długu, który pochodzi z faktury niezapłaconej w terminie. Co ważne, w tym celu nie musisz posiadać zgody dłużnika. Nie potrzebujesz także żadnego wyroku sądu czy zapłaty. Wystarczy, że poinformujesz kontrahenta o tym, że jego dług trafi na taką giełdę. Sprzedaż długu na giełdzie wierzytelności stanowi alternatywę dla tradycyjnego trzyetapowego procesu windykacji. Po jego dokonaniu prawo do wierzytelności i obowiązki jej egzekwowania przechodzą na inny podmiot. Jednocześnie wierzyciel w krótkim czasie otrzymuje choć część środków z przeterminowanej faktury, co ułatwia mu utrzymanie płynności finansowej, uniknięcie zatorów płatniczych i prowadzenie działalności operacyjnej. To rozwiązanie polegające na tym, że lepiej mieć choć część pieniędzy, niż pożegnać się z nimi na dobre.

Na tym rozwiązaniu możesz zyskać na dwa sposoby. Po pierwsze, kontrahent może nie chcieć, aby jego dług trafił na giełdę, więc po prostu ci zapłaci. Po drugie, możesz stosunkowo szybko znaleźć chętnego na dług twojego kontrahenta. W obu tych sytuacjach szybko odzyskasz pieniądze i nie będziesz się musiał przejmować niezapłaconą fakturą, czy zastanawiać się, co masz zrobić.

W innym przypadku, jak będziesz chciał odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury, będziesz musiał udać się do sądu. Ostatecznie najważniejsze jest to, aby udało cię się znaleźć sposób, aby jak najszybciej wyegzekwować zapłatę za fakturę.

Sprzedaż długu: Jeśli nie chcesz zastanawiać się, jak ściągnąć należność za fakturę, lub angażować w proces odzyskiwania należności, możesz rozważyć także sprzedaż wierzytelności. Na czym polega odkupienie długów? W ramach tego rozwiązania wierzyciel przenosi prawa do odzyskania należności na inny podmiot, zwykle specjalistyczną firmę windykacyjną lub finansową. W zamian otrzymuje natychmiastową płatność, która w przypadku kupimyfakturę.pl, w zależności od oceny ryzyka, może wynosić nawet do 85% wartości nominalnej, jaką miała niezapłacona faktura. KupimyFakture.pl. to proste rozwiązanie, które umożliwia sprzedaż faktur po upływie terminu płatności. Dzięki maksymalnemu uproszczeniu procesu i automatyzacji wyceny, pieniądze możesz mieć już w ciągu trzech dni roboczych od podpisania umowy - bez zastanawiania się, jak wyegzekwować niezapłaconą fakturę.

Grafika przedstawiająca giełdę wierzytelności

Sądowe odzyskiwanie długu: od pozwu do tytułu wykonawczego

Gdy polubowne działania nie przynoszą rezultatów, należy przejść do windykacji sądowej. Nazywa się ją też windykacją twardą. Obecnie wierzyciele mogą skorzystać z elektronicznego postępowania sądowego (e-sądu). Znacznie skraca to proces dochodzenia swoich pieniędzy, ponieważ po dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów decyzja z nakazem zapłaty może zapaść już w ciągu 48 godzin. Przydatnym narzędziem jest też Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU).

Każdy wierzyciel musi mieć świadomość, że wejście na drogę sądową automatycznie przerywa bieg przedawnienia roszczenia, dając dłużnikom mniejsze pole manewru i lawirowania w celu uniknięcia spłaty zadłużenia.

Nakaz zapłaty to uproszczone orzeczenie sędziego, które potwierdza istnienie długu oraz konieczność jego spłaty. Po uprawomocnieniu skraca drogą do rozpoczęcia postępowania egzekucyjnego. Następnie sąd musi wydać klauzulę wykonalności, co jest jednoznaczne z zapadnięciem tytułu wykonawczego. Na tej podstawie komornik sądowy może przejść do dalszych działań. Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) sprawia, że cała procedura może zamknąć się już w 48 godzin, co jest znacznym ułatwieniem dla wierzycieli i sprawia, że procesy tego typu nie są przeciągane. W praktyce bowiem każdy kolejny dzień zwłoki utrudnia szybkie odzyskanie pieniędzy.

Postępowanie sądowe: A co, gdy klient nie chce zapłacić za usługę mimo podjętych działań polubownych? Jak odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury w takim przypadku? Gdy dłużnik nadal nie reguluje należności, możesz skierować sprawę do sądu. W sprawach mniej skomplikowanych można skierować sprawę do elektronicznego postępowania upominawczego (EPU). Można złożyć także tradycyjny pozew do sądu. Niezależnie od wybranego trybu do pozwu należy dołączyć wszystkie zgromadzone dowody - umowy, faktury, wezwanie do zapłaty, potwierdzenia korespondencji itp. Konieczne jest także uiszczenie opłaty sądowej, zgodnej z obowiązującymi przepisami. Po rozpatrzeniu sprawy sąd może wydać nakaz zapłaty. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz się uprawomocnia i stanowi tytuł wykonawczy.

Co to jest E-SĄD i EPU? Jak złożyć SPRZECIW OD NAKAZU zapłaty z e-sądu? Dostałem nakaz, co dalej!?

Kiedy roszczenie z niezapłaconej faktury ulega przedawnieniu?

Wspomniano o tym, że wejście na drogę sądową przerywa bieg przedawnienia zobowiązania. To bardzo ważne z punktu widzenia wierzyciela. Należy tego bezwzględnie pilnować, aby znacznie nie utrudnić sobie drogi do odzyskania pieniędzy. W zdecydowanej większości spraw w Polsce przedawnienie roszczeń upływa w ciągu 2 lat od terminu płatności z faktury bądź umowy. Ma to zastosowanie przy sprzedaży i usługach. Zbyt długie zwlekanie z rozpoczęciem windykacji może spowodować utratę przez wierzyciela możliwości wejścia na drogę sądową. Czas ma znaczenie i w przypadku wierzytelności przeterminowanych warto działać od razu.

Terminy płatności, przeterminowane faktury i przedawnienie roszczenia: Zacznijmy od wyjaśnienia podstaw - jeżeli już je znasz, po prostu przejdź do następnego rozdziału naszego artykułu. Wystawiając fakturę kontrahentowi, musisz określić termin, w którym powinien za nią zapłacić. Jeśli zależy Ci na czasie, możesz wyznaczyć 7-dniowy termin zapłaty, ale musisz liczyć się także z możliwościami klienta. Samych kontrahentów często zresztą proszą o wydłużenie terminu, na przykład do 30 dni, jednak zdarzają się także sytuacje, w których termin faktury na prośbę klienta wydłuża się do 60, 90, a nawet 120 dni! Powodów takiego postępowania może być wiele, a sprzedający najczęściej zgadzają się na taki układ z prostego powodu: nie chcą stracić kontrahenta. Często sytuacja dotyczy sprawdzonych klientów, którzy nigdy nie mieli problemów z terminowym regulowaniem należności. Przeterminowana faktura to dokument, którego termin zapłaty upłynął. Faktura wystawiona 15 września z 30-dniowym terminem staje się przeterminowana 16 października. Od tego momentu podmiot, który wystawił fakturę, może podjąć działania windykacyjne, mające na celu odzyskanie pieniędzy. O przedawnionym roszczeniu mówimy z kolei w kontekście należności, od których spełnienia kontrahent może się uchylić. Informację o standardowym terminie przedawnienia znajdziemy w art. 118 Kodeksu Cywilnego. Termin przedawnienia wynosi zwykle 6 lat, jednak dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - jedynie 3 lata. Ważne! Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym mija 3 lub 6 lat od zawarcia transakcji, Wyjątkiem od tej reguły są roszczenia, w których termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

Kiedy roszczenie z niezapłaconej faktury ulega przedawnieniu? Zgodnie z przepisami, wystawiane faktury objęte są różnymi terminami przedawnienia, które zależą od rodzaju umowy oraz rodzaju zobowiązania. Wszelkie kwestie związane z przedawnieniem zostały uregulowane w art. 118 Kodeksu cywilnego. Jak wskazuje wymieniony przepis większość roszczeń przedawnia się po upływie 6 lat. Po 3 latach przedawniają się roszczenia wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej. Termin przedawnienia rozpoczyna się z dniem, od którego roszczenie staje się wymagalne. Jest to dzień, w którym upływa termin zapłaty faktury.

Art. 118 Kodeksu cywilnego: Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. W obowiązujących przepisach wskazane zostały również inne terminy przedawnienia. Te wymienione powyżej należą do podstawowych. Niektóre roszczenia przedawniają się po 2 latach i wynikają z umów o dzieło lub z umów zlecenia. Są też roszczenia przedawniające się po roku, jak np. te z tytułu umowy przewozu, umowy spedycji, przedwstępnej umowy sprzedaży. Termin przedawnienia zależy od tego, w jakim celu wystawiana jest faktura i w ramach, jakich umów. Przy fakturach, które wynikają z umów sprzedaży towarów oraz usług, czyli sporządzanych w ramach standardowych transakcji handlowych, ustawowy termin przedawnienia przeważnie został określony na 3 lata. Po ich upływie przedsiębiorca nie może już skutecznie dochodzić roszczeń w sądzie. Jeżeli wcześniej podejmie działania w celu odzyskania długu, to bieg przedawnienia zostaje przerwany i rozpoczyna się na nowo.

Ważne! Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym mija 3 lub 6 lat od zawarcia transakcji. Wyjątkiem od tej reguły są roszczenia, w których termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

Postępowanie egzekucyjne i rola komornika

Ostatecznym etapem windykacji, gdy wcześniejsze zawodzą, jest postępowanie egzekucyjne, czyli egzekucja komornicza. W dużym skrócie polega to na dokładnym ustaleniu składników majątku dłużnika, a następnie na przymusowym ściągnięciu z niego zadłużenia. Podstawą działań komorniczych jest posiadanie tytułu wykonawczego, czyli prawomocnego orzeczenia z klauzulą wykonalności wydawanego przez sąd. Samo prowadzenie egzekucji komorniczej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie wierzyciela, ponieważ te przechodzą na dłużnika i pobierane są z jego majątku.

Postępowanie egzekucyjne: Jeśli pomimo prawomocnego wyroku dłużnik nadal nie płaci, egzekwowanie niezapłaconych faktur obejmuje kolejny, ostateczny etap - egzekucję komorniczą. Polega ona na zajęciu majątku dłużnika przez komornika sądowego w celu przymusowego odzyskania należności. Jak odzyskać dług zasądzony przez sąd? Jeśli wierzytelność jest objęta prawomocnym orzeczeniem sądowym np. nakazem zapłaty i ma klauzulę wykonalności, wierzyciel może złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej. Na jego podstawie komornik sądowy podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności za fakturę, na przykład zajęcie rachunków bankowych, wynagrodzenia za pracę lub ruchomości i nieruchomości.

Koszty egzekucji komorniczej: Dla długu o wysokości 10 000 zł opłata to 1 000 zł (albo 300 zł przy spłacie w miesiąc), a dla 100 000 zł odpowiednio 10 000 zł i 3 000 zł. Pamiętaj tylko, że podane koszty ściągnięte zostają od dłużnika, a nie od Twojej firmy.

Finansowe aspekty windykacji: odsetki i rekompensata

Każdy wierzyciel powinien dokładnie znać swoje prawa i obowiązki w zakresie windykacji. Przykładowo jego prawem jest naliczanie odsetek ustawowych za opóźnienie w płatnościach, co w skali roku wynosi 15,25%. Kolejnym prawem jest to do ubiegania się o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, co nie wymaga składania dodatkowego wezwania. Kwota rekompensaty to: 40 euro dla świadczeń do 5 tys. zł, 100 euro dla świadczeń powyżej 50 tys. zł.

Ponadto w polskim systemie obowiązuje mechanizm windykacji na koszt dłużnika. W praktyce oznacza to, że przy skutecznej windykacji wszelkie koszty windykacji, w tym koszty sądowe i egzekucyjne spadają na dłużnika. Tym samym nie należy się tego obawiać i warto dochodzić swoich praw i należności za wszelkie przeterminowane faktury i niezrealizowane zgodnie z umową transakcje handlowe. Opłaty z tym związane nie powinny być żadną przeszkodą czy wytłumaczeniem.

Odsetki ustawowe: Wysokość odsetek ustawowych od niezapłaconej faktury od 1 lipca 2025 r. I tak, jeśli dłużnik zwleka z zapłatą 100 tys. zł, po roku czasu będzie Ci winny już ponad 115 tys. zł. Im dłużej firma zwleka z uregulowanie swojej należności, tym więcej będzie płacić. Co więcej, to zasady uregulowane zapisami w polskim prawie.

Rekomendacja odsetek i rekompensaty: Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych to suma stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych. Co ważne: nie musisz udowadniać poniesionych kosztów, aby wystawić notę księgową na te kwoty. Taka rekompensata może stanowić dodatkowy bat finansowy na dłużnika. Masz prawo doliczyć do faktury zwrot kosztów dochodzenia należności. Przy fakturach pow. 5 tys. zł wynosi on 40 euro, pomiędzy 5 a 50 tys. zł jest to 70 euro, a w przypadku kwot większych niż 50 tys. Rekompensata za koszty odzyskania należności jest również uregulowana polskimi przepisami i nie musisz niczego udowadniać, należy Ci się ona niejako z automatu. Możesz ją dopisać już do pierwszego wezwania do zapłaty.

Zewnętrzne wsparcie w procesie odzyskiwania długu

Wiele firm decyduje się na współpracę z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi. Podmioty tego typu specjalizują się w prowadzeniu od A do Z procesu windykacji w oparciu o obowiązujące prawo i z zachowaniem wysokiej skuteczności. Dzięki temu wierzyciel zwiększa swoje szanse na odzyskanie pieniędzy, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby w prowadzonym przedsiębiorstwie. Tego typu usługami zajmują się też wybrane kancelarie prawne. Zazwyczaj kancelarie i firmy windykacyjne rozliczają się w ramach tzw. „success fee” po skutecznym odzyskaniu należności. Aby sprawnie działać, warto prowadzić w firmie monitoring płatności. Przy każdej przeterminowanej fakturze powinna włączyć się lampka ostrzegawcza. Wymaga to natychmiastowego kontaktu z kontrahentem bądź klientem w celu zrozumienia jego sytuacji.

Alternatywami do windykacji jest skorzystanie z takich rozwiązań jak: skup wierzytelności czy faktoring. Faktoring polega na sprzedawaniu faktur firmom faktoringowym, w zamian za co od razu otrzymuje się część kwoty z faktury. W ramach skupu wierzytelności przedsiębiorcy przenoszą swoje prawa do wierzytelności na inne podmiotu za wynegocjowaną opłatą.

Zewnętrzne wsparcie: Dobrą decyzją może być również przekazanie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej. Wówczas z przedsiębiorcy spada obowiązek przeprowadzania szeregu procedur, aby odzyskać swoją należność i zajmuje się tym podmiot w tym wyspecjalizowany. Czasem na wezwanie firmy windykacyjnej dłużnik może zareagować inaczej niż na samo wezwanie wierzyciela.

Windykacja za pomocą firmy windykacyjnej: Decydując się na to rozwiązanie, wierzyciel nie musi zastanawiać się, jak ściągnąć dług za niezapłaconą fakturę - wszelkie działania w jego imieniu podejmuje firma windykacyjna. Rozwiązanie to ma wiele zalet, przede wszystkim wyróżnia się często większą skutecznością i nie wymaga tak dużego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Jednak często, zlecenie sprawy windykacyjnej wyspecjalizowanej firmie może odbić się na relacjach z dłużnikiem.

Outsourcing windykacji: Przedsiębiorcy, zamiast tracić czas na dzwonienie do dłużników, wolą skupić się na rozwoju swojego biznesu. Po pierwsze, działa efekt psychologiczny - pismo od kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej jest traktowane priorytetowo przez dłużnika. Po drugie, profesjonaliści mają dostęp do zaawansowanych narzędzi wywiadu gospodarczego.

Niezapłacona faktura - jak odzyskać pieniądze od nierzetelnego kontrahenta?

Odzyskiwanie przeterminowanych należności powinno być przede wszystkim usystematyzowane. Warto postępować zgodnie z wcześniej przygotowanym procesem. Kluczowe kroki, które musisz podjąć, to:

Pilny kontakt z dłużnikiem o rozpoczęcie negocjacji w ramach windykacji polubownej.
Wysłanie formalnego wezwania do zapłaty.
Złożenie wniosku o wpisanie dłużnika do BIG/KRD.
Rozpoczęcie windykacji należności na drodze sądowej.
Doprowadzenie do egzekucji komorniczej.

W wielu przypadkach wystarczają już 2-3 pierwsze kroki w ramach windykacji polubownej, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą skutecznie we własnym zakresie dochodzić swoich roszczeń. Ponadto przedsiębiorca w Polsce może skorzystać z ulgi na złe długi, co jest mechanizmem podatkowym pozwalającym na odzyskanie części zapłaconych podatków od nieopłaconych faktur. Aby uniknąć kryzysowych sytuacji, przed nawiązaniem każdej większej współpracy warto przeprowadzić wcześniej wywiad gospodarczy na temat kontrahenta, poznając jego historię.

Spóźnienia w rozliczeniu faktur zgadzają się nawet najlepszym kontrahentom. Jednak czasem sami prosimy się o kłopoty. Niezapłacone faktury to problem, z którym zmaga się wielu przedsiębiorców - zarówno małych firm, jak i dużych spółek. Brak zapłaty od kontrahenta może zaburzyć płynność finansową, prowadzić do problemów z regulowaniem własnych zobowiązań, a nawet zagrozić dalszemu funkcjonowaniu firmy. Niezapłacona faktura to faktura wystawiona kontrahentowi, której termin płatności już upłynął, a należność nie została uregulowana. Mówimy wtedy o tzw. Co zrobić z niezapłaconą fakturą?

Jak zadbać o płynność finansową firmy i zabezpieczyć się przed długami? Nie ulega wątpliwości, że wstąpienie na drogę sądową może poważnie nadszarpnąć relacje z klientem. Z drugiej strony warto zadać sobie pytanie, czy utrzymywanie kontaktów biznesowych z kontrahentem, który nie tylko nie płaci na czas, ale także uchyla się od płatności mimo wielokrotnych wezwań, jest korzystne dla naszej firmy. Inną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest nieuchronnie upływający czas. Zanim przejdziemy przez wszystkie kroki windykacji miękkiej, a następnie odbędzie się proces sądowy, mogą minąć miesiące, jeśli nie lata. Właśnie dlatego warto zawczasu zabezpieczyć swoją firmę przed utratą płynności finansowej.

Pięć kroków do płynnego finansowo przedsiębiorstwa: Aby nie musieć martwić się możliwą utratą płynności finansowej, należy wprowadzić w firmie kilka dobrych praktyk - stosowanie się do nich sprawi, że niepokojące sygnały o wiele łatwiej będzie wykryć, a Twoja działalność już zawsze będzie miała dostęp do potrzebnych środków.

Monitoring należności: Nie kieruj się zasadą: wystaw fakturę i o niej zapomnij. Każda należność powinna być regularnie sprawdzana. Dzięki temu będziesz wiedzieć, gdy zacznie zbliżać się jej termin płatności. Rzetelnie prowadzony monitoring pozwoli łatwo stwierdzić, którzy kontrahenci są solidni i płacą w terminie, a którym zdarzają się opóźnienia. Jeżeli monitorujesz należności, od razu zauważysz, gdy któraś z faktur nie zostanie opłacona w terminie, dzięki czemu szybciej zareagujesz i szybciej odzyskasz pieniądze.
Nacisk na krótkie terminy płatności i uważny wybór kontrahentów: Spora część Twoich klientów chętnie skorzysta z długich terminów płatności, jednak nie zawsze należy je oferować. Sam znasz swoje przedsiębiorstwo najlepiej, wiesz więc, czy możesz sobie pozwolić na wystawianie faktur z 60-dniowym terminem płatności. W czasie negocjacji z kontrahentami połóż nacisk na terminowość, a jeśli wiesz, że klient bywa niesolidny, zastanów się, czy współpraca z nim jest potrzebna Twojej firmie.
Analiza i optymalizacja kosztów: Funkcjonowanie firmy generuje zwykle sporo kosztów. Jeżeli jest ich za dużo, rentowność przedsiębiorstwa spada, a jego płynność finansowa może być zagrożona. Dobrą praktyką, stosowaną w celu uniknięcia kłopotów finansowych, jest cykliczne analizowanie ponoszonych wydatków oraz ich optymalizacja. Zmniejszanie udziału kosztów w finansach Twojego przedsiębiorstwa również niesie za sobą pewne ryzyko (np. obniżenia jakości usług lub wywarcia negatywnego wpływu na pracowników i klientów), ale właściwie przeprowadzona analiza pozwoli zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych konsekwencji.
Faktoring online lub finansowanie faktur: Jesteś w gorszej pozycji negocjacyjnej i nie możesz sobie pozwolić na skracanie terminów płatności faktur? A może przyzwyczaiłeś swoich stałych kontrahentów do tego, że oferujesz im odległe terminy płatności i nie chcesz utracić tej przewagi konkurencyjnej? To zupełnie zrozumiałe - i wcale nie musi oznaczać problemów z płynnością finansową. Przedsiębiorcy od lat mogą korzystać z faktoringu online. W ramach usługi faktorant otrzymuje dostęp do odnawialnego limitu faktoringowego - kwoty, dzięki której można sprzedawać wystawione swoim klientom faktury w zamian za natychmiastowy przelew na konto. Korzystając z faktoringu online zapewniasz swojej firmie stały dostęp do gotówki - w razie potrzeby wystarczy zgłosić dowolną liczbę faktur do finansowania. Jedynym ograniczeniem jest kwota limitu. Jeśli nie potrzebujesz stałego finansowania lub chcesz najpierw sprawdzić, jak usługa działa w praktyce, skorzystaj z finansowania faktur. Możesz dzięki niemu sfinansować pojedynczy dokument sprzedaży. Pieniądze otrzymasz w kilka godzin - nie musisz czekać, aż kontrahent zapłaci należność.

Twarda windykacja: Faktoring pomoże Ci zadbać o płynność finansową w dłuższej perspektywie, jednak jeśli już w tym momencie masz problem z jej utrzymaniem z powodu niepłacących kontrahentów, warto zwrócić się z prośbą o pomoc do profesjonalnej firmy windykacyjnej, której głównym zadaniem jest dochodzenie należności i odzyskanie pieniędzy za nieuregulowane faktury. Usługi świadczone przez firmy windykacyjne mogą okazać się szczególnie cenne w sytuacji, gdy dłużnik celowo dąży do przedawnienia należności.

Infografika o płynności finansowej firmy

tags: #windykacja #przeterminowanych #faktur