Skuteczna windykacja: opinie, porady i kluczowe etapy odzyskiwania należności

Masz klienta, który od miesięcy nie płaci faktury? Albo kontrahenta, który nagle przestał odbierać telefony, a ma wobec ciebie długi? Wiesz, jak frustrujące bywa oczekiwanie na pieniądze, które po prostu ci się należą. Dobra wiadomość jest taka, że skuteczna windykacja zdecydowanie jest możliwa. Trzeba tylko przestrzegać kilku zasad. Przedstawiamy dziś opis całego procesu.

Najprościej mówiąc, windykacja to działania mające na celu odzyskanie należności od dłużnika. Proces windykacji możemy uruchomić już w dniu następującym po upływie terminu płatności - warto korzystać z tego prawa, ponieważ ściągalność długów jest największa, gdy windykację rozpoczęto w pierwszym miesiącu po upływie terminu.

Warto pamiętać, że windykacja polubowna różni się od egzekucji komorniczej. Różnicą jest m.in. ścieżka, jaką przechodzi sprawa, zanim trafi do komornika: wcześniej jest postępowanie sądowe, następnie należy pozyskać nakaz zapłaty i klauzulę wykonalności, a następnie można skierować wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Egzekucja to etap, w którym do akcji wkracza komornik i zajmuje majątek dłużnika.

Etapy windykacji

Skuteczna windykacja krok po kroku jest znacznie łatwiejsza, gdy korzystasz ze sprawdzonego systemu do windykacji online. Działania windykacyjne - zarówno polubowne, sądowe, jak i egzekucyjne - są najskuteczniejsze, gdy działasz szybko. Każdy dodatkowy dzień, który dajesz dłużnikowi, oddala Cię od odzyskania należności, a dłużnikowi daje dodatkowy czas na „kombinowanie”. Nie zwlekaj więc ani dnia dłużej.

1. Windykacja polubowna (miękka)

Pierwszy i najważniejszy krok: windykacja polubowna. To pierwszy i najważniejszy krok. Firma windykacyjna kontaktuje się z dłużnikiem, przypomina o zaległej płatności, wysyła wezwania do zapłaty i podejmuje negocjacje. Celem jest polubowne rozwiązanie sprawy, bez sądu i dodatkowych kosztów. Wiele osób spłaca zobowiązania już na tym etapie - bo często brak płatności wynika np. z roztargnienia lub przeoczenia terminu.

Pierwszym etapem skutecznej windykacji jest etap polubowny. To - wbrew niewinnie brzmiącej nazwie - kluczowy etap odzyskiwania pieniędzy. To moment, w którym odzyskiwanie należności odbywa się na linii wierzyciel-dłużnik (ewentualnie pełnomocnik wierzyciela-dłużnik). Brak tu zaangażowania sądu i komornika.

Odpowiednio przeprowadzony etap polubowny windykacji może dać znakomite efekty, a przy tym może być bardzo szybki i tani. „Dogadanie się” przez wierzyciela i dłużnika oczywiście nie zawsze będzie możliwe, ale zawsze warto postarać się o zakończenie sprawy w taki właśnie sposób. To znacznie szybsze niż wielotygodniowe oczekiwanie na wyznaczenie rozprawy przez sąd lub podjęcie czynności przez komornika. Z oczywistych względów to też znacznie tańsze. Dodatkowym plusem windykacji polubownej jest to, że pozwala zachować dobre relacje z dłużnikiem. Może to mieć znaczenie, jeśli chcemy jeszcze współpracować z danym kontrahentem w przyszłości.

Windykacja polubowna zwykle kojarzy się głównie z wysyłką wezwań do zapłaty. To faktycznie czynność, którą trzeba wykonać - ale nie jest to jedyne działanie. Windykacja polubowna to także:

• Kontakt telefoniczny lub mailowy w celu przypomnienia o zaległości.
• Wysłanie formalnego wezwania do zapłaty.
• Negocjacje warunków spłaty, np. rozłożenie długu na raty lub odroczenie terminu płatności.
• Dodanie danych niepłacącego kontrahenta na giełdę długów. Utrudni to kontrahentowi pozyskanie finansowania i może negatywnie wpłynąć na jego reputację.
• Opcjonalnie - osobiste wizyty w siedzibie dłużnika.

Windykację polubowną można prowadzić samodzielnie lub przy pomocy profesjonalistów - firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Samodzielne działania są tańsze i pozwalają zachować pełną kontrolę, natomiast oddelegowanie windykacji polubownej to oczywista oszczędność czasu. Połączenie działań dostępnych w ramach współczesnej windykacji polubownej daje doskonałe rezultaty. Nie poprzestawaj wyłącznie na wysyłce wezwań do zapłaty, skoro obecnie możliwości jest tak wiele!

Jak przygotować się do rozmowy z dłużnikiem?

Podobnie jak w przypadku każdego innego sporu prawnego, zawsze w pierwszej kolejności zalecamy kontakt z drugą stroną w celu podjęcia próby polubownego rozwiązania sytuacji. W wielu przypadkach jest to pierwszy i ostatni etap odzyskiwania długów. O ile zostanie przeprowadzony w sposób należyty. Jak przygotować się do takiej rozmowy, jak ją przeprowadzić, jak reagować na odpowiedź dłużnika? Jest to najważniejszy punkt, bez którego trudno o sukces.

Przeanalizujmy sytuację, nakreślmy plan rozmowy oraz to, czego oczekujemy po zakończeniu rozmowy. Jeśli jesteśmy gotowi na jakieś ustępstwa (np. przesunięcie nieco harmonogramu spłat), powinniśmy określić ich maksima jeszcze przed negocjacjami. Postarajmy się zebrać komplet dokumentacji, odświeżyć pamięć w zakresie konkretnych sytuacji, które doprowadziły do powstania zadłużenia, a także spisać nasze bardziej szczegółowe oczekiwania (zarówno pod kątem kwot, jak i terminów spłaty). Przygotowanie jest kluczowe. Również w kwestii poparcia naszych żądań dokumentami.

Podczas rozmowy należy skupić się na faktach unikając zbędnych opinii czy zarzutów dotyczących dłużnika. Rozmowa powinna być kulturalna, jednak bardzo ukierunkowana na efekt i nasze oczekiwania względem dłużnika. Unikajmy dłuższych rozważań na tematy ogólne dotyczące problemów w branży, problemów dłużnika, sytuacji makroekonomicznej. Skupmy się na meritum. Nasze negocjacje powinny być stanowcze. Jeśli spór dotyczy jedynie płatności, a ze swojej strony dopełniliśmy wszystkich warunków umowy, mamy pełne prawo oczekiwać tego samego od dłużnika. Powinniśmy już wcześniej zaplanować margines w jakim możemy się poruszać, negocjując warunki zwrotu zadłużenia.

Zdarzają się sytuacje, w których dłużnik próbuje negocjować kolejne ustępstwa dając do zrozumienia, iż nie spełnienie tych żądań może powodować zakończenie współpracy lub mieć wpływ na istniejące inne kontrakty. Nie powinniśmy ulegać tego typu presji. Jeśli podczas rozmowy doszliśmy z dłużnikiem do porozumienia, powinniśmy konsekwentnie wymagać spełnienia ustalonych warunków. Kolejne opóźnienia, przedłużanie zwrotu, czy kolejne tłumaczenia, nie powinny mieć wpływu na nasze działania.

Rozmowa z dłużnikiem to jeden z wielu etapów postępowania polubownego. Wymaga jednak poświęcenia dużej ilości czasu (i być może kolejnych nakładów finansowych). Jeśli nie mamy czasu na odpowiednie przygotowanie i/lub przeprowadzenie takiej rozmowy, warto zastanowić się nad przekazaniem całej spornej kwestii zewnętrznej kancelarii prawnej, która te działania wykona za nas. Doświadczenie pokazuje, iż często wstępne oszacowanie czasu potrzebnego na obsługę we własnym zakresie windykacji znacząco odbiega od realiów. Wiele czynności nie jest w ogóle wziętych pod uwagę, wiele zakłada jedynie wykonanie czynności głównej bez czynności pobocznych (np. przygotowania). Zakładamy również optymistycznie, iż inne zobowiązania nie wpłyną na ilość czasu, jaką możemy poświęcić w danym momencie na windykację. założenie, iż rozmowa telefoniczna z dłużnikiem to jedynie 15 minut naszego czasu - nie biorąc pod uwagę np. przygotowania dokumentów.

Windykacja polubowna może potrwać kilka tygodni. Firma windykacyjna może podjąć działania w celu rozmowy z osobą zadłużoną, także w jej miejscu zamieszkania. Zasady takich wizyt regulują m.in. przepisy prawa. Konsekwencja i umiejętność rozmowy są konieczne. Przygotowując się do działań w ramach windykacji polubownej, warto też zwrócić uwagę na aspekty związane z relacjami z dłużnikiem. Rozmowy o spłacie zadłużenia mogą wywołać niepotrzebne emocje, których łatwo uniknąć. Równie ważna jest konsekwencja. Windykacja polubowna będzie skuteczna tylko, jeśli ułożysz plan działań i będziesz go konsekwentnie realizować - krok po kroku. Jeśli tylko „postraszysz” dłużnika, że jutro dodasz jego dane na giełdę długów, a potem tego nie zrobisz... cóż, pewnie domyślasz się, że nie wpłynie to w oczach dłużnika pozytywnie na pozycję Twojej firmy. Windykuj polubownie, strategicznie i konsekwentnie... i czekaj na efekty.

2. Windykacja sądowa

A może wiesz już, że polubowne dogadanie się z dłużnikiem nie będzie możliwe? Dłużnik nie wyraża woli rozmowy, nie chce pójść na żaden kompromis, kwestionuje istnienie zadłużenia, a może po prostu zapadł się pod ziemię? Cóż - wygląda na to, że konieczny jest kolejny krok. Jest nim windykacja sądowa.

Windykacja sądowa składa się z kilku etapów. To przede wszystkim:

1. Złożenie do sądu pozwu o zapłatę - do sądu właściwego ze względu na siedzibę dłużnika.
2. Przebieg sprawy i oczekiwanie na wyrok lub nakaz zapłaty. Jeśli sprawa będzie toczyła się w trybie zwykłym, to po złożeniu pozwu trzeba będzie oczekiwać na wyznaczenie terminu rozprawy, jej przeprowadzenie i wydanie wyroku. Jeśli natomiast sprawa będzie toczyła się w postępowaniu nakazowym, to po złożeniu pozwu wystarczy cierpliwie poczekać na wydanie przez sąd nakazu zapłaty.
3. Po uzyskaniu wyroku lub nakazu zapłaty, dłużnik dostaje czas na odwołanie się. Jeśli to zrobi, sąd wyznaczy termin rozprawy.
4. Po uprawomocnieniu się wyroku lub nakazu zapłaty wierzyciel musi złożyć wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. Dopiero wyrok lub nakaz zapłaty zaopatrzone w klauzulę wykonalności stanowią podstawę do skierowania sprawy do komornika!

Kiedy skierować sprawę do sądu?

Przebieg sprawy sądowej składa się z kilku powyżej opisanych etapów i nie można pominąć żadnego z nich. Jednym z pierwszych pytań, jakie zwykle dręczy przedsiębiorców, jest jednak pytanie, o to kiedy przerwać windykację polubowną i skierować sprawę do sądu. Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zwykle przyjmuje się, że windykacja polubowna powinna trwać ok. 30 dni. Zdarzają się jednak przypadki, w których wierzyciel już np. po tygodniu wie, że nic nie wyjdzie z działań polubownych, bo dłużnik mu to oznajmił lub po prostu zniknął. W takich przypadkach nie warto zwlekać i pozew o zapłatę można złożyć znacznie szybciej.

Profesjonalna firma windykacyjna lub kancelaria prawna przygotuje pozew, zadba o wszystkie dokumenty i terminy. Kiedy wierzyciel uzyska prawomocny wyrok lub nakaz zapłaty oraz pozyska klauzulę wykonalności, składa wniosek o wszczęcie postepowania egzekucyjnego, a wówczas sprawa trafia do komornika. To on prowadzi egzekucję z majątku dłużnika - np. zajmuje konto bankowe czy wynagrodzenie.

3. Egzekucja komornicza

Egzekucję komorniczą można wszcząć dopiero po uzyskaniu przez wierzyciela tytułu wykonawczego - wyroku sądu lub nakazu zapłaty wydanego przez sąd, wraz z klauzulą wykonalności. Nie można „tak po prostu” pójść do komornika i zażądać prowadzenia przez niego czynności. „Z ulicy” można natomiast wejść do firmy windykacyjnej - kompetencje komornika i windykatora są niestety często mylone.

Postępowanie egzekucyjne prowadzone przez komornika także składa się z kilku kroków:

1. Złożenie do właściwego komornika wniosku egzekucyjnego.
2. Zbadanie przez komornika niezbędnych kwestii formalnych.
3. Wezwanie dłużnika do spłaty należności i wpłacenia zaliczek na koszty prowadzenia postępowania.
4. Czynności egzekucyjne - jeśli dłużnik nie zareaguje na wezwanie, komornik może m.in. zająć jego rachunki bankowe, jego ruchomości i nieruchomości itp.
5. Zakończenie postępowania egzekucyjnego - gdy dłużnik spłaci należność wraz ze wszystkimi kosztami egzekucyjnymi. Jeśli natomiast okaże się, że dłużnik nie posiada żadnego majątku, komornik umorzy postępowanie z powodu bezskuteczności egzekucji.

Skomplikowane? Cóż - etap sądowy i egzekucyjny są mocno sformalizowane, wymagają czasu i pokrycia dodatkowych kosztów przez wierzyciela. Czasem faktycznie skorzystanie z drogi sądowej i egzekucyjnej jest niezbędne. Mimo to... warto profesjonalnie podejść do etapu polubownego. Zakończenie sprawy polubownie eliminuje konieczność skierowania jej do sądu i komornika. To oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.

Kluczowe czynniki skutecznej windykacji

Kompletność dokumentacji - umowy, faktury, potwierdzenia przelewów i korespondencja z dłużnikiem to podstawa. Doświadczenie i narzędzia - profesjonalna firma windykacyjna ma doświadczenie, wiedzę, zna procedury i wie, jak skutecznie negocjować warunki porozumienia korzystne dla obu stron - w tym dla osoby zadłużonej, która ma szansę na spłatę np. w ratach.

Skuteczna windykacja nie jest narzędziem ostatecznym, lecz ważnym elementem mądrego zarządzania ryzykiem finansowym. Jej profesjonalne prowadzenie wspiera stabilność biznesu i pozwala na bardziej świadome kształtowanie relacji z kontrahentami. Pomimo tego, windykacja wciąż budzi sporo nieporozumień.

Koszty windykacji

Windykacja długów to niestety skarbonka, do której trzeba wrzucić nieco pieniędzy, by zobaczyć satysfakcjonujące rezultaty. O ile decydujemy się windykować samodzielnie, a do tego sprawa zakończy się polubownie, koszty nie powinny być wysokie: należy jednak pamiętać, że nawet niewielkie, pozornie niezauważalne kwoty składają się w końcu na większą sumę. Może się też okazać, że konieczne będzie odwiedzenie kontrahenta w siedzibie jego firmy - do naszego bilansu windykacji trzeba będzie doliczyć koszty dojazdu. Nie ma się co oszukiwać: jeżeli już dochodzi do konieczności ściągania długu, rzadko kiedy skończy się na jednym wysłanym liście czy jednej wizycie w firmie dłużnika. Koszty zatem wzrosną.

Sytuacja zmienia się drastycznie, gdy zdecydujemy się wstąpić na drogę sądową. Już na wstępie konieczne będzie uiszczenie opłaty sądowej w wysokości 1,25% wartości długu (kwota ta nie może być niższa niż 30 zł ani wyższa niż 100 000 zł) - pod warunkiem, że mowa o postępowaniu nakazowym (w którym chcemy uzyskać nakaz zapłaty długu). Każdorazowe złożenie pisma, powołanie biegłego, a nawet reprezentacja Twojej firmy przez pełnomocnika, wiążą się z dodatkowymi kosztami. Do tego wszystkiego trzeba będzie doliczyć kwotę, jaką zapłacimy za usługi kancelarii lub firmy windykacyjnej, jeśli zdecydujemy się na współpracę. Ten wariant jest najdroższy, jednak - o ile dług jest relatywnie wysoki - może okazać się jednocześnie najbardziej opłacalnym.

Obowiązujące prawo pozwala wierzycielowi odzyskać koszty prowadzonych działań windykacyjnych. Większość firm windykacyjnych może przeprowadzić windykację, której koszt może być następnie przerzucony na dłużnika. Co więcej, standardem w branży windykacyjnej jest opieranie rozliczeń ze zlecającym zaległość o tzw. “success fee” - klient płaci wyłącznie w przypadku skutecznego odzyskania długu. Dzięki temu ryzyko finansowe jest zminimalizowane, a przedsiębiorca nie musi obawiać się dodatkowych kosztów w sytuacji, gdy windykacja nie przyniesie efektu.

Kiedy warto skorzystać z pomocy profesjonalistów?

Windykacja polubowna to obowiązkowy i często skuteczny pierwszy krok w dochodzeniu należności. Choć nie daje gwarancji odzyskania pieniędzy, umożliwia szybkie rozwiązanie sprawy z zachowaniem relacji i minimalnymi kosztami. Jeśli mimo wezwań, negocjacji i ostrzeżeń dłużnik nadal nie reguluje zobowiązania, konieczne może być przejście do formalnego etapu - windykacji sądowo-egzekucyjnej.

Niektóre firmy decydują się na samodzielne prowadzenie działań windykacyjnych, bez wsparcia kancelarii czy firm zewnętrznych. Takie rozwiązanie może wydawać się atrakcyjne - brak opłat, pełna kontrola, znajomość kontrahenta. Najbezpieczniejszą i często najskuteczniejszą formą odzyskiwania należności jest zlecenie sprawy kancelarii adwokackiej. Koszty (choć często uzależnione od efektu - tzw. success fee) są wyższe, ale zyskujemy czas i profesjonalne wsparcie. Poza tym, że nad windykacją przeprowadzoną z pomocą kancelarii czy firmy windykacyjnej wierzyciel spędzi znacznie mniej czasu, zyska także spokój - zdecydowaną większość czynności związanych ze ściąganiem należności przejmie od przedsiębiorcy wynajęta firma, zajmie się ona także wszystkimi kwestiami prawnymi. Rolą wierzyciela jest jedynie współpraca i ewentualne monitorowanie statusu sprawy.

W przypadku, gdy kwota długu, który mamy zamiar odzyskać, jest wysoka, skorzystanie z usług kancelarii prawniczej lub profesjonalnej firmy windykacyjnej, to opłacalne rozwiązanie - co prawda koszty takiego wyjścia z pewnością są najwyższe, jednak zaoszczędzimy na czasie, który często jest wart o wiele więcej.

Systemy do windykacji online

Skuteczna windykacja krok po kroku jest znacznie łatwiejsza, gdy korzystasz ze sprawdzonego systemu do windykacji online. Przedsiębiorców, którzy chcą odzyskiwać pieniądze szybko i skutecznie - na każdym etapie windykacji - wspiera system do automatycznej windykacji online. To pewne, szybkie i w pełni bezpieczne rozwiązanie dla małych i średnich firm. Całość procesu windykacji odbywa się wygodnie, z dowolnego miejsca na świecie i o wygodnej dla Ciebie porze!

Za windykację automatyczną w systemie zapłacisz dopiero po odzyskaniu pieniędzy - zazwyczaj jest to określony procent windykowanej kwoty. Co to znaczy „windykacja automatyczna”? Oznacza to, że system może m.in. samoczynnie wysyłać klientom powiadomienia o płatnościach i dodawać wierzytelności na giełdę - czyli podejmować kluczowe działania polubowne.

Użytkownicy systemów do windykacji online mogą m.in.:

• Windykować automatycznie i pokryć opłaty za windykację dopiero po odzyskaniu należności.
• Kierować faktury do windykacji bezpośrednio z systemu do księgowości online.
• Dodawać długi na giełdę długów. To skuteczna metoda motywująca kontrahenta do szybszej zapłaty.
• Korzystać z gotowych do wydrukowania dokumentów windykacyjnych.
• Zadbać o prewencję. Windykacja jest ważna, ale nie można ignorować działań prewencyjnych.

Aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu do windykacji online kończy się na najkorzystniejszym etapie windykacji - etapie polubownym. Bez konieczności angażowania sądu i komornika! Aby korzystać z systemu i skutecznie odzyskiwać pieniądze, nie musisz dysponować wiedzą na temat windykacji ani specjalnymi umiejętnościami technicznymi. System przeprowadzi Cię przez cały proces, a dodatkowo jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny.

Warto wiedzieć! Możesz skorzystać z cesji długu - czyli sprzedaży wierzytelności firmie windykacyjnej. To zależy od etapu oraz warunków porozumienia.

tags: #skuteczna #windykacja #opinie

Popularne posty:

• Jak sobie radzić z naciskami Profi Credit
• Czy komornik może zabrać prawo jazdy?
• Informacje o Księgach Wieczystych Łódź
• Zaspokojenie wierzyciela hipotecznego i banku
• Proces spłaty i umorzenia w egzekucji komorniczej